Lav en fakturakladde

En fakturakladde er en faktura som endnu ikke er godkendt. Du kan ændre på en fakturakladde i modsætning til en godkendt faktura. Så snart din ordre er godkendt, kan du begynde at fakturere og Minuba danner automatisk den første fakturakladde på en ordre på baggrund af din arbejdsseddel. Vælger du aconto-fakturering eller fakturering efter udvalgte linjer, vil Minuba spørge dig, om du ønsker at åbne en ny fakturakladde, som så vil ligge klar til næste gang du ønsker at fakturere.

NB! For at Minuba kan beregne det korrekte dækningsbidrag på arbejdssedlen, skal der være en fakturakladde på sagen, når denne har en ufaktureret værdi.

Du kan finde fakturakladden ved at gå ind på den givne arbejdsseddel (ordre) og klikke på den sidste procespil ‘Faktura’ og vælge ‘Vis fakturakladde’. Her kan du tjekke, om alting står som det skal. Du har mulighed for at ændre og tilføje fakturalinjer på fakturaen, f.eks. hvis du har arbejdet to timer på en given ordre, men kun ønsker at fakturere for én time. Du har desuden mulighed for at sammenlægge fakturalinjerne efter dit behov.

Prisgrundlaget er som standard sat til ’Forbrug’.

Når du opretter en ny ordre eller et nyt tilbud, angiver du om ordren/tilbuddet skal faktureres efter én af de 4 forskellige prisgrundlag:

• Forbrug
• Kalkulation
• Fast pris
• Entreprise (Entreprisemodulet skal være slået til)

Det gør du ved at markere dén mulighed som du ønsker at gøre brug af i afsnittet ‘Pris og tidsfrister’. Prisgrundlaget for din fakturakladde vil derfor afhænge af, hvordan du har valgt at ordren skal faktureres.

Ønsker du at din faktura skal dannes på baggrund af jeres faktiske forbrug, dvs. de timer og materialer, der er registreret, skal du sætte prisgrundlaget til Forbrug.

Når arbejdet senere hen er udført og tiden er kommet til at sende en faktura, så bliver linjerne fra materiale- og timeregistreringen overført til faktura.

Der vises også nogle vejledende tal fra din kalkulation, som viser dine forventede indtægter.

Ønsker du at din faktura skal dannes på baggrund af, hvad du regner med at komme til at bruge på sagen eller hvis du allerede har aftalt en pris for forskellige dele af opgaven over flere punkter, så kan du bruge prisgrundlaget kalkulation.

Kalkulation kan også bruges til at lave tilbuddet, så kunden kan se, hvad I tager for de enkelte dele af opgaven.

Her er et eksempel:

På billedet vises 3 linjer, som viser de salgspriser, som du har aftalt med kunden samt dine forventede udgifter. Disse linjer fra din kalkulation, kan du sende med i selve tilbuddet.

Når arbejdet senere hen er udført og tiden er kommet til at sende en faktura, så bliver linjerne fra kalkulationen overført til fakturaen.

NB! Du kan stadig registrere dit reelle forbrug på sagen, så dit dækningsbidrag bliver korrekt og du ved om det blev en god handel.

Når du vælger kalkulation som prisgrundlag, kan du se følgende:

I stedet for at vise beregnet materiale salgspris, så bliver den endelige salgspris vist.

Ønsker du at din faktura skal dannes på baggrund af en fast pris, som du har aftalt med kunden, vælger du ’Fast pris’ og får mulighed for at indtaste et beløb.

Når arbejdet senere hen er udført og tiden er kommet til at sende en faktura, så dannes en fakturakladde med én enkelt fakturalinje, der indeholder det faste beløb.

NB! Du kan stadig registrere dit reelle forbrug på sagen, så dit dækningsbidrag bliver korrekt og du ved om det blev en god handel.

Ønsker du at din faktura skal dannes på baggrund af en tilbudsliste, som du selv kan indtaste, så skal du aktivere Entreprise modulet først og din brugerprofil skal have rollen ‘Entreprise’.

Når Entreprise med tilbudsliste er aktiveret får du mulighed for at udfylde eller uploade en tilbudsliste, hvor du kan inddele din Entreprise sag i forskellige aktiviteter. Hver aktivitet har sin egen pris og fremdrift (færdiggørelsesgrad).

Når du skal til at skulle fakturere opgaven, vil fakturaen blive dannet på baggrund af fremdriften på hvert punkt på Tilbudslisten.

Vær opmærksom på, at du på en entreprisesag ikke kan fakturere eventuelle ekstraarbejder på samme faktura som hovedordren.

NB! Du kan stadig registrere dit reelle forbrug på sagen, så dit dækningsbidrag bliver korrekt og du ved om det blev en god handel.

Når du skal til at fakturere og du første gang åbner fakturakladden, bliver du bedt om at tage stilling til, hvad der skal faktureres.

Er ordren angivet til at faktureres efter forbrug og du vælger ’Slutfaktura’, vil alle materiale- og timeregistreringer blive overført til fakturakladden. Når du trykker på ’OK’, bliver registreringerne låst på arbejdssedlen og du vil nu kunne lave evt. tilpasninger i fakturakladden.

NB! Hvis du tidligere har faktureret en del af ordren, så vil de timer og materialer, som allerede er låst til den tidligere faktura ikke komme med igen.

Hvis I senere registrerer flere materialer eller timer på arbejdssedlen, vil fakturakladden holde styr på, at I får dem faktureret via denne dialog.

Er ordren angivet til at faktureres i fast pris eller efter kalkulation og du vælger ’Slutfaktura’, så vil den faste pris eller linjerne fra ordrekalkulationen blive overført til fakturakladden. Når du trykker på ’OK’, vil du kunne lave evt. tilpasninger i fakturakladden.

Hvis du vælger ’Aconto’ får du mulighed for at skrive beløbet, der er aftalt med kunden. Restbeløbet bliver til sidst modregnet på slutfakturaen. Du kan også vælge at acontofakturere en procentdel af ordrens samlede pris ved at skrive i procent-feltet, f.eks. 40%.

Du kan vælge at fakturere bestemte materiale- og timeregistreringer ved at vælge ’Udvalgte linjer’. På den måde får du mulighed for selv at vælge, hvilke linjer der skal tilføjes til fakturakladden. Vil du kun have linjer overført frem til en bestemt dato, så kan du benytte datofilteret.

NB! Oplever du, at din fakturakladde er tom og ikke har fakturalinjer, er årsagen typisk, at man er kommet til at trykke på annuller på ’Tilføj fakturalinjer’. Tryk da på procespilen ’Faktura’ og ’Nulstil’. Så kommer du tilbage til udgangspunktet og kan vælge, hvordan du vil fakturere.