Læg et budget for din ordre

Budgetmodulet hjælper dig med løbende at holde de forventede udgifter og indtægter på et tilbud/ordre op imod det faktiske forbrug på arbejdssedlen og de fakturerede beløb. Du kan med fordel benytte budgetmodulet når du arbejder på større fastprissager/entrepriser. På den måde får du en unik mulighed for tæt at kunne følge, hvordan økonomien udvikler sig på en arbejdsseddel både i forhold til udgifter og indtægter.

Hvis du ikke har tilføjet budgetstyring til en arbejdsseddel, har du adgang til forbrugsoverblikket, som giver mulighed for at følge udgifter til materialer og tid samt indtægter.

 

Budgetposter
Et budget er opbygget af en eller flere budgetposter, som giver dig mulighed for at gruppere de udgiftstyper, du har defineret. Det kan f.eks. være, at du ønsker at samle alle udgifterne vedrørende gravearbejde, så du kan holde de faktiske udgifter op mod det du havde forventet inden arbejdet gik i gang.

Budgetpostnavn
Navnet på budgetposten er den beskrivelse du vælger til de udgifter på denne budgetpost f.eks. Gravearbejde.

Tilbudskalkulation
I tilbudskalkulation angiver du et beløb for hver budgetpost. Det er den udgift du forventer at få, når du laver dit tilbud til kunden. Det er typisk de beløb du tager udgangspunkt i, når du skal beregne tilbudssummen til kunden. Tilbudskalkulationen er låst på arbejdssedlen og kan kun rettes på ordren.

Ordrekalkulation
Denne kalkulation kan du bruge, når tilbuddet er accepteret af kunden. I denne fase indhentes f.eks. priser fra dine leverandører, og priserne kan have ændret sig, siden tilbuddet blev afgivet. Derfor kan ordrekalkulationen have ændret sig i forhold til tilbudskalkulationen. Ordrekalkulationen er låst på arbejdssedlen, og kan kun rettes på ordren.

Reguleringer
Beløbet i reguleringer er omkostninger, som sker ifølge ændringer i arbejdet. Det kan f.eks. være udgifter til ekstraarbejder eller andre forbehold man har angivet i tilbuddet. Reguleringer kan tilføjes løbende både på ordre og arbejdssedlen.

Revideret
Beløbet i revideret er en automatisk sammentælling af beløbene fra felterne ordrekalkulation og reguleringer. Det giver det samlede billede af, hvor meget i forventer at forbruge.

Til dato
I feltet til dato vises, for hver budgetpost, hvor meget der er forbrugt til den givne dato. I datofeltet i toppen af budgettet kan du selv vælge til hvilken dato du ønsker opgørelsen lavet. Som standard vælges dags dato.

Total
For hver budgetpost vises en total, hvor både afholdt og planlagt forbrug er sammentalt. Når arbejdssedlen er afsluttet, vil beløbet her være det det samlede forbrug.


Hvordan laver jeg opsætningen af budgetmodulet?

For at få budgetmodulet til at udspecificere udgifterne på de forskellige budgetposter, skal du du først opsætte budgetmodulet.

Du finder opsætningen i administrationsmenuen. Øverst til højre klikker du på “Tandhjulet” -> Administration -> “Budgetindstillinger“.

 

Aktive budgetposter
En budgetpost giver dig mulighed for at samle en bestemt type af omkostninger på en arbejdsseddel. Det kan f.eks. være at du ønsker at samle alle udgifterne vedrørende gravearbejde, så du kan holde de faktiske udgifter til gravearbejdet op mod det du havde forventet inden arbejdet gik i gang.

Du kan oprette budgetposter ved i øverste højre hjørne at klikke på “Opret ny” -> “Budgetpost”.

Her angiver du et navn. Navnet vil blive vist i budgetoversigten på arbejdssedlerne. Du kan vælge at give din budgetpost en beskrivelse hvis du har behov for det. Inden du opretter din budgetpost skal du også tage stilling til om posten skal kunne benyttes til at registrering af tid.

Når du har lavet alle budgetposterne så kan du begynde at oprette budgetter på ordre og tilbud.

 

Budgetposter for leverandører

Når du har registreret en faktura fra en leverandør, f.eks. via EDI, så kan du vælge, hvilken budgetpost fakturaer fra leverandøren skal placeres på. For at tilføje en budgettype til en leverandør, så klik på “Opret ny” -> “Leverandør til budgetpost“.

Når der fremover registreres en faktura fra Maler Madsen på cvr-nummer 12345678, så vil den automatisk blive knyttet til budgetposten som vi har kalddt “Diverse underentreprenører”.


På den måde, så behøver du kun at tage stilling til de fakturaer, der skal på en anden budgetpost.

Når en faktura er registreret i Minuba enten som EDI eller manuelt, så får man mulighed for at tage stilling når den behandles, som vis nedenfor.

 

Budgetposter for egne materialer

På samme måde som registrerede leverandørfakturaer automatisk kan lægges på en budgetpost, så kan registrering af egne materialer automatisk bindes en bestemt budgetpost. For at tilføje materialer til de oprettede budgetposter, så klik på “Opret ny” -> “Materiale til budgetpost“.

Tryk “OK” for at gemme.

Som du kan se på tabellen er materialet “101 – Mandetimer”, sat til at være på budgetposten “Anden tidstype”. Det betyder, at timeregistreringer på materiale “101” på en arbejdsseddel, automatisk vil blive placeret som omkostning på budgetposten “Anden tidstype”.


Hvordan laver jeg et budget for et tilbud/ordre?

Du kan med fordel benytte budgetmodulet når du arbejder på større fastprissager/entrepriser. På den måde får du en unik mulighed for tæt at kunne følge, hvordan økonomien udvikler sig på en arbejdsseddel både i forhold til udgifter og indtægter.

For at tilføje et budget skal du være på ordrekladden eller tilbudskladden. Klik på “Ordre“-pilen i statusmenuen og vælg “Budget“.


Vælg nu de budgetposter du vil benytte på dette tilbud/ordre. For hver budgetpost du tilføjer, kan du gruppere udgifterne, så du løbende kan følge op. Når du har tilføjet de ønskede budgetposter klikker du “OK“.

På ordren kan du nu se et nyt afsnit “Budget“. For hver budgetpost du valgte vil du finde en tilsvarende linje.

For hver budgetpost udfylder du det beløb i tilbudskalkulation, som du forventer at have af udgifter på denne ordre.

Når kunden har accepteret tilbuddet kan, udfylder du i ordrekalkulation det omkostningsbeløb, som du får på baggrund af tilbuddene fra dine leverandører.

I reguleringer kan du skrive omkostninger for evt. ekstraarbejder, som måtte være kommet til siden tilbuddet er afgivet.

 

Skab et overblik

Når ordren er godkendt vises nu budgetoverblikket og kalkulationskolonnerne bliver låst.

På arbejdssedlen viser tre diagrammer et hurtigt overblik over økonomien for ordren.

Diagrammet “Omsætning” viser faktureringsgraden fordelt på faktureret beløb, ikke faktureret beløb samt ikke fakturerede ekstraarbejder. Diagrammet “Omkostninger” viser færdiggørelsesgraden baseret på udgifter fordelt på, hvor meget i har brugt af jeres budget og hvor meget i har tilbage at bruge af.

Diagrammet “Dækning” viser den realiserede dækningsgrad fordelt på materialer og timer. Du kan tilpasse visningen af diagrammet ved at ændre på dato vælgeren. Således kan du afgrænse hvilke indtægter/udgifter der medtages i visningen.

Denne dato giver mulighed for at afgrænse som medtages i budgetvisningen, hvis registreringsdato ligger efter denne dato. Det samme gælder for indtægter fra fakturaer som har en faktura dato efter denne dato.

 

Detaljeret overblik
Under det detaljerede overblik, kan du se, hvordan forbruget fordeler sig på de enkelte budgetposter. Du kan trykke på “+” for at se hvilke leverandørfakturaer og materialeregistreringer udgiften vedrører.

 

Registrering af omkostninger
Omkostningerne kan registreres på tre forskellige måder. Der sker alt efter om udgiften kommer fra en leverandørfaktura, en manuel materialeregistreringer eller om det er en tidsregistrering. På listen fremgår hvor registreringen kommer fra.

Manuelle registreringer ser sådan ud.

Tidsregistreringer ser således ud.

Registreringer fra en leverandørfaktura ser således ud.

Her kan du se, hvilke linjer, der er overførst fra fakturaen til arbejdssedlen. Hvis du vil se alle fakturadetaljerne, så kan du klikke på fakturateksten for at se fakturaen, hvor materialerne kommer fra.


Hvordan placerer jeg omkostninger på budgetposter?

Når en medarbejder har registreret et materiale eller en timeregistrering, kommer de automatisk ind på den budgetpost, du har valgt i opsætningen.

 

Materialeregistrering/Registrerede timer

Hvis du vil ændre en materiale- eller tidsregistrering til en anden budgettype, kan du gøre det under: Materialeregistrering/Registrerede timer på arbejdssedlen. Gå ned til afsnittet “Materialeregistrering” eller “Registrerede timer” og klik på feltet “Budget”.

Budget Felt Paa Materiale Registrering

For hver registrering kan du i kolonnen “Budget” vælge, hvilken budgetpost registreringen skal høre til. Du kan vælge, at definere en standard for, hvilken budgetpost egne materialer skal registreres på.

“Budget” kolonnen er kun synlig for brugere med rollen “Fakturering”.

 

Hvordan får jeg en leverandørfaktura in på en budgetpost?

Hvis du har en leverandørfaktura i Minuba kan du vælge, hvilken budgetpost udgiften skal registreres på. Dette gælder både for leverandørfakturaer modtaget via EDI og manuelt registrerede leverandørfakturaer.

Budget på EDI faktura

På eksempel har vi valgt at alle linjer fra fakturaen skal under Underleverandør budgetlinjen på arbejdssedlen.