Kvalitetssikringsdokument | Opret let din egen kvalitetssikring

Kvalitetssikringsdokumenter

Kvalitetssikring er et værktøj til at dokumentere, at arbejdet er udført i overensstemmelse med de kvalitetskrav, der fremgår af din aftale med kunden. I Minuba er det muligt at anvende en række forudbestemte standard kvalitetssikringsdokumenter. Derudover kan du også selv designe dit eget kvalitetssikringsdokument, så det indeholder præcis det, som du har behov for. Det er selvfølgelig stadig dit ansvar, at din dit kvalitetssikringsdokument lever op til den gældende lovgivning.

Du opretter og designer egne kvalitetssikringsdokumenter i webapplikationen.

I følgende artikel vil vi gennemgå, hvordan du opretter og tilretter et kvalitetssikringsdokument i Minuba.

Du opretter et kvalitetssikringsdokument ved at klikke på ‘Indstillinger’ i øverste højre hjørne og vælge ‘Administration’ i menuen. I listen vælger du ‘Kvalitetssikringsdokumenter’ ved at klikke på navnet eller på ‘Vis’ ude i højre side af linjen. ‘Vis’ bliver synlig, når du fører musen hen over linjen.

kvalitetssikringsdokument

 

Du får nu en liste over alle dine registrerede kvalitetssikringsdokumenter samt kvalitetssikringskladder. Kvalitetssikringskladderne er en liste over de kvalitetssikringsdokumenter du er i gang med at designe, men som ikke er færdiggjort og godkendt endnu. Disse kvalitetssikringskladder kan ikke tilknyttes ordrer og kan med andre ord ikke benyttes i driften før end de er godkendt og gemt.

Du opretter et nyt kvalitetssikringsdokument ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne og vælge ‘Kvalitetssikringsskabeloner’. Nu åbnes kvalitetssikrings designeren hvor du designer dit dokument. Du giver dokumentet et navn og en overskrift i de angivne felter. Herefter kan du selv sammensætte dit dokument som du ønsker.

 

Design dit dokument med følgende felter

Du har mulighed for at tilføje følgende typer felter:

  • Overskrift
  • Radioknapper (benyttes ved flere valgmuligheder, eksempelvis ja/nej/ikke relevant)
  • Tekstområde (område medarbejdere kan skrive længere tekst i)
  • Tjekboks
  • Tekst (Kort tekstfelt placeret i højre side)
  • Datofelt
  • Fast tekst (Område til fast tekst, der ikke kan redigeres i af medarbejder, benyttes eksempelvis til faste informationer, beskrivelser eller betingelser)

Du vælger det ønskede type felt under ‘Tilføj nyt felt’. Når du har valgt det ønskede felt tilføjes det automatisk nederst på dit dokument. Dette er et eksempel efter radioknapper er blevet tilføjet.

Tilføj nyt felt i kvalitetssikringsdokument

 

Du kan nu indtaste dit spørgsmål, der skal tilknyttes svarmulighederne. Ved at klikke på knappen med en blyant, der er placeret ude i højre side af linjen, kan du redigere i svarmulighederne og fjerne eller tilføje flere muligheder.

Rediger række i kvalitetssikringsdokument

 

På samme måde kan du tilføje de andre typer af felter og dermed sammensætte dit eget kvalitetsikringsdokument tilpasset dine behov. Derudover kan du indstille om en linje skal sammenkædes med den forrige, om linjenr skal vises og om den skal kunne udvides. Nederst på siden ser du en forhåndsvisning af dit dokument, og du kan derfor løbende følge med i hvordan dokumentet udvikler sig og ser ud i færdig form.

Du har mulighed for at flytte de enkelte felter op og ned i forhold til hinanden, ved at klikke på de små pile ude i venstre side af en linjen og derefter flytte linjen til den ønskede placering mens du holder musetasten nede.

Flyt linjer i kvalitetssikringsdokument

 

Du kan både undervejs og når du er færdig med dit dokument gemme det ved at klikke på ‘Gem ændringer’ under ‘Handlinger’ i højre panel. Dit dokument vil nu ligge som en kvalitetssikringskladde og du kan efterfølgende åbne dokumentet igen og redigere yderligere i det. Dokumentet kan på nuværende tidspunkt ikke tilknyttes en ordre og benyttes i driften. Når dokumentet er klar til brug skal det godkendes, hvilket gøres ved at klikke på ‘Godkend’ i højre side af linjen i listen over ‘Kvalitetssikringskladder’. ‘Godkend’ bliver synlig, når du fører musen hen over linjen.

 

Når du godkender en kvalitetssikringskladde vil den altså derefter blive tilgængelig til at tilknytte på ordrer og benyttes i driften. Dette betyder også, at dette dokument ikke længere kan redigeres. Hvis der skal foretages ændringer skal du, af sikkerhedsmæssige årsager, sætte kvalitetssikringsdokumentet tilbage til kladde, redigere det,og godkende det igen.

Du sætter et dokument tilbage til kladde ved at føre musen hen over linjen og vælge ‘Tilbage til kladde’ under handlinger:

 

Du kan også kopiere et bestående dokument og rette det til, hvis du skal oprette flere der ligner hinanden. Når du fører musen op på kvalitetssikringsdokumenter, får du disse knapper frem:

 

Hvis du klikker på ‘Kopier’ får du en kopi af det valgte dokument i ‘Kvalitetssikringskladder’, som du kan omdøbe og redigere.


Gå til næste artikel: ‘Grossistaftaler’

Gå til forrige artikel: ‘Ordretyper’