Du tilføjer materialer ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne og vælger ‘Tilføj nyt materiale’ i menuen.

Du udfylder med oplysninger om det nye materiale i vinduet og godkender ved at klikke på ‘OK’.

Hvis du ønsker at oprette materialet som en timepris/timesats til tidsregistrering, skal du sætte flueben i feltet ‘Materiale til timeregistrering’.

Afgift skal angives, også hvis den er 0,00 kr.

Moms skal kun angives hvis den afviger fra virksomhedsindstillingen.

Du sletter materialer fra listen ved at klikke på ‘Slet’ ude i højre side af materialelinjen.

NB! Når du har slettet et materiale er det ikke muligt at gendanne det.

Hvis du blot ønsker at rette i materialer, skal du klikke på ‘Ret’ i højre side af linjen, hvorefter du kan rette oplysningerne for materialet.

Arbejder du ofte med materialer, som dine kunder ikke skal faktureres for (f.eks. tillæg eller P-omkostninger), skal du sætte flueben i feltet ‘Udelad materiale fra fakturering’. Du kan bruge denne funktionalitet til at lette din faktureringsproces.

Hvis du sætter kryds i feltet, vil linjer på arbejdssedlen med det materiale (materialeregistreringer eller timeregistreringer) ikke kunne overføres til fakturaen (hverken ved slutfaktura eller udvalgte linjer).

NB! Prisen på materialet skal være nul, ellers bliver det ‘ufakturerede beløb’ på arbejdssedlen misvisende.

Arbejder du ofte med materialer, rabatter, afgifter m.v. som ikke er momspligtigt, kan du oprette et materiale, som altid får en moms på nul. Du kan bruge denne funktionalitet til at lette din faktureringsproces og danne præcise tilbud.

Når du opretter eller retter et materiale vil der i bunden være et momsfelt ‘Moms %’. Angiv ‘0’ i dette felt.

Hvis du efterlader feltet tomt, vil momsen på materialet blive hentet fra en kundes moms på en given ordre eller fra dine virksomhedsindstillinger. En ikke-standard momssats kan også angives, f.eks. 15%.

NB! Undlad at skrive %-tegnet i dette felt, da det vil give en fejl.

Du vil kunne se, at du har angivet momsen korrekt ved at se i ‘Egne materialer’ tabellen under kolonnen ‘Moms %’.

Når du ændrer et materiale, vil det ikke påvirke de materialer du allerede har registreret på dine ordrer. Næste gang du bruger materialet, vil Minuba bruge den nye momssats. Det gælder på både tilbuds- og ordrekalkulationen samt materialeregistreringen på arbejdssedler og fakturaer.

Er du administrator, kan du se hvilke grupper af materialer, som I har rabatter på gennem jeres grossister. Du kan også sætte en standard avance på materialerne i disse grupper.

Tryk på ‘Rabatgrupper’ i værktøjsbjælken.

På denne side kan du se alle rabatgrupper der er blevet importeret fra grossist-rabatfiler, eller lign. Da der kan være mange rabatgrupper, bliver der kun vist grupper fra én grossist ad gangen. Du kan vælge en anden grossist i dropdown-menuen i værktøjsbjælken. Grossister der ikke har rabatgrupper tilknyttet vil ikke blive vist.

I ‘Rabat’ feltet står rabatten i procenter. Den vil blive trukket fra indkøbsprisen på materialer i rabatgruppen. F.eks. hvis et materiale koster 1000 kr. og har en rabat på 25%, vil det have en indkøbspris på 750 kr.

‘Avance’ feltet vil som udgangspunkt være tomt. Du kan sætte en avance ved at klikke ‘Rediger Avance’.

Du kan nu vælge hvor mange procent avance du vil lægge oven i købsprisen eller listeprisen.

Vil du nulstille en avance igen, skal du slette avanceprocenten og trykke ‘OK’.

Næste gang du henter et grossistmateriale på f.eks. arbejdsseddel, vil den angivne avance blive brugt.

For at kunne importere en materialeliste skal du have en CSV-fil med dine materialer. Du kan lette processen ved at sikre, at din materialeliste indeholder kolonner med følgende navngivning og indhold:

• Materiale-nr.
• Beskrivelse
• Omkostning
• Pris

Du skal huske at første række i din materialeliste skal bestå af kolonnenavne. Her kan du se et eksempel:

Kolonnen ‘Omkostning’ er din omkostning til materialerne og kolonnen ‘Pris’ er den pris dine kunder betaler for materialerne.

Når du vil importere din materialeliste skal du klikke på ‘Importer’ i bjælken placeret øverst på siden og vælg derefter ‘Importer materialer’ i menuen. I vinduet der åbner, kan du nu vælge filen med din materialeliste ved at klikke på ‘Vælg fil/Browse/Choose file’, alt afhængig af hvilken browser du benytter.

Når du har fundet den pågældende fil klikker du på ‘OK’. Systemet læser nu din materialeliste og du bliver præsenteret for resultatet. Du skal herefter angive hvilke kolonner, der skal importeres og hvad kolonnerne indeholder. Det er her, det hjælper dig hvis du har navngivet kolonnerne i din materialeliste som angivet ovenfor. Klik af i feltet ‘1. rækker er kolonneoverskrifter’ i bjælken øverst på siden. Systemet vil nu læse kolonnenavnene i din materialeliste og sammenligne dem med de tilgængelige felter i systemet. Er der sammenfald mellem navnene vil de pågældende kolonner automatisk blive valgt til import.

Er der ikke overensstemmelse med navngivningen bliver kolonnerne ikke automatisk valgt, og det er derfor vigtigt, at du tjekker de valgte kolonner igennem for navn og indhold.

Når du har markeret de relevante kolonner, klikker du på ‘Gem og indlæs’ i højre side af værktøjsbjælken. Din materialeliste bliver nu importeret og du får adgang til din samlede materialeliste i Minuba.

Hvis du ønsker at importere dine materialer til timeregistrering, skal du gøre følgende:

I overskriftsbjælken vælges 'Timereg.' over den kolonne der indeholder indikationen af at materialet er til timeregistrering.

Et nyt felt ved siden af ’Timereg.’ vil blive vist. I dette felt skal du skrive det, som indikerer at et materiale er timeregistreret.

I nedenstående tilfælde er ‘Ja’ indikatoren.

Du tilføjer materialer ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne og vælger ‘Tilføj nyt kortnummer’ i menuen.

Du udfylder med oplysninger om det nye kortnummer i vinduet og godkender ved at klikke på ‘OK’.

Materialenr. er det materiale som kortnumret er koblet op med. Hvis der ikke sættes en egen pris, vil prisen blive taget fra materialet. Det samme gør sig gældende for egen beskrivelse.

For at kunne importere en liste med dine kortnumre skal du have en fil med dine kortnumre i CSV-format. Du kan importere dine kortnummerliste i webapplikationen. Du kan lette processen ved at sikre, at din kortnummerliste indeholder kolonner med følgende navngivning og indhold:

• Kortnummer
• Materialenr.

Du skal derfor huske at første række i din materialeliste skal bestå af kolonnenavne. Her kan du se et kort eksempel:

Kolonnen ‘Kortnummer’ refererer til dit eget kortnummer, mens kolonnen ‘Materialenr.’ refererer til grossistens materialenummer. Hvis et kortnummer skal optræde i søgeresultaterne i materialeregistreringen, kræver det, at det har 4 karakterer eller mere. Du kan have yderligere kolonner som ‘Egen beskrivelse’ og ‘Egen pris’. Der kan sagtens være flere kolonner i din CSV-fil, men der vil ikke være mulighed for at indlæse dem.

Når du vil importere din kortnummerliste skal du klikke på ‘Importer’ i værktøjsbjælken og vælg derefter ‘Importer kortnumre’ i menuen.

I vinduet der åbner, kan du nu vælge filen med din kortnummerliste ved at klikke på ‘Vælg fil/Browse/Choose file’, alt afhængig af hvilken browser du benytter.

Når du har fundet den pågældende fil klikker du på ‘OK’. Systemet læser nu din kortnummerliste og du bliver præsenteret for resultatet. Du skal herefter angive hvilke kolonner, der skal importeres og hvad kolonnerne indeholder. Det er her, det hjælper dig hvis du har navngivet kolonnerne i din materialeliste som angivet ovenfor. Klik af i feltet ‘1. rækker er kolonneoverskrifter’ i værktøjsbjælken. Systemet vil nu læse kolonnenavnene i din materialeliste og sammenligne dem med de tilgængelige felter i systemet. Er der sammenfald mellem navnene vil de pågældende kolonner automatisk blive valgt til import.

Er der ikke overensstemmelse med navngivningen bliver kolonnerne ikke automatisk valgt, og det er derfor vigtigt, at du tjekker de valgte kolonner igennem for navn og indhold. Som du kan se er kolonnen ‘Beskrivelse’ ikke valgt, da det ikke er en påkrævet kolonne.

Hvis den viser specialkarakterer som ’æ’, ’ø’ og ’å’ forkert, kan du klikke på ‘Udvidede indstillinger’ og forsøge med en anden filkodning.

Når du har markeret de relevante kolonner, klikker du på ‘Gem og indlæs’ i højre side af værktøjsbjælken. Din kortnummerliste bliver nu importeret og du får adgang til dine samlede kortnumre i Minuba.

Det er muligt at udskrive egne materialer og kortnumre med stregkoder i både PDF- og CSV-format.

I værktøjsbjælken skal du klikke på ‘Eksporter materialeliste’ for at printe listen ud.

Du vil herefter få en pop-up boks frem.

NB! Når det er kortnumrene du gerne vil have på listen, skal du angive et interval til udprintning, da der ikke er nogen specifik funktion til udskrivning af kortnumre.

Vælger du at eksportere i PDF-format, får du vist dine egne materialer i én PDF, hvorefter du kan printe listen ud på papir eller gemme PDF’en lokalt på din computer.

Vælger du at eksportere i CSV-format, downloades en fil på din computer indeholdende listen med dine egne materialer.

For at omdanne ’Materialenr.’-kolonnen til stregkoder i Excel-arket, skal du først hente denne skrifttype og gemme den på din computer.

Når du har hentet skrifttypen, skal du højreklikke og vælge ‘Installer’. Dette medvirker, at du tilføjer skrifttypen til din computer, så den kan bruges i diverse programmer som anvender skrifttyper.

Efterfølgende skal du indsætte en ny kolonne før kolonne A i arket og formatere arket som tabel.

Indsæt formlen:  =”*”&[@[Materialenr.]]&”*” i celle A:2 og tryk Enter. Vær opmærksom på, at der ikke må være mellemrum, hverken foran eller efter formlen.

Du kan nu markere ’Stregkoder’-kolonnen i Excel og ændre skrifttypen til “Free 3 of 9”.

Herefter kan du printe listen ud med stregkoder for dine egne materialer.

• – (bindestreg)
• (mellemrum)
• $ (dollartegn)
• % (procent)
• * (asterisk)
• . (punktum)
• / (skråstreg)
• _ (underscore)
• + (plus)
• 0
• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7
• 8
• 9
• A
• B
• C
• D
• E
• F
• G
• H
• I
• J
• K
• L
• M
• N
• O
• P
• Q
• R
• S
• T
• U
• V
• W
• X
• Y
• Z