For at komme ind på din materialeliste skal du trykke ‘Indstillinger’ -> ‘Administration’ -> ‘Materialer’.
Se vores video, der viser, hvordan du tilføjer dine egne materialer
Du tilføjer materialer ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne og vælger ‘Tilføj nyt materiale’ i menuen.
Du udfylder med oplysninger om det nye materiale i vinduet og godkender ved at klikke på ‘Ok’.
Hvis du ønsker at oprette materialet som en timepris/timesats til tidsregistrering, skal du sætte flueben i feltet ‘Materiale til timeregistrering’.
Afgift skal angives, også hvis den er 0,00 kr.
Moms skal kun angives hvis den afviger fra virksomhedsindstillingen.
Du sletter materialer fra listen ved at klikke på ‘Slet’ ude i højre side af materiale-linjen. Du skal bekræfte sletningen af materialet ved at klikke på ‘Ok’.
NB! Når du har slettet et materiale er det ikke muligt at gendanne det.
Hvis du blot ønsker at rette i materialer, skal du klikke på ‘Ret’ i højre side af linjen, hvorefter du kan rette oplysningerne for materialet. Du bekræfter rettelsen af det pågældende materiel ved at klikke på ‘Ok’.
Arbejder du ofte med materialer, som dine kunder ikke skal faktureres for (f.eks. tillæg eller P-omkostninger), skal du sætte flueben i feltet ‘Udelad materiale fra fakturering’. Du kan bruge denne funktionalitet til at lette din faktureringsproces.
Hvis du sætter kryds i feltet, vil linjer på arbejdssedlen med det materiale (materialeregistreringer eller timeregistreringer) ikke kunne overføres til fakturaen (hverken ved slutfaktura eller udvalgte linjer).
NB! Prisen på materialet skal være nul, ellers bliver det ‘ufakturerede beløb’ på arbejdssedlen misvisende .
Arbejder du ofte med materialer, rabatter, afgifter m.v. som ikke er momspligtigt, kan du oprette et materiale, som altid får en moms på nul. Du kan bruge denne funktionalitet til lette din faktureringsproces og danne præcise tilbud.
Sådan indstiller du momsen på dine materialer:
Når du opretter eller retter et materiale vil der I bunden være et momsfelt ‘Moms %’. Angiv ‘0’ i dette felt.
Hvis du efterlader feltet tomt, vil momsen på materialet blive hentet fra en kundes moms på en given ordre eller fra dine virksomhedsindstillinger. En ikke-standard momssats kan også angives, f.eks. 15 procent.
NB! Undlad at skrive %-tegnet i dette felt, da det vil give en fejl.
Du vil kunne se, at du har angivet momsen korrekt ved at se i ‘Egne materialer’ tabellen under kolonnen ‘Moms %’.
Når du ændrer et materiale, vil det ikke påvirke de materialer du allerede har registreret på dine ordrer. Næste gang du bruger materialet, vil Minuba bruge den nye momssats. Det gælder på både tilbuds- og ordrekalkulationen samt materialeregistreringen på arbejdssedler og fakturaer.
Er du administrator, kan du se hvilke grupper af materialer, som I har rabatter på gennem jeres grossister. Du kan også sætte en standard avance på materialerne i disse grupper.
Tryk på ‘Rabatgrupper’ i værktøjsbjælken.
På denne side kan du se alle rabatgrupper der er blevet importeret fra grossist rabatfiler, e.lign. Da der kan være mange rabatgrupper, bliver der kun vidst grupper fra én grossist af gangen. Du kan vælge en anden grossist i rullemenuen i værktøjsbjælken. Grossister der ikke har rabatgrupper tilknyttet vil ikke blive vist.
I ‘Rabat’ feltet står rabatten i procenter. Den vil blive trukket fra indkøbsprisen på materialer i rabatgruppen. F.eks. vil et materiale der koster 1000 kr og har en rabat på 25%, have en indkøbspris 750 kr.
‘Avance’ feltet vil som udgangspunkt være tomt. Du kan sætte en avance ved at klikke ‘Rediger Avance’.
Du kan nu vælge hvor mange procent avance du vil lægge oven i købsprisen eller listeprisen.
Vil du nulstille en avance igen, skal du slette avance procenten og trykke ‘Ok’.
Næste gang du henter et grossistmateriale på f.eks. arbejdsseddel, vil den angivne avance blive brugt.
For at kunne importere en materialeliste skal du have en fil med din materialeliste i csv-format. Du kan lette processen ved at sikre, at din materialeliste indeholder kolonner med følgende navngivning og indhold:
Du skal huske at første række i din materialeliste skal bestå af kolonnenavne. Her kan du se et eksempel:
Materialenummer | Beskrivelse | Omkostning | Pris |
8718291697046 | MASTER LED 4W/827 GU10 40G D | 72,72 | 94,54 |
5710551252913 | KRYMPEMUFFE 5X4 – 5X16MM2 | 27,12 | 35,26 |
5017455000016 | KRYMPEMUFFE 5X1,5-2,5MM2 MINI | 23,94 | 31,12 |
5705378659977 | KABELBINDER 8,9X450 SORT (100) | 1,08 | 1,4 |
74983540679 | KABELBINDER 4,8X292 SORT (100) | 0,27 | 0,35 |
5701291502536 | SPUNSKRUE PH TX20 4X20 200STK | 33 | 42,9 |
Kolonnen ‘Omkostning’ er din omkostning til materialerne og kolonnen ‘Pris’ er den pris dine kunder betaler for materialerne.
Når du vil importere din materialeliste skal du klikke på ‘Importer’ i bjælken placeret øverst på siden og vælg derefter ‘Importer materialer’ i menuen. I vinduet der åbner, kan du nu vælge filen med din materialeliste ved at klikke på ‘Vælg fil/Browse/Choose file’, alt afhængig af hvilken browser du benytter.
Når du har fundet den pågældende fil klikker du på ‘Ok’. Systemet læser nu din materialeliste og du bliver præsenteret for resultatet. Du skal herefter angive hvilke kolonner, der skal importeres og hvad kolonnerne indeholder. Det er her, det hjælper dig hvis du har navngivet kolonnerne i din materialeliste som angivet ovenfor. Klik af i feltet ‘1. række er kolonneoverskrifter’ i bjælken øverst på siden. Systemet vil nu læse kolonnenavnene i din materialeliste og sammenligne dem med de tilgængelige felter i systemet. Er der sammenfald mellem navnene vil de pågældende kolonner automatisk blive valgt til import.
Er der ikke overensstemmelse med navngivningen bliver kolonnerne ikke automatisk valgt, og det er derfor vigtigt, at du tjekker de valgte kolonner igennem for navn og indhold.
Når du har markeret de relevante kolonner, klikker du på ‘Gem og indlæs’ i højre side af bjælken, der er placeret øverst på siden. Din materialeliste bliver nu importeret og du får adgang til din samlede materialeliste i Minuba.
Hvis du ønsker at importere dine materialer til timeregistrering, skal du gøre følgende:
I overskriftsbjælken vælges Timereg. over den kolonne der indeholder indikationen af at materialet er til timeregistrering.
Et nyt felt ved siden af Timereg. vil blive vist. I dette felt skal du skrive det som indikerer, at et materiale er timeregistreret.
I nedenstående tilfælde er ‘Ja’ indikatoren.
For at kunne importere en liste med dine kortnumre skal du have en fil med dine kortnumre i csv-format. Du kan importere din kortnummer liste i webapplikationen. Du kan lette processen ved at sikre, at din kortnummerliste indeholder kolonner med følgende navngivning og indhold:
Du skal derfor huske at første række i din materialeliste skal bestå af kolonnenavne. Her kan du se et kort eksempel:
Kortnummer | Materialenr. | Beskrivelse |
1001 | 5703302028776 | GRUPPETAVLE UG2 169E3202 |
1234 | 1234567890123 | PRYVEVARE T/GUI UNDERVISNING 1 – TESTBBA |
Kolonnen ‘Kortnummer’ refererer til dit eget kortnummer, mens kolonnen ‘Materialenr.’ refererer til grossistens materialenummer. Hvis et kortnummer skal optræde i søgeresultaterne i materialeregistreringen, kræver det, at det har 4 karakterer eller mere. Du kan have yderligere kolonner som ‘Egen beskrivelse’ og ‘Egen pris’. Der kan sagtens være flere kolonner i din CSV fil, men der vil ikke være mulighed for at indlæse dem.
Når du vil importere din kortnummerliste skal du klikke på ‘Importer’ i bjælken placeret øverst på siden og vælg derefter ‘Importér kortnumre’ i menuen.
I vinduet der åbner, kan du nu vælge filen med din kortnummerliste ved at klikke på ‘Browse/Choose file/Vælg fil’, alt afhængig af hvilken browser du benytter.
Når du har fundet den pågældende fil klikker du på ‘Ok’. Systemet læser nu din kortnummerliste og du bliver præsenteret for resultatet. Du skal herefter angive hvilke kolonner, der skal importeres og hvad kolonnerne indeholder. Det er her, det hjælper dig hvis du har navngivet kolonnerne i din materialeliste som angivet ovenfor. Klik af i feltet ‘1. række er kolonneoverskrifter’ i bjælken øverst på siden. Systemet vil nu læse kolonnenavnene i din materialeliste og sammenligne dem med de tilgængelige felter i systemet. Er der sammenfald mellem navnene vil de pågældende kolonner automatisk blive valgt til import.
Er der ikke overensstemmelse med navngivningen bliver kolonnerne ikke automatisk valgt, og det er derfor vigtigt, at du tjekker de valgte kolonner igennem for navn og indhold. Som du kan se er kolonnen ‘Beskrivelse’ ikke valgt, da det ikke er en påkrævet kolonne.
Hvis den viser specialkarakterer som æ, ø og å forkert, kan du klikke på ‘Udvidede indstillinger’ og forsøge med en anden filkodning:
Når du har markeret de relevante kolonner, klikker du på ‘Gem og indlæs’ i højre side af bjælken, der er placeret øverst på siden. Din kortnummerliste bliver nu importeret og du får adgang til dine samlede kortnumre i Minuba.
Det er muligt at udskrive egne materialer og kortnumre med stregkoder i både .pdf og .csv format.
Under ‘Værktøjslinjen’ skal du klikke på ‘Eksporter materialeliste’ for at printe listen ud.
Du vil herefter få en pop-up boks frem.
NB! Når det er kortnumrene du gerne vil have på listen, skal du angive et interval til udprintning, da der ikke er nogen specifik funktion til udskrivning af kortnumre.
Vælger du at eksportere i .pdf format, får du vist dine egne materialer i én pdf, hvorefter du kan printe listen ud på papir eller gemme pdf’en lokalt på din computer.
Vælger du at eksportere i .csv format, downloades en fil på din computer indeholdende listen med dine egne materialer.
Omdan Materialenr. til stregkoder i Excel arket
For at omdanne Materialenr. kolonnen til stregkoder i Excel arket, skal du først hente denne Font (skrifttype) og gemme den på din computer.
Når du har hentet Fonten, skal du højreklikke og vælge ‘Installer’. Dette medvirker, at du tilføjer skrifttypen til din computer, så den kan bruges i diverse programmer som anvender skrifttyper.
Efterfølgende skal du indsætte en ny kolonne før kolonne A i arket og formatere arket som tabel.
Indsæt formlen: =”*”&[@[Materialenr.]]&”-*” i celle A:2 og tryk Enter
Du kan nu markere kolonnen med Stregkoder i Excel og ændre skrifttypen til “Free 3 of 9”.
Herefter kan du printe listen ud med stregkoder for dine egne materialer.
Liste over understøttede karakterer
–
(mellemrum)
$
%
*
.
/
_
+
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
O
P
Q
R
S
T
U
V
W
X
Y
Z
Forrige artikel: ‘Afdelinger’ | Næste artikel: ‘Grossistaftaler’ |