Importér eller opret en indkøbsfaktura

Importer en indkøbsfaktura
Opret indkøbsfaktura manuelt
Rediger manuelt indtastet indkøbsfaktura
Godkend indkøbsfaktura
Hændelseslog

Importer en indkøbsfaktura

Hvis du har fået tilsendt indkøbsfakturaerne fra grossisterne elektronisk, og de ligger gemt på din computer, kan du tilføje dem under handlinger:

Indkøb – klik på ’Handlinger’.

OBS! Du skal sikre dig, at fakturaerne er i formatet OIOUBL eller OIOXML.

Når du klikker på ‘Tilføj indkøbsfaktura’ åbnes et nyt vindue.
Afhængigt af hvilken browser du benytter, klikker du på ‘Browse/Choose file/Vælg fil’.

I vinduet, der åbnes, vælger du en fil, der skal uploades og klikker på ‘Open/Åben/Ok’.
Derefter vælger du den grossist, som indkøbsfakturaen er fra.
Til sidst klikker du på ‘Ok’. Du kan uploade én fil af gangen.

Hvis du har flere filer, der skal uploades, skal du foretage proceduren igen for hver af de enkelte filer, der skal uploades.

Når du har klikket på ‘Ok’ importeres fakturaen og du får adgang til fakturadetaljerne.

Opret indkøbsfaktura manuelt

Hvis din leverandør ikke kan sende elektroniske fakturaer i oioubl/oioxml format, har du mulighed for selv at indtaste en manuel indkøbsfaktura i Minuba. Når du har indtastet fakturaens oplysninger og gemt den, kan du behandle den på samme måde, som de EDI-fakturaer, der enten er uploadet eller importeret fra dine grossister.

For at indtaste en indkøbsfaktura skal du gå ind under fanen ‘Indkøbsfaktura’ og klikke på ‘Opret ny’ oppe i højre hjørne af skærmen. I menuen der kommer frem, vælger du ‘Indkøbsfaktura’:

Indtast oplysninger

Når du indtaster en indkøbsfaktura, skal du angive forskellige oplysninger som vist nedenfor. Nogle af felterne er påkrævet for at fakturaen er i gyldigt format. Hvis du allerede har leverandøren i dit leverandørkartotek, så kan du blot søge leverandørens oplysninger under ‘Søg leverandør’, så sparer du indtastningen.

Leverandørnavn (påkrævet): Navnet på den leverandør, som har udstedt fakturaen
CVR nummer (påkrævet): Leverandørens CVR nummer
Navn: Her kan du angive et navn på adressen. Hvis du fx handler hos en leverandør med flere adresser, kan du navngive disse hver i sær. Dette er dog ikke påkrævet. Hvis intet angives i dette felt, benyttes navnet på leverandøren
Vejnavn (påkrævet)
Husnummer (påkrævet)
Postnummer (påkrævet)
By (påkrævet)
EAN nummer: EAN/GLN nummer
Att: Navnet på kontaktpersonen hos leverandøren
Telefon: Telefonnummer for kontakt
Email: Email-adresse for kontakt
Avance på leverandør: Her kan vælges, hvordan avancen skal beregnes for denne leverandør eller om der skal bruges standard indstillinger

Indtast fakturaoplysninger

Under fakturaoplysninger skal du indtaste en række relevante oplysninger for fakturaen.

Fakturanummer (påkrævet): Fakturanummer tildelt af leverandør.
Ordrereference: Her kan du angive nummeret på den ordre/arbejdsseddel i Minuba, som fakturaen skal tilknyttes.
Note: Dette felt kan indeholde noter eller lignende information som fremgår på fakturaen.
Fakturadato.

Indtast betalingsdetaljer

Under betalingsmetode har du mulighed for at angive, hvilken af de 4 betalingsmuligheder som Minuba understøtter, der er blevet anvendt til denne faktura. Disse betingelser vil blive gemt på leverandøren, så næste gang du skal oprette en indkøbsfaktura med samme leverandør, vil betingelserne fra tidligere blive brugt (undtagen faktura specifikke informationer som f.eks. betalings ID)

Minuba understøtter i dag 4 forskellige betalingsmetoder:

Bank overførsel
FIK indbetalingskort
GIRO indbetalingskort
IBAN

Søg og indsæt materialer

Under ‘Materialer’ kan du fremsøge og indsætte de ønskede materialer. Nedenfor gennemgås de enkelte felter:

Varenr.: Du kan indtaste et varenr. eller vælge blandt de materialer som du har til rådighed i Minuba.
Antal (påkrævet): Det antal som prisen er gældende for. Bemærk antallet kan ikke være 0 (nul).
Beskrivelse (påkrævet): Beskrivelse/navn på materialet.
Moms% (påkrævet): Her kan du angive om materialets pris er inklusiv eller eksklusiv moms.
Indkøb (påkrævet): Den pris som du har betalt for materialet.
Listepris: Grossistens pris før din rabat.

Vedhæft bilag

Hvis du ønsker, at tilføje et dokument, der skal eksporteres som et bilag, kan du tilføje dem herunder.

Godkend indkøbsfaktura

Når du trykker ”Opret” vil et lille vindue komme op, og spørge om det indtastede beløb matcher det beløb der er købt materialer for. Dette kan frabedes ved blot at sætte kryds i det lille felt på vinduet.

Fremsøg en leverandørfaktura

Når du har oprettet (og gemt) din første leverandørfaktura, vil leverandøren blive gemt så du kan benytte den igen. Du vælger en leverandør ved at klikke på pilen ud for feltet “Søg leverandør” og derefter vælge den ønskede leverandør fra listen der kommer frem. Alternativt kan du også skrive noget i feltet for at søge efter en specifik leverandør.

Når du vælger en leverandør fra listen, udfyldes felterne automatisk med de oplysninger, som du tidligere har indtastet for leverandøren. Du har nu mulighed for at tilføje en ny adresse til leverandøren ved at klikke på pilen til højre for det felt der kommer til syne i toppen af adresse oplysningerne og vælge [Opret ny] fra listen der kommer frem. Den nye adresse vil blive gemt, når fakturaen gemmes. Næste gang du vælger at benytte leverandøren, vil den adresse som sidst blev brugt automatisk blive valgt. På samme måde, som når du opretter en ny adresse, kan du vælge en anden adresse fra listen.

Rediger manuelt indtastet indkøbsfaktura

Når du har oprettet en manuelt indtastet indkøbsfaktura, har du mulighed for at redigere oplysningerne indtil fakturaen er godkendt. Dette gøres ved at klikke på redigerings-ikonet ved siden af overskriften ‘Faktura fra leverandør’:

Hændelseslog

Når der modtages nye indkøbsfakturaer, så tilføjes der ny Hændelseslog. På loggen kan man se:

Hvornår Fakturaen er modtaget i Minuba
Hvis fakturaen er manuelt oprettet så kan man se:
- Af hvem
- Er den blevet uploadet af brugeren eller er den manuelt indtastet
Hvis Fakturaen er fra en anden Minuba kunde, så vil loggen indeholde virksomhedsnavn af afsender.

Forrige artikel: ‘Indkøb’

Næste artikel: ‘Kundeliste’

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.