Hvordan bruger jeg fakturaindlæsning fra EY e-faktura?

Minuba har integration til fakturaindlæsning/indscanningssystemet EY e-faktura, som kan bruges til at hente EDI-fakturaer fra e-faktura til Minuba. Hvis du ikke har en konto i e-faktura i forvejen, kan du læse mere om produktet her.

Der er kontaktinformation på siden, som du kan skrive til for at få oprettet en e-faktura konto. I den proces vil du også blive hjulpet igang med at få sat Minuba integrationen op, og du behøver derfor ikke læse nedenstående.

 

Har du en eksisterende EY e-faktura konto sat op, skal du gøre følgende:

Tryk på tandhjulet i øverste højre hjørne og derefter “Administration”. Scroller du ned til bunden, vil du under “Tilvalgsmoduler” se “Fakturaindlæsning”:

Tilvalgsmoduler - Fakturaindlæsning

Tryk på ‘Fakturaindlæsning’ og derefter vælg “EY e-faktura” i rullemenuen:

Faktura modul - vælg EY e-faktura

Du vil blive ført til indstillingssiden for integrationen:

EY faktura Indstillinger

For at bruge den, skal du indtaste et gyldigt brugernavn og adgangskode for din EY konto. Enhver type bruger kan anvendes, hvad enten det er en administrator, partner eller almindelig bruger. Det eneste krav er, at brugeren kun må have adgang til én enkelt kundekonto, som skal være den du vil hente fakturaer fra. Loginoplysningerne bliver tjekket i det du gemmer, så hvis noget indtastes forkert vil en advarsel vises.

Under generelle indstillinger er et felt hvor du skal indtaste en dato. Hvis fakturadatoen, som den står på fakturaen i EY, er før denne dato, vil den ikke blive importeret. Hvis det er en ny e-faktura konto, anbefales det efterlade dette felt tomt. Ellers, kan denne bruges til at undgå at importere en masse gamle fakturaer til Minuba.

Efter du har indtastet oplysningerne og gemt, kan du nu begynde at importere EDI-fakturaer.

 

For at importere dine EY faktura, skal du gå ind under “Indkøbsfaktura”. Her klikker du på knappen “Handlinger” og vælger “Importer alle fra EY e-faktura”.

Importer EY faktura

Den vil nu hente alle nye, færdigbehandlede fakturaer fra den relevante e-faktura konto. Er det første gang, eller lang tid siden, du sidst har startet denne import, kan dette tage op til cirka et minut. Når den er færdig vil den kortvarigt vise en besked med, hvor mange fakturaer der er hentet, og de vil vises i tabellen “Indkomne fakturaer”. Klikker du ind på en af de importerede fakturaer, kan du se, at den er kommet fra e-faktura ved at kigge i loggen.

Går du tilbage til fakturaindlæsnings siden, kan du nu se en historik over hvilke fakturaer der er blevet overført samt hvorfor nogle ikke er kommet over.

EY Import historik

Blev fakturaen importeret korrekt kan du trykke på dens EDI ref. for at komme direkte til den, ligesom på det forrige billed. Står der, at den er af den forkerte type, skyldes det at Minuba kun henter fakturaer af typen der har materialelinjer på sig. Disse er kaldet “Danish invoices with line items” i EY e-faktura.

 

Rigtig god arbejdslyst!