Godkend og send faktura

Når arbejdssedlen er færdigmeldt og afsluttet, skal kunden faktureres for det stykke arbejde, som du har udført – godkend og send din faktura hurtigt med den følgende guide.

Du kan få adgang til fakturering fra tre forskellige steder i din Minuba:

1. Arbejdssedlen: Gå ind på den arbejdsseddel (ordre), som du ønsker at fakturere og klik på ‘Faktura’ i processlinjen og vælg ‘vis fakturakladde’. Bemærk: Fakturakladden oprettes  automatisk på baggrund af informationerne fra arbejdssedlen.
2. Arbejdssedlen: Gå ind på den arbejdsseddel (ordre), som du ønsker at fakturere, vælg fakturaer i din Genveje, i højre sidde af billedet. Her ser du fakturakladde og evt. tidligere faktureret fakturaer. Bemærk: Fakturakladden oprettes automatisk på baggrund af informationerne fra arbejdssedlen.
3. Fanen ‘Fakturering’: Gå til fanen ‘fakturering’ og kig under punktet ‘klar til fakturering’. Her vil du finde den fakturakladde, som er tilknyttet arbejdssedlen.

Klik ind på fakturakladden og tjek om alting står som det skal. Når du har tjekket at alle oplysninger er korrekte og at alle fakturalinjer er tilføjet/redigeret, er du klar til at sende din faktura!

For at sende din faktura klikker du på ‘Godkend faktura’ under ‘Handlinger’ ude til højre. Herefter vil en dialogboks komme frem, hvor du kan ændre faktura- og forfaldsdato samt vælge hvordan du vil sende din faktura.

Du har flere muligheder for at godkende og sende din faktura, som beskrevet i afsnittene nedenfor:

• Godkend (uden at fakturaen bliver sendt til kunden)
• Godkend og send på mail
• Godkend og send offentlig faktura
• Godkend og send til Minuba kunde

Se videoen og lær, hvordan du nemt sender en faktura i Minuba

Godkend

Hvis du vælger ‘Godkend’, vil fakturaen blive godkendt uden at der bliver sendt noget til kunden. Du skal blot trykke på ‘OK’ for at godkende fakturaen.

Efter fakturaen er godkendt, vil du dog stadig have mulighed for at sende faktaen ved at klikke på ‘Faktura’ i processlinjen og vælge om du vil sende den som mail, offentlig faktura eller til en Minuba kunde.

NB! For at sende offentlig faktura, kræver det at der fremgår et Ean-nummer på fakturaen

Godkend og send faktura på mail

Hvis du vælger at fakturaen skal godkendes og sendes på mail, kan du skrive en tilhørende mailtekst eller benytte en skabelon for dette.

Derudover kan du vælge hvilke dokumenter du gerne vil have vedhæftet mailen under fanerne Ordre, Dokumentation, Kvalitetssikring og Faktura. Den faktura(kladde) du er ved at godkende vil automatisk være valgt og du kan få vist de færdige dokumenter ved at trykke på ‘Vis’ i højre side af dokumentet.

Hvis du ønsker at alle dokumenterne skal sammenlægges i en enkelt pdf, kan du under fanen Mail sætte flueben i ‘Sammenlæg alle billeder og PDF’er i en PDF’.

Når du er færdig klikker du på ‘OK’ og din mail med faktura og andre ønskede dokumenter vil dermed være sendt til kunden.

Godkend og send offentlig faktura

Godkend og send faktura til Minuba kunde

Du kan sende en faktura fra din Minubakonto direkte til en anden Minubakonto. Dette kan eksempelvis være en fordel, hvis din kunde eller din underleverandør også anvender Minuba.

NB! Modtageren af din faktura skal også have tilføjet ‘Minuba (fakturering)’ under deres grossistaftaler, det er en forudsætning for kunne sende imellem Minuba konti.

Se videoen og lær hvordan du sender en faktura til en anden Minubakonto

Først åbner du fakturaen, du ønsker at sende. Når du får vist fakturaen du vil sende, skal du sikre dig, at der er tilføjet et CVR-nummer på kunden, ellers er det ikke muligt at sende til en Minubakonto.

Hvis fakturaen er en kladde, sendes fakturaen ved at trykke på knappen ‘Godkend’ i ‘Handlinger’, hvorefter du vælger muligheden ‘Godkend og send til Minuba kunde’ og trykke ‘OK’.

Når du sender en faktura til en anden Minuba-kunde, vil dette blive skrevet ind i hændelsesforløbet på din ordre.

Hvis fakturaen allerede er godkendt kan den stadig sendes til en Minuba-konto ved at klikke på pilen ‘Faktura’ og vælge menupunktet ‘Send faktura til Minuba kunde’. Herefter vil en lignende dialog komme frem, hvori der skal vælges ‘Send faktura til Minuba kunde’ og trykkes ‘OK’.

Derefter vil fakturaen være sendt til Minuba-kontoen med det angivne CVR-nummer, og vil fremgå hos kundens Minuba under fanen ‘Indkøbsfaktura’.

Se afsendte fakturaer

For at se afsendte fakturaer skal du klikke på knappen med kuverten i øverste højre hjørne, hvorefter du vil se en liste over alle de mails du har sendt og modtaget gennem Minuba. Denne liste indeholder alle tilbud, ordrebekræftelser og fakturaer, du har sendt til kunder.

Du kan få vist en sendt mail ved at klikke på linjen for en specifik mail i listen eller ved at klikke på ‘Vis’ i højre side af linjen. ‘Vis’ bliver synlig når musen holdes over linjen. Mailen åbnes i et nyt vindue og her er det muligt at klikke på den vedhæftede faktura for at få den vist.

Rediger i afsendt faktura

Det er ikke muligt at redigere i en godkendt faktura, i stedet bliver du nødt til at kreditere hele eller dele af fakturaen.

Hvis der derimod er tale om en fakturakladde, altså en faktura, der ikke er godkendt, som er blevet sendt til kunden, er det muligt efterfølgende at redigere i fakturakladden inden fakturaen godkendes.

Betalingsbetingelser

Du kan se de betalingsbetingelser som vil fremgå på den færdige faktura. Hvis du vil ændre kundens standard betalingsbetingelser, kan du gøre det enten ved at ændre det for alle kunder under Virksomhedsindstillinger eller ved at ændre det specifikt for kunden under Kunder.

Gå til næste artikel: ‘Afvis eller nulstil fakturakladde’

Gå til forrige artikel: ‘Fakturaindstillinger’