Fakturalinjer

I fakturalinjer på fakturakladder kan du tilføje nye materialer, timer samt redigere eksisterende og organisere, hvilke udgifter kunderne ser. Denne artikel giver et overblik over, hvordan du bruger fakturalinjer.

Se videoen om, de basale funktioner for fakturalinjer og læs mere nedenfor.


Fakturalinjetabellen

Hvis arbejdsedlen er sat til prisbasis “Forbrug” som den er per standard, vil materialer  & timer fra arbejdssedlen blive kopieret over på fakturaen i form af fakturalinjer. Du finder Fakturalinjer tabellen et lille stykke nede af siden, under “Opfølgning”. Eller du kan klikke i “Genveje” til højre for at finde den.

Her ser du en tabel for materialer & timer overført fra arbejdssedlen, så vel som et par nyttige nøgletal og totaler. Per standard vil du se linje med det højeste linjenummer, de nyeste registreringer, øverst.

Søgning og filtrering

Hvis du mange linjer og brug for at finde bestemte linjer er der en række muligheder for at vælge, hvad du vil se i tabellen.

I søgefeltet over kan du søge på materialelinjer med bestemte varenumre og beskrivelser. Den vil automatisk lave søgningen efter et par sekunder hvor du ikke skriver, eller du kan trykke enter eller på luppen for at starte søgningen.

Bemærk at for at søge eller sortere i listen skal du altid have gemt dine ændringer først, og du vil derfor blive spurgt om du vil gemme ændringer når du prøver at søge.

Herefter vil den kun vise de linjer hvor varenummer eller beskrivelse matcher din søgning. Tøm søgefeltet og tryk enter eller på luppen, hvis du vil se alle materialer igen.

Har du mange materialer kan du indstille, hvor mange du ser af gange via “Vis” boksen. Der er mulighed for at se alle materialer samtidig, men dette kan lede til at tabellen og faktura siden bliver langsom.

Klikker du på pilene ud fra et kolonne navn øverst i tabellen kan du sortere materialerne baseret på den kolonne. Ét klik for alfabetisk eller laveste tal, ét klik mere for omvendt af det. F.eks. er der i følgende billed klikket én gang på “Beskrivelse”, så linjerne er i alfabetisk rækkefølge.

 


Rediger linjer

For at redigere i en linje trykker man i det felt, som man ønsker at redigere i, hvorefter et redigerbart tekstfelt vil komme frem. Se de følgende billede, hvor rabatten redigeres. De grå kolonner kan ikke redigeres i, da de f.eks. hænger sammen med hvor materialeregistreringen kommer fra, materialet eller udregninger.

Efter der klikkes ud af feltet vil det blive orange for at indikere ikke-gemte ændringer og avancer, totaler, m.m. vil blive opdateret. Ændringerne træder ikke i kraft før du gemmer arbejdssedlen.

Videre kan du slette materialelinjer ved at trykke på skraldespandsikonet til højre.


Tilføj linjer

Du kan tilføje linjer, timer og materialer, ved at indtaste information, f.eks. varenummer, i den øverste, tomme linje. Her vil der også komme et redigerbart tekstfelt frem ligeså snart du trykker på den grå tekst eller der omkring. Varenr. boksen er et søgefelt hvor du kan søge på materialer for de grossister der er tilføjet til jeres grossistaftaler, eller jeres egne materialer eller timer tilføjet i administrationsmenuen.

Du kan vælge et specifikt materiale i rullemenuen her, eller bare trykke ud af boksen for automatisk at vælge det øverste af jeres egne materialer automatisk. Herefter vil den hoppe videre til antal feltet, mens informationen fra materialet automatisk bliver sat ind.

Du kan herfra trykke på ‘Enter’ tasten på dit tastatur for at hoppe op i materialesøgningen igen på endnu en ny linje og på den måde hurtigt tilføje mange materialer! Ligeledes kan du trykke “tab” eller “shift+tab” for at hoppe til henholdvis højre og venstre i felterne hvis du skal redigere rundt omkring i materialerne.

 

Bemærk at ændringer eller tilføjelser du laver på fakturalinjer IKKE ændrer i arbejdssedlens tilsvarende materialer & timer. Det anbefales derfor generelt at du ikke redigere avance, priser, o.lign. direkte fakturalinjer, da det vil lede til et misforhold mellem arbejdssedlens og fakturaens nøgletal. F.eks. vil “Ikke faktureret” beløbet i Overblik ikke blive nul hvis der er forskel i arbejdssedlens og faktura samlede salgspris. I stedet bør du redigere i arbejdssedlens materialeregistrering eller timer (kan kræve at genåbner arbejdssedlen på “Afsluttet pilen” hvis den er afsluttet) og trykke “Ja” når fakturaen efterfølgende spørger om du vil opdatere den tilsvarende.

Det gængse formål ved at redigere fakturalinjer er at gøre det mere forståeligt for kunden hvad de betaler for, da der per standard blive vist noget af fakturalinjens information på kundens faktura PDF. Du kan indstille hvad der bliver vist på PDFen i Virksomhedsindstillinger under sektionen “Fakturering”. Det sagt, kan der være gode grunde til at redigere fakturaens priser og ikke arbejdssedlens, men overvej gerne om det samme resultat kan opnås ved at ændre ordrens prisbasis, aconto fakturering eller ekstra arbejde.


Konsolider linjer

I Minuba har du mulighed for at sammenlægge ensartede linjer og dermed skræddersy din faktura.

Se videoen og bliv skarp på, hvordan du konsolidere udvalgte linjer på din fakturakladde:

Følgende gennemgår, hvordan du konsoliderer udvalgte linjer på din fakturakladde.

Når du klikker på de tre vandrette linjer til højre ved dine fakturalinjer, får du en menu frem med mulige funktioner:

Konsolider valgte

Du kan nu vælge mellem følgende muligheder:

  • Konsolider fakturalinjer (sammenlægge ens registreringer) – Åbner en dialog hvor du kan vælge de kriterier, du vil bruge ved konsolidering.
  • Sortér linjer – Åbner en dialog, hvor du kan vælge sorterings prioriteter.
  • Vælg felter – Åbner en dialog hvor du kan vælge hvilke felter tabellen skal vise/skjule.
  • Sæt avance på alle linjer – Åbner en dialog hvor du kan skrive en avance i %, som vil blive overført til alle linjer.
  • Sæt rabat på alle linjer  – Åbner en dialog hvor du kan skrive en rabat i %, som vil blive overført til alle linjer.
  • Slet alle materialer – Vil slette alle materialeregistreringer.

Når du har udvalgt linjer til konsolidering og vælger  ‘Konsolider linjer’ vil ‘Valgte Linjer’ være valgt i den dialog som åbnes. Herefter kan du vælge den konsolideringsmåde du ønsker for disse linjer:

Konsoliderings mulighed

De udvalgte linjer vil herefter sammenlægges ud fra din valgte konsolideringsmåde. Vælger man f.eks. “varenr, stkpris og beskrivelse”, vil Minuba lægge linjerne sammen, hvis varenummer, salgsprisen og varens beskrivelse er identiske.

På denne måde kan du skræddersy din faktura i Minuba.


Sorter linjer

Se videoen og lær hvordan du sorterer fakturalinjer i Minuba.

Hvis du gerne vil ændre fakturalinjerne på din faktura og dens PDF, således de ser ud efter dit ønske, er der en funktion til hurtigt at sortere og gruppere fakturalinjer. Hvis du også gerne vil have færre ensartede linjer, kan det første skridt være at konsolidere dem, som beskrevet ovenfor.

Manuel sortering

For manuely at om arrangere linjer permanent og på faktura PDFen, skal du først markere linjer ved at trykke på linjenummeret eller et gråt felt.

Derefter skal du trykke på “Flyt linje” pilene for at rykke dem op og ned og ‘Gem’ når du er færdig. Linjenumrene bliver orange for at markere deres rækkefølge er ændret indtil du gemmer.

Automatisk sortering

Som standard vil linjerne være sorteret ligesom de var på arbejdssedlen, typisk i rækkefølgen de er blevet registreret i. For at sortere linjerne skal du klikke på knappen med de tre streger, og vælge “Sorter linjer”.

Herefter vælger du, hvordan du ønsker at sortere.

På knappen til venstre med pilen, kan du angive sorteringsrækkefølgen. Pil opad betyder stigende og alfabetisk rækkefølge, mens pil nedad det omvendte. Så hvis du f.eks. sorterer på “Listepris” med pilen nedad, vil en linje med listepris på 1.000 kr komme over en med 100 kr.

Du kan vælge lige så mange kolonner, du vil, med hver deres rækkefølge. Der vil sorteres først på de øverste sorteringer. Hvis du f.eks. gerne vil have at linjer der kommer fra hovedarbejdsedlen kommer før dem fra efterarbejdet, og derefter inddele dem i materialer og timer og sidst beskrivelse,  gøres det sådan her:

Når du trykker på OK, vil du få en advarsel der gør opmærksom på at denne ændring er permanent. Du kan let sortere linjerne igen bagefter, manuelt eller via den samme funktion. Sorteringen fra arbejdssedlen kan dog kun fås igen ved at afvise fakturaen og lave en ny og overfører linjerne fra arbejdssedlen igen.