Fakturalinjer | Sådan håndterer du udgifterne på din faktura

Fakturalinjer


 

Fakturalinjetabellen

I fakturalinjer på fakturakladder kan du tilføje nye materialer, timer samt redigere eksisterende og organisere, hvilke udgifter kunderne ser. Denne artikel giver et overblik over, hvordan du bruger fakturalinjer.

Hvis arbejdsedlen er sat til prisbasis ‘Forbrug’ som den er pr. standard, vil materialer og timer fra arbejdssedlen blive kopieret over på fakturakladden i form af fakturalinjer. Du finder Fakturalinje tabellen et lille stykke nede af siden. Du kan eventuelt klikke på ‘Fakturalinjer’ i dine ‘Genveje’ til højre på siden for at finde den.

Fakturalinjer

Her ser du en tabel for materialer og timer overført fra arbejdssedlen, så vel som et par nyttige nøgletal og totaler. Som standard vil du se linje med det højeste linjenummer, de nyeste registreringer, øverst.

 

Søgning og filtrering

Hvis du har mange linjer og brug for at finde bestemte linjer er der en række muligheder for at vælge, hvad du vil se i tabellen.

I søgefeltet over kan du søge på materialelinjer med bestemte varenumre og beskrivelser. Den vil automatisk lave søgningen efter et par sekunder hvor du ikke skriver, eller du kan trykke ‘Enter’ eller på luppen for at starte søgningen.

Søg og filtrer fakturalinjer

Bemærk at for at søge eller sortere i listen skal du altid have gemt dine ændringer først, og du vil derfor blive spurgt om du vil gemme ændringer når du prøver at søge.

Ændring af visning af fakturalinjer

Herefter vil den kun vise de linjer hvor varenummer eller beskrivelse matcher din søgning. Tøm søgefeltet og tryk enter eller på luppen, hvis du vil se alle materialer igen.

Har du mange materialer kan du indstille, hvor mange du ser af gangen via ‘Vis’ boksen. Der er mulighed for at se alle materialer samtidigt, men dette kan medvirke til at tabellen og faktura siden bliver langsom.

Vis antal fakturalinjer

Klikker du på pilene ud fra et kolonne navn øverst i tabellen kan du sortere materialerne baseret på den kolonne. Ét klik for alfabetisk eller laveste tal, ét klik mere for omvendt af det. F.eks. er der i følgende billede klikket én gang på ‘Beskrivelse’, så linjerne er i alfabetisk rækkefølge.


 

Rediger fakturalinjer

For at redigere i en linje trykker man i det felt, som man ønsker at redigere i, hvorefter et redigerbart tekstfelt vil komme frem. Se de følgende billeder, hvor rabatten redigeres. De grå kolonner kan der ikke redigeres i, da de f.eks. hænger sammen med hvor materialeregistreringen kommer fra, materialet eller er udregninger.

rediger fakturalinjer

Ændringerne træder ikke i kraft før du gemmer fakturakladden.

Endvidere kan du slette materialelinjer ved at trykke på skraldespandsikonet til højre.


 

Tilføj fakturalinjer

Du kan tilføje linjer, timer og materialer, ved at indtaste information, f.eks. varenummer, i den nederste, tomme linje. Her vil der også komme et redigerbart tekstfelt frem ligeså snart du trykker på den grå tekst eller der omkring. Varenr. boksen er et søgefelt hvor du kan søge på materialer for de grossister der er tilføjet til jeres grossistaftaler, eller jeres egne materialer.

Du kan vælge et specifikt materiale i rullemenuen her, eller bare trykke ud af boksen for automatisk at vælge det øverste af jeres egne materialer. Herefter vil den hoppe videre til antal feltet, mens informationen fra materialet automatisk bliver sat ind.

Du kan herfra trykke på ‘Enter’ tasten på dit tastatur for at hoppe op i materialesøgningen igen på endnu en ny linje og på den måde hurtigt tilføje mange materialer! Ligeledes kan du trykke ‘Tab’ eller ‘Shift+Tab’ for at hoppe til henholdvis højre og venstre i felterne hvis du skal redigere rundt omkring i materialerne.

Bemærk at ændringer eller tilføjelser du laver på fakturalinjerne IKKE ændrer i arbejdssedlens tilsvarende materialer og timer. Det anbefales derfor generelt at du ikke redigere avance, priser, o.lign. direkte på fakturalinjerne, da det vil lede til et misforhold mellem arbejdssedlens og fakturaens nøgletal. F.eks. vil ‘Ikke faktureret’ beløbet i Overblik ikke blive nul hvis der er forskel i arbejdssedlens og fakturaens samlede salgspris. I stedet bør du redigere i arbejdssedlens materialeregistrering eller timer (kan kræve at du genåbner arbejdssedlen, hvis den er afsluttet) og trykke ‘Ja’ når fakturakladden efterfølgende spørger om du vil opdatere den tilsvarende.

Formålet ved at redigere fakturalinjerne er typisk at gøre det mere forståeligt for kunden hvad de betaler for, da der som standard bliver vist noget af fakturalinjens information på kundens faktura PDF. Du kan indstille hvad der bliver vist på PDFen i Virksomhedsindstillinger under sektionen ‘Fakturering’.


 

Sammenlæg fakturalinjer

I Minuba har du mulighed for at sammenlægge ensartede linjer og dermed skræddersy din faktura.

Se videoen og bliv skarp på, hvordan du konsolidere udvalgte linjer på din fakturakladde.

Følgende gennemgår, hvordan du konsoliderer udvalgte linjer på din fakturakladde.

Når du klikker på de tre vandrette linjer til højre ved dine fakturalinjer, får du en menu frem med mulige funktioner:

Konsolider valgte fakturalinjer

Du kan nu vælge mellem følgende muligheder:

  • Konsolider fakturalinjer (sammenlægge ens registreringer) – Åbner en dialog hvor du kan vælge de kriterier, du vil bruge ved konsolidering.
  • Sortér linjer – Åbner en dialog, hvor du kan vælge sorterings prioriteter.
  • Vælg felter – Åbner en dialog hvor du kan vælge hvilke felter tabellen skal vise/skjule.
  • Sæt avance på alle linjer – Åbner en dialog hvor du kan skrive en avance i %, som vil blive overført til alle linjer.
  • Sæt rabat på alle linjer  – Åbner en dialog hvor du kan skrive en rabat i %, som vil blive overført til alle linjer.
  • Slet alle materialer – Vil slette alle materialeregistreringer.

Når du har udvalgt linjer til konsolidering og vælger  ‘Konsolider linjer’ vil ‘Valgte Linjer’ være valgt i den dialog som åbnes. Herefter kan du vælge den konsolideringsmåde du ønsker for disse linjer:

Konsoliderings mulighed

De udvalgte linjer vil herefter sammenlægges ud fra din valgte konsolideringsmåde. Vælger man f.eks. ‘varenr, stkpris og beskrivelse’, vil Minuba lægge linjerne sammen, hvis varenummer, salgsprisen og varens beskrivelse er identiske.

På denne måde kan du skræddersy din faktura i Minuba.


 

Sorter fakturalinjer

Se videoen og lær hvordan du sorterer fakturalinjer i Minuba.

Hvis du gerne vil ændre fakturalinjerne på din faktura og dens PDF, således de ser ud efter dit ønske, er der en funktion til hurtigt at sortere og gruppere fakturalinjer. Hvis du også gerne vil have færre ensartede linjer, kan det første skridt være at konsolidere dem, som beskrevet ovenfor.

 

Manuel sortering af fakturalinjer

For manuelt at om arrangere linjer permanent på fakturakladden samt på faktura PDFen, skal du først markere linjerne ved at trykke på linjenummeret eller et gråt felt.

Derefter skal du trykke på ‘Flyt linje’ pilene for at rykke dem op og ned og ‘Gem’ når du er færdig.

 

Automatisk sortering af fakturalinjer

Som standard vil linjerne være sorteret ligesom de var på arbejdssedlen, typisk i rækkefølgen de er blevet registreret i. For at sortere linjerne skal du klikke på knappen med de tre streger, og vælge ‘Sorter linjer’.

Herefter vælger du, hvordan du ønsker at sortere.

På knappen til venstre med pilen, kan du angive sorteringsrækkefølgen. Pil opad betyder stigende og alfabetisk rækkefølge, mens pil nedad det omvendte. Så hvis du f.eks. sorterer på ‘Listepris’ med pilen nedad, vil en linje med listepris på 1.000 kr komme over en med 100 kr.

Du kan vælge lige så mange kolonner, du vil, med hver deres rækkefølge. Der vil sorteres først på de øverste sorteringer. Hvis du f.eks. gerne vil have at linjer der kommer fra hovedarbejdsedlen kommer før dem fra ekstraarbejdet, og derefter inddele dem i materialer og timer og sidst beskrivelse,  gøres det sådan her:

Når du trykker på OK, vil du få en advarsel der gør opmærksom på at denne ændring er permanent. Du kan let sortere linjerne igen bagefter, manuelt eller via den samme funktion. Sorteringen fra arbejdssedlen kan dog kun fås igen ved at afvise fakturaen og lave en ny og overfører linjerne fra arbejdssedlen igen.


Forrige artikel: ‘Kunde og beskrivelse på faktura’Næste artikel: ‘Fakturering af ekstra arbejde’