Tilføj dokumentation til din arbejdsseddel

Dokumentér dit arbejde
Sådan uploader du dokumentation
Vis dokumentation på app
Vil dokumentet ikke åbne, når du trykker på det under din dokumentation på arbejdssedlen?
Lås dokumentation til administrationen
Rediger navn på mappe
Download din dokumentation
Ret eller slet filer

Dokumentér dit arbejde

Har du taget billeder, video eller anden dokumentation, kan du med fordel uploade det til din arbejdsseddel.

Tilknyttede medarbejdere har mulighed for at uploade dokumentationsfiler direkte via app’en, mens de arbejder på opgaven. Ligeledes kan dokumentationen tilføjes fra computeren.

Under afsnittet ‘dokumentation’ har du et overblik over dokumenter, tegninger, fotos m.v. som ligger på sagen. Her vil du også se mappe struktur, hvis der er blevet oprettet mapper til diverse dokumenter.

NB! Hvis du har behov for at se din billededokumentation i et endnu større format skal du blot klikke på billedet, og derefter åbnes et vindue, hvor du nu får mulighed for at zoome.

Et eksempel på dokumentation til et klimaanlæg: Virksomheden kan have skaffet en elektronisk vejledning til det pågældende anlæg og vedhæftet denne til ordren. På den måde har medarbejderne vejledningen ved hånden (via Minuba app’en) når de skal montere klimaanlægget.

Et andet eksempel på dokumentation kan være billeder, som medarbejderne tager undervejs for at dokumentere at arbejdet er udført korrekt.

NB! Har du brug for at vedhæfte dokumentation til en afsluttet ordre, kan dette gøres fra en faktura der er tilknyttet ordren. Du går ind på fakturaen, og klikker på ’faktura’ øverst. Her vælger du ’Tilføj dokumentation’.

Sådan uploader du dokumentation

Du tilføjer dokumentation ved at klikke på “Tilføj dokumentation”. Du får en boks frem, hvor du har mulighed for at vælge avanceret eller simpel.

I den simple udgave kan du trække og slippe en fil fra din computer ind i det stiplet område for at tilføje dokumentationen, eller du kan klikke for at vælge filen gennem stifinder på din computer.

I den avancerede udgave vælger du den fil der skal uploades, og her har du også mulighed for at skrive en beskrivelse, vælge en mappe og låse dokumentet så det kun er synligt for medarbejdere med fakturerings rettigheder.

Lav en mappestruktur for din dokumentation

Du kan danne en mappestruktur for dine uploadet filer. Når du har valgt dine filer, klikker du på ‘flyt’-knappen oppe i toppen af ‘Dokumentation’ afsnittet. På knappen er også angivet, hvor mange filer du flytter.

Du kan nu vælge mellem eksisterende mapper eller oprette en ny.

Søg i din dokumentation

Du har mulighed for at søge i dokumentationen i feltet ovenover listen.

Her kan du søge efter:

Filnavne
Beskrivelse
Foldernavne
Og også efter navnet på den bruger, som har uploadet filen/billedet mv.

Når du søger efter noget dokumentation så vil det antal af filer som matcher dit søgekriterie blive vist oppe i hjørnet af en mappe så du nemt kan finde dokumentation der befinder sig i forskellige mapper.

Vis dokumentation på app

Når du går ind på en ordre, skal du åbne højre sidemenu og vælge “Dokumentation”. Her kan du se listen over dokumentation på ordren.

Hvis der er lagt billeder ind som dokumentation, kan du trykke på det enkelte billede for at få det vist i appen.

På billedet kan du swipe til højre eller venstre, for at få vist forrige eller næste billede. Du lukker billedviseren ved at klikke ved siden af billedet eller på krydset øverst til højre.

Vil dokumentet ikke åbne, når du trykker på det under din dokumentation på arbejdssedlen?

Så kan årsagen være, at der har sneget sit et punktum ind i filnavnet.

Hvis det er tilfældet, så kan Windows ikke finde ud af, hvad det er for en filtype.

Normalt vil det som står efter punktummet, nemlig definere filtypen fx .PDF og derfor åbne den i et program på computeren, som kan læse PDF.

For at løse dette, skal du derfor omdøbe filen, fjerne punktummet og evt. skrive .PDF i slutningen af filnavnet, hvis der altså er tale om et PDF-dokument.

Lås dokumentation til administrationen

Det er muligt at begrænse dokumentation (f.eks, billede eller PDF) til kun at være synlig, hvis man er administrator eller har fakturerings rettigheder.

Du kan gøre det ved at klikke på rediger (blyant-ikon) på dokumentationen eller når du uploader ny dokumentation og vælger avanceret.

Her vil der være et flueben, som du kan vinge af, hvis du har rettighederne til det.

Efterfølgende vil dokumentationen kun være synlig for brugere, som er administrator eller har fakturerings rettigheder.

Filen vil have en hængelås, som markerer at den er låst.

Desuden, kan man ændre ”synligheden” af alle, eller flere filer på en gang, ved at markere dem og klikke på ”rediger flere” knappen.

Rediger navn på mappe

Det er muligt at ændre navnet på en eksisterende mappe ved at klikke på rediger (blyant-ikon) på mappen.

Download din dokumentation

Når der er tilføjet dokumentation til Minuba er det også muligt at downloade dine filer ned på computeren, tablet eller smartphone i en zip-fil.

Du vælger hvilke filer du gerne vil downloade ved at sætte et flueben ude til venstre for dokumentationen. Du kan vinge flere af samtidig, eller en hel mappe.

Når du har valgt de filer du vil hente, klikker du på “Download”. Knappen viser dig, hvor mange filer du er ved at downloade.

Når du klikker på download får du en samlet pakke med alle dokumenterne i én zip fil. Zip filer skal udpakkes først, før du kan få vist indholdet. Du kan højreklikke på zip filen og vælge ‘Udpak alle’.

Ret eller slet filer

På hver linje under ‘dokumentation’ har du mulighed for at redigerer (blyant-ikonet) og slette (skraldespands-ikonet) dokumentationen.

Filer slettes ved et tryk på skraldepanden, og en dialog vil åbne for at bekræfte dit valg af sletning.

Filer rettes ved et klik på blyanten og en dialog vil åbne, hvor navn og beskrivelse kan ændres. Det er også muligt at vælge / oprette en mappe til filen, eller låse filen af til Administration.

Forrige artikel: ‘Tilbud og ordrebekræftelse’

Næste artikel: ‘Materialeregistrering og Kalkulation’

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.