Dokumentation | Tilføj let dokumentation til din arbejdssedel

Tilføj dokumentation til din arbejdsseddel


Dokumentér dit arbejde

Har du taget billeder, video eller anden dokumentation, kan du med fordel uploade det til din arbejdsseddel.

Tilknyttede medarbejdere har mulighed for at uploade dokumentationsfiler direkte via app’en, mens de arbejder på opgaven. Ligeledes kan dokumentationen tilføjes fra computeren.

Under afsnittet ‘dokumentation’ har du et overblik over dokumenter, tegninger, fotos m.v. som ligger på sagen. Her vil du også se mappe struktur, hvis der er blevet oprettet mapper til diverse dokumenter.

 

Et eksempel på dokumentation til et klimaanlæg: Virksomheden kan have skaffet en elektronisk vejledning til det pågældende anlæg og vedhæftet denne til ordren. På den måde har medarbejderne vejledningen ved hånden (via Minuba app’en) når de skal montere klimaanlægget.

Et andet eksempel på dokumentation kan være billeder, som medarbejderne tager undervejs for at dokumentere at arbejdet er udført korrekt.

NB! Har du brug for at vedhæfte dokumentation til en afsluttet ordre, kan dette gøres fra en faktura der er tilknyttet ordren. Du går ind på fakturaen, og klikker på ’faktura’ øverst. Her vælger du ’Tilføj dokumentation’.


Sådan uploader du dokumentation

Du tilføjer dokumentation ved at klikke på “Tilføj dokumentation”. Du får en boks frem, hvor du har mulighed for at vælge avanceret eller simpel.

I den simple udgave kan du trække og slippe en fil fra din computer ind i det stiplet område for at tilføje dokumentationen, eller du kan klikke for at vælge filen gennem stifinder på din computer.

I den avancerede udgave vælger du den fil der skal uploades, og her har du også mulighed for at skrive en beskrivelse, vælge en mappe og låse dokumentet så det kun er synligt for medarbejdere med fakturerings rettigheder.

Tilføj dokumentation

Lav en mappe struktur for din dokumentation

Du kan danne en mappestruktur for dine uploadet filer. Når du har valgt dine filer, klikker du på ‘flyt’-knappen oppe i toppen af ‘Dokumentation’ afsnittet. På knappen er også angivet, hvor mange filer du flytter.

Du kan nu vælge mellem eksisterende mapper eller oprette en ny.

Mappe struktur for dokumentation

 

Vil dokumentet ikke åbne, når du trykker på det under din dokumentation på arbejdssedlen?

Så kan årsagen være, at der har sneget sit et punktum ind i filnavnet.

Hvis det er tilfældet, så kan Windows ikke finde ud af, hvad det er for en filtype.

Normalt vil det som står efter punktummet, nemlig definere filtypen fx .PDF og derfor åbne den i et program på computeren, som kan læse PDF.

For at løse dette, skal du derfor omdøbe filen, fjerne punktummet og evt. skrive .PDF i slutningen af filnavnet, hvis der altså er tale om et PDF-dokument.

 


Lås dokumentation til administrationen

Det er muligt at begrænse dokumentation (f.eks, billede eller PDF) til kun at være synlig, hvis man er administrator eller har fakturerings rettigheder.

Du kan gøre det ved at klikke på rediger (blyant-ikon) på dokumentationen eller når du uploader ny dokumentation og vælger avanceret.

Her vil der være et flueben, som du kan vinge af, hvis du har rettighederne til det.

Lås dokumentation til administrationen

 

Efterfølgende vil dokumentationen kun være synlig for brugere, som er administrator eller har fakturerings rettigheder.

Filen vil have en hængelås, som markerer at den er låst.

Dokumentation billede


Download din dokumentation

Når der er tilføjet dokumentation til Minuba er det også muligt at downloade dine filer ned på computeren, tablet eller smartphone i en zip-fil.

Du vælger hvilke filer du gerne vil downloade ved at sætte et flueben ude til venstre for dokumentationen. Du kan vinge flere af samtidig, eller en hel mappe.

 

Når du har valgt de filer du vil hente, klikker du på “Download”. Knappen viser dig, hvor mange filer du er ved at downloade.

 

Når du klikker på download får du en samlet pakke med alle dokumenterne i én zip fil. Zip filer skal udpakkes først, før du kan få vist indholdet. Du kan højreklikke på zip filen og vælge ‘Udpak alle’.


Ret eller slet filer

På hvad linje under ‘dokumentation’ har du mulighed for at redigerer (blyant-ikonet) og slette (skraldespands-ikonet) dokumentationen.

Filer slettes ved et tryk på skraldepanden, og en dialog vil åbne for at bekræfte dit valg af sletning.

Filer rettes ved et klik på blyanten og en dialog vil åbne, hvor navn og beskrivelse kan ændres. Det er også muligt at vælge / oprette en mappe til filen, eller låse filen af til Administration.


Gå til næste artikel: ‘Kalkulation og materialeregistrering’

Gå til forrige artikel: ‘Tilbud og ordrebekræftelse’