DataLøn integration | Øverfør dine timesedler fra Minuba

Opsæt integrationen til DataLøn


 

Opsætning af indstillinger i din DataLøn integration

For at komme i gang med DataLøn, skal du først aktivere integrationen.
Dette gør du ved at gå i ´Tandhjulet ´og vælge ‘Administration’ og derefter ‘Lønsystem’ under ‘Tilvalgsmoduler’.

Her vælger du DataLøn og klikker på ‘Gem’.

Aktiver Dataløn integration

Når du har valgt DataLøn i dropdown-menuen (som vist ovenfor) får du nu følgende dialog frem.

Indstillinger i Dataløn integration

Du skal nu indtaste din API-kode til DataLøn.

API-koden får du ved at logge på DataLøn og vælge ”Opsætning” -> ”Integration til andre systemer”. Her finder du Minuba og klikker på ”Administrer”. Her ligger en API-kode, som du kopierer over i Minuba.

Dataløn integration API

Du skal også indtaste den dato, du ønsker at starte dine automatiske overførsler fra. Dette er den første dag der skal indeholdes i din lønberegning, dvs. den dato du vil starte med at eksportere lønoplysningerne fra.

NB! Husk at klikke på ‘gem’, når du har udfyldt felterne.


 

Lønnummer på dine medarbejdere

For at dine medarbejderes løn skal kunne eksporteres, er det vigtigt at feltet ‘Lønnummer’ er udfyldt under medarbejderes brugerindstillinger. Du finder feltet under Administration -> Brugere -> Redigér bruger -> Brugeroplysninger.
Lønnummeret skal være numerisk, og det skal være oprettet i DataLøn (lønnummeret skal matche med det angivne lønnummer i DataLøn).

NB! Lønnummeret er en kombination af medarbejderens løntermin og medarbejdernummer i DataLøn.

Eksempel: En medarbejder med løntermin 24 og medarbejdernummer 0019 skal angives som 24-0019.


 

Angiv en standard lønart i dine Minuba virksomhedsindstillinger

Du skal derudover angive en “Standardlønart” til eksport under ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Registreringer’.

Standard lønarten vil herefter blive brugt såfremt brugere ikke har valgt at overskrive timerne med en “Opgave”.

NB! Standardlønarten skal svare til en lønart i Dataløn. Her anbefaler vi at du benytter den der svarer til en normal arbejdstime ( typisk lønart 12)

Du skal dog kun indtaste de første to cifre, som vist med ovenstående eksempel.

Typiske lønarter kan være:

Se en samlet oversigt over Dataløns lønarter her https://dataloen.bluegarden.dk/loendele


 

Opret eller rediger arbejdstidstyper i Minuba

De arbejdstidstyper der anvendes til at registrere timer med, skal stemme overens med de lønarter, som er oprettet i DataLøn.

Du kan se/redigere dine arbejdstidstyper under ‘Administration’ -> ‘Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper’.

 

Arbejdstidstyper

Vær opmærksom på at nummeret på en arbejdstidstype kun kan benyttes en gang. Så har du opgaver der peger ned på den samme lønart i Dataløn skal du benytte feltet: Lønkode, på disse opgaver.

Har du behov for at oprette flere arbejdstidstyper, gøres dette ved at klikke på ”opret ny” i øverste højre hjørne.

 

Tillæg, Diæter og fraværstyper.

Disse skrives med lønarten fra Dataløn, i feltet ”Typekode”. Her skal du være opmærksom på at Lønarten/ typekoden kun kan benyttes en gang.

Har du behov for at oprette flere tillægs eller fraværstyper, gøres dette ved at klikke på ” opret ny” i øverste højre hjørne.

Har du mange forskellige arbejdstidstyper anbefaler vi at du opretter ” Medarbejdertyper”, så det bliver mere overskueligt for den enkelte medarbejder at registrere deres opgave.

Ydermere kan du sikre at medarbejderen noterer den korrekte opgave/ arbejdstidstype, ved at sætte dine virksomhedsindstillinger til ” Tvungen opgave ved tidsregistrering”.

Dette gøres ved at trykke på ‘Tandhjulet’ -> ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Registreringer’ og marker i boksen ”’Tvungen opgave ved tidsregistrering’.


 

Afdelinger – har du flere forskellige lønterminer.

Har du både 14 dagslønnede og månedslønnede, skal du adskille disse ved at oprette afdelinger til hver type.

Dette gøres ved at trykke på ‘Tandhjulet’ -> ‘Administration’ -> ‘Afdelinger’ og klik på ‘Opret ny’.

Vælg ‘Tilføj ny afdeling’ og herefter kan du fordele medarbejderne i den rette afdeling.


 

Timeoplysningerne til eksport

Der er nu forbindelse til DataLøn og din Minuba er sat op til at kunne eksportere dine medarbejderes timer.
Du danner disse ved at gå i ‘Tandhjulet’ -> ‘Timesedler’.

Du angiver de datoer der dækker din lønperiode, og om den skal dække alle medarbejdere, eller enkelte afdelinger.

NB! Når du skal køre løn, er det vigtigt at alle timer er afleveret og at alle timerne er godkendt for den valgte periode – på de medarbejdere eller afdelinger, der skal køres løn for.

Det vil sige, at hvis du fx skal køre løn for en periode frem til i dag, er det vigtigt at godkendelsen er fra i dag.
– Godkendelsen skal altså være for den periode du kører løn frem til.

 

Eksportér dine medarbejderes timer.

For at eksportere timeoplysningerne til DataLøn trykker du på ‘Eksporter timer’, som du kan se på ovenstående billede.

Herefter får du mulighed for at vælge afdeling, hvis nødvendigt, og derefter trykker du på ‘OK’.

Så vil timerne og fordelingen på lønarterne blive overført til DataLøn på den enkelte medarbejder.

Hvis eksporten slår fejl

Hvis der er fejl i de oplysninger der skal overføres, bliver der ikke overført noget til DataLøn. Først når hele indholdet i overførslen er godkendt bliver den egentlige overførsel gennemført.

Derfor skal du ikke bekymre dig om delvise overførsler. Enten kommer alt igennem, eller også kommer der ingenting.


 

Importer til Dataløn

Når overførslen er gået godt, går du derefter i DataLøn og åbner en ny lønindberetning.

Når denne kommer frem vælger du ” importer” i nederste højre hjørne.

Dataløn integration: Importer i DataLøn

Herefter kommer nedenstående boks frem. Her skal du vælge ” Registreringer fra andet system” og trykke fortsæt.

Dataløn integration: Importer i DataLøn

Perioden for importen sættes og når du har trykket ” fortsæt” vil dataløn nu vise, hvor mange løndele der er overført og du kan enten vælge at se rapporten inden du downloader den eller du kan downloade den direkte.

Dataløn integration: Importer i DataLøn


Forrige artikel: ‘Overfør timesedler til DanlønNæste artikel: ‘Opsætning integrationen til EG Lønservice