- /
- /
Brug e-conomic og Minuba sammen
- Opsætning i e-conomic til faktura eksportering
- Opsætning af e-conomic i Minuba
- Sådan virker import og eksport af data mellem Minuba og e-conomic
- Eksport fejl – faktura nummer findes allerede i e-conomic
Når du har aktiveret din integration til at udveksle data mellem e-conomic og Minuba, får du mulighed for at eksportere dine salgs- og købsfakturaer automatisk. Du vil også kunne overføre dit kundekartotek, så du holder det opdateret i begge systemer.
Fordelen ved faktura eksport er, at alle fakturaer automatisk bliver bogført på kunden og ligger som en åben postering, som du kan udligne i E-conomic.
NB! Fakturaer bliver eksporteret fra Minuba samtidig med at fakturaen godkendes.
Opsætning i e-conomic til faktura eksportering
Du skal starte med at logge ind i din e-conomic for at oprette standardvare, varegrupper og en betalingsbetingelse. Når du har oprette disse ting kan du fortsætte med opsætningen i Minuba.
Opret ny ‘Betalingsbetingelse’ med typen forfaldsdato
Når der sendes en faktura fra Minuba til e-conomic skal der videregives en forfaldsdato. Dette er kun muligt, hvis der eksisterer en betalingsbetingelse af typen forfaldsdato i E-conomic.
Klik på ‘Salg‘ (i menuen) -> ‘Opsætning‘ (i sidemenuen) -> ‘Betalingsbetingelse‘.
Her skal du oprette en ny betalingsbetingelse, hvor du vælge ‘Forfaldsdato’ i type og giver den et passende navn f.eks. “Minuba Forfaldsdato”.
Tryk på ‘Gem’.
Opret varegrupper og standardvare for fakturalinjer med og uden moms
Når der sendes fakturalinjer til e-conomic vil den lede efter et tilsvarende varenummer under vareliste i e-conomic. Hvis ikke der findes et match, vil den bruge standardvarenummer til at udregne momsen. Derfor skal der oprettes to varegrupper og to varenumre – én med moms og én uden moms.
Opret 2 varegrupper:
Klik på ‘Salg‘ (i menuen) -> ‘Varer‘ (i sidemenuen) -> ‘Varegrupper‘.
Opret to nye varegrupper, en kaldet “Varegruppe med moms” og den anden “Varegruppe uden moms”, hvor du udfylder nummer, navn, momskonto for både indland og EU.
Opret 2 varer:
Klik på ‘Salg‘ (i menuen) -> ‘Varer‘ (i sidemenuen) -> ‘Vare‘.
Opret to nye varer, en kaldet “Standardvare med moms” og den anden “Standardvare uden moms”, hvor du udfylder nummer, navn og varegruppe.
Forslag til varenummer:
Nummer for standardvare med moms = 9998
Nummer for standardvare uden moms = 9999
NB! Varenummer skal være et tal, som du ikke bruger eller som kan komme fra en af dine leverandører.
Opsætning af e-conomic i Minuba
Vi anbefaler at du laver e-conomic opsætningen før at du laver opsætningen i Minuba. Har du endnu ikke gjort det, kan du læse afsnittet ovenover.
I Minuba kan du fortsætte opsætningen af integrationen til e-conomic.
Klik Tandhjulet -> Administration -> Integrationsmodul til økonomisystem -> Vælg økonomisystem -> Her vælger du e-conomic og trykker på ‘Gem’.
Du bliver bedt om at tilføje e-conomic app til Minuba. Klik på ‘Tilføj app’.
Du kan nu begynde at indtaste dine indstillinger. Ført skal du vælge om dine faktura skal eksporteres som “Faktura” eller “Finansbilag“.
Eksporter salgsfaktura som “Faktura”
Vi anbefaler at du eksporterer dine salgsfaktura som “Faktura”, hvis du har en FI-aftale med din bank og bruger den aktivt. Hvis du vælger at eksportere din salgsfaktura som faktura, vil Minuba matche varenumrene med e-conomic.
NB! Hvis ikke der findes et match på varenummer, vil den bruge standardvarenummer til at udregne momsen.
Når du har valgt at salgsfakturaen skal eksporteres som “Faktura” vil du få vist flere felter, som du skal udfylde.
Under ‘Betalingsbetingelser for fakturaer’ vælger du den forfaldsdato, som du har oprettet i e-conomic – i dette tilfælde bruges “Minuba forfaldsdato”.
Under ‘Nr på standvare for fakturalinjer med/uden moms’ angiver du de varenumre, som du har oprettet i e-conomic. I dette tilfælde bruges varenummer 9998 (med moms) og varenummer 9999 (uden moms).
Vælg hvor lang betalingsfristen skal være for nye kunder under ‘Betalingsbetingelser for nye kunder’.
Tryk ‘Gem’ og der vil nu været oprettet integrationen mellem din Minuba og e-conomic.
Eksporter salgsfaktura som “Finansbilag”
Vælger du at eksportere dine salgsfaktura som “Finansbilag”, vil du få dit bilag overført med en standardkonto, hvorefter du kan tjekke og redigere kontoen og bilaget inden du bogfører.
Du får ikke de enkelte varelinjer eksporteret, men blot fakturaens totalbeløb.
Overførsel af betalingsinformationer
Minuba kan overføre følgende typer af betalingsinformationer til e-conomic: FIK (71, 73, 75), GIRO (04) og bankoverførsel (DK:BANK).
Eksport af rykker til e-conomic
Du kan få eksporteret dine rykkere som finansbilag til en kassekladde i e-conomic. Pga. begrænsninger i e-conomics API er det ikke muligt at få dem eksporteret til rykkermodulet. Når du aktivere eksport af rykkere, så vil alle fremtidige rykkere blive eksporteret.
Du skal vælge:
- Hvilken kassekladde rykkerne skal overføres til
- Hvilken modkonto gebyr skal overføres til
- Hvilken modkonto renter skal overføres til.
Hvis en rykker bliver afvist, vil der blive oprettet en modpostering i kassekladden.
Eksport af leverandør faktura
Du kan også eksporterer dine købsfaktura fra dine leverandører. Købsfaktura bliver eksporteret fra Minuba når du godkender fakturaen under ‘Indkøb’ menuen.
Husk at tage stilling til hvordan du vil have oprettet dine leverandører i e-conomic, og hvordan/om du vil bruge betalingsbetingelserne fra indkøbsfakturaen når du eksporterer.
Du skal vælge følgende:
- Kassekladde for købsfakturaer
- Kreditorgruppe for nye kreditorer
- En kreditor momskonto
- En modkonto for købsfakturaer
- En modkonto for købsfakturaer, som ikke er ordrerelateret
- Vælge hvordan leverandøren skal eksporteres
Hvis du vælger at leverandører automatisk oprettes ud fra CVR, vil Minuba søge om CVR-nummer allerede findes i e-conomic. Hvis ikke, så oprettes en leverandør med tilsvarende CVR-nummer.
Hvis du vælger at manuelt søge blandt dine leverandører i e-conomic, vil der komme en pop-up frem, hvor du kan vælge den leverandør, som skal være kreditor på købsfaktura. Den vil huske dit valg, så du skal kun gøre det én gang pr. leverandør.
Sådan virker import og eksport af data mellem Minuba og e-conomic
Når du har sat integrationen op mellem Minuba og e-conomic kan du importere og eksportere data.
Du kan eksportere:
- Salgsfaktura
- Rykker
- Købsfaktura
- Kunder
Du kan importere:
- Kunder
- Betalinger
Sådan eksporterer du fra Minuba
Når du skal eksportere data til e-conomic sker det samtidig med, at du godkender en faktura.
Salgsfaktura til dine kunder starter som en kladde. Når denne godkendes, og dermed danner et faktura nummer, bliver fakturaen eksporteret automatisk til e-conomic.
Rykkere på dine salgsfakturaer starter som en kladde. Når denne godkendes, og dermed danner et rykker nummer, bliver rykkeren eksporteret automatisk til e-conomic.
Købsfaktura fra dine leverandører lander under ‘Indkomne faktura’ i menuen ‘Indkøb. Her skal du godkende fakturaen, hvorefter fakturaen eksporteret automatisk til e-conomic.
Kunde informationer bliver eksporteret sammen med salgsfakturaen til kunden. Dvs. når du ændrer f.eks. adressen, så vil denne ændring automatisk blive eksporteret til e-conomic når du godkender fakturaen.
Sådan importerer du fra e-conomic
Import af data sker ikke automatisk, men når du vælger at importere data.
Kundelisten kan importeres til Minuba, så du slipper for at oprette dine kunder manuelt. Eksisterer kundenummer i forvejen vil kunden bliver opdateret med inforormationerne fra e-conomic.
Klik på Tandhjulet -> Kunder -> Import/Eksport -> Importer kunder fra e-conomic.
Betalinger på fakturaene kan importeres, så dine faktura i Minuba også bliver udlignet. Dermed slipper du for manuelt at skulle afstemme dine fakturaer i Minuba.
Fakturaene vil matche på fakturanummer og udligne fakturaen i Minuba. Dette gælder både for del-betalinger og fulde betalinger.
Klik på Fakturering -> Import / eksport -> Importer betalinger fra økonomisystem.
Eksport fejl – faktura nummer findes allerede i e-conomic
Der kan være flere årsager til, at fakturaen ikke kan eksporteres til e-conomic. Den mest typiske årsag er, at der allerede findes en faktura i e-conomic med samme fakturanummer.
Får du fejlmeddelelse om, at fakturanummeret allerede findes i e-conomic, skal du kontrollere, om fakturanummeret allerede findes i e-conomic. For at kunne foretage denne kontrol, har du naturligvis brug for at vide, hvilket faktura nummer det drejer sig om. Det finder du ud af ved at gøre følgende:
- Stå på menuen ”Fakturering”
- Klik på ”Import/Eksport”
- Klik på ”Eksporter fakturafiler”
I den efterfølgende dialogboks gør du følgende:
- Vælg ‘Excel (semikolonsepareret)’
- Sæt flueben i ‘Kun posteringer, der ikke tidligere er eksporteret’
- Lad datofelterne være blanke
- Klik ”OK”
Når du har klikket OK til at eksportere fakturafiler, skal du først downloade CSV -filen, men endnu ikke klikke OK i nedenstående boks.
Åbn din CSV fil og noter dig, hvilke fakturanumre, som ikke er blevet eksporteret til e-conomic.
Kontroller herefter i e-conomic, om fakturanummeret / numrene allerede findes her.
Hvis fakturanummeret allerede findes OG den er identisk med fakturaen i Minuba.
Gå tilbage til Minuba til dialogboksen, som fremkom samtidig med din Excel fil og sæt flueben udfor ”Markér fakturaerne som eksporteret”
Hvis fakturanummeret allerede findes, men IKKE er identisk med fakturaen i Minuba.
- Kontroller først om det er en længere nummerserie der allerede findes i e-conomic for at undgå at danne flere konfliktende fakturanumre.
- Sidst benyttede fakturanummer finder du i e-conomic, under tandhjulet i øverste højre hjørne -> ‘alle indstillinger’, vælg ’kategorier og enheder’ -> ’nummerserie’
- Notér sidst anvendte fakturanummer i e-conomic og sammenhold det med fakturanummer serien i Minuba. Dette gøres via Tandhjulet-> Virksomhedsindstillinger -> Serienumre.
- I Minuba: Slå integrationen fra til e-conomic. Dette gøres via Tandhjulet-> Administration -> Under tilvalgsmoduler: Integrationsmodul til økonomisystem -> Klik på ’Slå modul fra’.
- Krediter den, eller de, fakturaer der er problemer med.
- Marker de konfliktende fakturanumre, og de tilhørende kreditnotaer som eksporteret, så Minuba ikke bliver ved at prøve at eksportere dem. Det gør du således:
- Klik på ”Import/Eksport”
- Klik på ”Eksporter fakturafiler”
- Vælg ‘Excel (semikolonsepareret)’
- Sæt flueben i ‘Kun posteringer, der ikke tidligere er eksporteret’
- Lad datofelterne være blanke
- Klik ”OK”
Når du har klikket OK til at eksportere fakturafiler, fremkommer følgende dialogboks, hvor du sætter flueben udfor ”Markér fakturaerne som eksporteret”.
- Gå i Tandhjulet -> Virksomhedsindstillinger -> Serienumre og vælg et nyt startnummer for din fakturanummerserie, som ikke konflikter med e-conomic.
- Slå integrationen til e-conomic til igen, ved at gå i Tandhjulet-> Administration -> Integrationsmodul til økonomisystem -> Vælg e-conomic og klik på ’Gem’.
- Vend den eller de kreditnotaer du netop har lavet til ny faktura.
Hvis det stadig ikke lykkes, så ring til supporten på tlf.: 7070 2037 for hjælp til integrationen mellem e-conomic og Minuba.
| Forrige artikel: ‘Opsæt integrationen til Proløn‘ | Næste artikel: ‘Brug C5 sammen med Minuba‘ |