C5 integration | Sådan integrerer du C5 og Minuba

Brug C5 sammen med Minuba

Standard versionen af C5 integrationen leveres i en udviklingslag – BUS. Integrationen benytter sig
IKKE af specielle tabeller, da integrationen udelukkende benytter standard C5 tabeller. Integrationen er bygget til C5 version 4.4.2.x.

Eneste krav til C5 applikationen er således et frit udviklingslag. Se i øvrigt ”Tips og Tricks” sidst i
dokumentet.

Såfremt der ønskes mulighed for visning af fakturabilag (PDF) i Minuba direkte fra f.eks.
finanskladden eller debitor-/kreditor poster, er det dog nødvendigt at oprette en tabel hertil. Det
betyder således, at der tillige skal rådes over modulet Basisudvikling. Implementering heraf er ikke
indeholdt i prisen for standard integrationen.

 

Modulet ”Minuba” kaldes via Generelt/Dagligt.

Alle funktioner er samlet under dette menupunkt.

Skærmbilledet, der vises når menuen aktiveres, er selve opsætningsbilledet.

 

Inden integrationen tages i brug, er det vigtigt at få defineret metodik for integrationen. Her vil det være naturligt at have konsulenten fra Minuba på sidelinjen, således at begge systemer ”taler samme sprog”.

Eksport sti – Her angives sti/mappe, hvor datafilerne fra C5 skal placeres.

Import sti – Her angives sti/mappe, hvor datafilerne fra Minuba skal indlæses fra.

Std Kunde – I forbindelse med oprettelse af nye kunder fra Minuba, kan der angives en såkaldt standard-kunde, som vil være udgangspunktet for oprettelse af nye kunder fra Minuba. Funktionaliteten er stort set den samme som for ”Standard debitor funktionaliteten” i C5.

Std Vare – I forbindelse med oprettelse af nye varer fra Minuba, kan der her angives en såkaldt standard vare, som vil være udgangspunktet for oprettelse af nye varer fra Minuba.

Std Projektgruppe – Projekt gruppe der tildeles ved oprettelse af nye projekter fra Minuba.

Std Ansvarlig – Er der ikke angivet en ansvarlig i Minuba, stemples denne medarbejder som ansvarlig ved oprettelse i C5.

Std Art – Art, der tildeles hvis ikke der er angivet en art i dataene fra Minuba.

Tvungen art på salg – Markering af, hvorvidt der er en tvungen salgs art.

Tvungen salgsart – Her angives arten, hvis der er markeret i ”Tvungen art på salg”.

Std Afdeling – Benyttes afdelings dimension, kan der her angives en standard afdeling, der benyttes, såfremt der ikke er angivet afdeling i data fra Minuba.

Debitor kladde – Angiv kladdenavn på kladde med debitorposter fra Minuba.

Kreditor kladde – Angiv kladdenavn på kladde med kreditorposter fra Minuba.

Modkonto kreditor – Her angives den ønskede modkonto til kreditorfakturaer i kladden.

Backup – Indikerer hvorvidt der skal foretages backup af indlæste filer fra Minuba.

Skip Log – Markeres feltet skrives der ikke i loggen. Loggen benyttes typisk kun ved opstart.

Forsinkelse – Afmærkes dette felt, vil der blive lagt forsinkelse ind mellem hver filskrivning/-læsning. Kan være formålstjenlig på sløve systemer.

 

Synkroniser til Minuba

Debitorer – Markering af hvorvidt debitorer ønskes synkroniseret til Minuba.

Projektposter – Markering af hvorvidt projektposter ønskes synkroniseret til Minuba. Der synkroniseres de projektposter, der ligger inden for perioden: Dags dato – LookBack.

Look Back – Den gamle look back funktion er erstattet med styring af afsendte projektposter via transaktionsnummeret. Feltet er derfor fjernet. Fra version 11 sendes de poster, der er oprettet siden sidste synkronisering.

Sync Betaling – Skal betalingsposter på debitorer synkroniseres. NB! Betingelser med Løbende måned skal i koden være angivet med Lb+dage i koden.

Sync Lager – Skal lagerkartoteket synkroniseres til Minuba – der synkroniseres udelukkende varer af typen ”Vare”.

Marker varer – Skal der sorteres på afmærket felt til Minuba synkronisering på lagerkortet. Ved markering af dette felt synkroniseres kun de varer, der er markeret til synkronisering (DEL_UserLock).

Sync Ydelser – Markeres dette felt kan tillige ydelser blive synkroniseret.

Sync Styklister – Markeres dette felt kan tillige styklister blive synkroniseret.

Sync Opgaver – Markeres dette felt vil Ordrer eller Projekter (afhængig af opsætning), hvis første karakter i gruppen = * blive transmitteret til Minuba.

Projekter – Markeres dette felt synkroniseres Projekter – alternativt Ordrer.

Når opgaver synkroniseres, er der lagt en metodik ind på hhv. ordre- og projektgrupper, der giver mulighed for at styre hvilke grupper, der ønskes synkroniseret. Dette angives med en foranstillet * i selve gruppenavnet. Derudover skal Ordren/Projektet være aktivt.

En opgave – Ordre eller Projekt – synkroniseres så længe status = Aktiv.

 

Synkroniser fra Minuba

Opret kunde – Skal nye kunder fra Minuba oprettes i C5.

Opdater kunde – Skal eksisterende kunder opdateres (Navn) ved indlæsning fra Minuba.

Sync timer – Skal timer poster synkroniseres til C5 projektkladde.

Ansvarlig timer – Er der ikke angivet en ansvarlig på time-posterne fra Minuba, stemples denne person ved indlæsning til C5.

Sync materialer – Skal materiale poster synkroniseres til C5 projektkladde.

Opret nye varer – Markeres feltet vil nye varer fra Minuba blive oprettet i C5 – med udgangspunkt i Std Vare.

Lagerstyring – Markering for om lagerstyring ønskes i C5. Hvis feltet er markeret, vil vareforbrug fra Minuba – der IKKE er indkøbt i Minuba – blive registreret i lagerkladden angivet i ”Lagerkladde” som varesalg.

Lagerkladde – Her angives hvilken lagerkladde, der ønskes anvendt til varesalgs poster i forbindelse med Lagerstyring.

Opret projekt – C5 projekter oprettes i takt med at opgaverne indlæses fra Minuba. Der kan enten vælges projekt eller ordre.

Opret ordre – C5 ordrer oprettes i takt med at opgaverne indlæses fra Minuba. Der kan enten vælges ordre eller projekt.

Faktura2Finans – Markeres dette felt, vil fakturaposter blive synkroniseret til Finanskladden. Markeres feltet ikke synkroniseres til Projekt og Projektlinjer eller ordre og ordrelinjer – hvorfra der efterfølgende kan faktureres. Feltet kan ikke markeres, hvis der er markeret for ordre.

Bilag=Faktura – Markeres dette felt stemples bilagsnummeret med fakturanummeret fra Minuba. Virker kun på debitor faktura linjer i finanskladden.

Kladdelinje notat – Markeres dette felt vil der på debitor fakturaposterne i finanskladden tillige blive oprettet et notat indeholdende opgavenummer, beskrivelse og referencenummer (Deres ref). Noten overføres til debitorposten ved bogføring.

Arb beskrivelse – Her tages stilling til om Arbejdsbeskrivelsen skal indlæses til C5’s Ordre/Projekt notat. NB! Opgavenavnet skrives altid i første linje note. Markeres feltet vil Arbejdsbeskrivelsen blive indsat på næste linjer.
Bemærk: C5 har et max på 254 karakterer i noteteksten.

 

Varestyret omsætning – Markeres dette felt sammen med Faktura2Finans, vil debitor faktura postens modkonti blive fundet via varenummeret på fakturaen. Markeres feltet ikke benyttes debitorens gruppeopsætning ”Omsætning” som modkonto.

Lagerstyring – Markeres dette felt, vil vareregistreringer fra Minuba – der IKKE er forbundet med et Minuba indkøb – blive registreret i C5’s dertil udpegede lagerkladde. Kladdelinjerne vil blive stemples som varesalg, således at de efterfølgende vil indgå i f.eks. salgsstatistikker på lagerposter.

Lagerkladde – Her angives kladdenavnet der ønskes benyttet til ”Lagerstyring”. Kladden skal bogføres manuelt.

 

Lokalmenuen

Via lokalmenuen ligger rutiner til:

  • C5 data synkroniseres til Minuba.
  • Data fra Minuba downloades
  • Downloadede data fra Minuba indlæses til C5
  • Minuba licens kode indlæses.
  • Leverandør modkonti
  • Projekt Modkonti
  • Projektpost Transaktion

Sync C5 data til Minuba

Når menupunktet aktiveres vises ovenstående billede, der viser hvilke data, der kan/ønskes synkroniseret. Afmærk de punkter, du ønsker at synkronisere.

Mht. betalinger kan det nævnes, at der normalt kun udlæses nye betalingsposter siden sidste synkronisering. Ønsker du af en eller anden årsag at genudlæse betalingsposter, så markeres dette felt. Minuba styrer om en betalingspost tidligere er blevet indlæst eller ej – derfor kan du roligt sende de samme betalingsposter flere gange.

Såfremt feltet Opgaver er markeret, vil Ordrer eller Projekter blive synkroniseret. De afmærkede felter huskes til næste gang, der foretages synkronisering.

 

Afsendelse af enkelte opgaver

Fra og med version 11.18 er det muligt at sende en enkeltstående opgaver direkte fra f.eks. ordrekartoteket. Dette gøres via lokalmenuen – Egen menu. Best pratice er dog stadig, at opgaver oprettes i Minuba.

 

Download Minuba data

Dette menupunkt aktiverer transmission af data fra Minuba til C5.

Når der svares bekræftende til spørgsmålet, kobler C5 op til Minuba og henter de af Minuba frigivne data. Dataene ligger nu i mappen ToC5. Download slutter med at skrive en kontrol-fil i ToC5 mappen.

 

Indlæs downloadede data til C5

Efter Download aktiveres menupunktet til indlæsning af de hentede data til C5.

Afhængig af Minuba parametrenes opsætning, indlæses respektive data.

Denne meddelelse fortæller, at kontrol-filen ikke findes – det betyder typisk, at Download ikke er
afviklet.

 

Indlæs Minubakode

Dette menupunkt benyttes til at indlæse kunde-nøglen med Minuba licensen til C5, således at bl.a. direkte opslag fra C5 til Minuba er mulig.

 

Leverandør modkonti:

Hidtil har det været således, at modkontoen blev hentet fra Kreditorgruppen – hvis udfyldt. Alternativt indsatte integrationen den i parametrene anførte modkonto. Med denne nye funktion er det nu muligt at sætte endnu en konteringsregel op, idet der på en anført leverandør kan opsættes en default modkonto.

Ved indlæsning af leverandør fakturaer tjekkes først på kreditor gruppen, dernæst i leverandør modkonti. Findes et match i Leverandør modkonti, benyttes denne konto.

 

Projekt Modkonti:

Ved hjælp af dette punkt er det endvidere muligt at angive en speciel varekøbskonto til et specifikt projekt. Denne metodik kan f.eks. anvendes til køb af arbejdstøj og værktøj, hvor der i Minuba angives ”opgaven” til hhv. arbejdstøj og værktøj.

Når leverandør fakturaen indlæses tjekkes der på forekomst af projektnummeret i dette billede – findes et match, anvendes den anførte konto.

 

Modkonto metodikken er:

Først tages standard modkontoen fra opsætningen. Dernæst tjekkes der på om der er opsat leverandør modkonti og sidst tjekkes der på Projekt modkonti.

 

Projektpost Transaktion

Det er muligt via lokalmenuen at bestemme det transaktionsnummer, hvorfra der skal synkroniseres Projektposter til Minuba.

Denne funktion kan f.eks. benyttes, hvis der er behov for genudlæsning af projektposter til
Minuba. Der udlæses projektposter fra den anførte transaktion.


Tips og Tricks

Følgende punkter er hentet fra de erfaringer vi gør os i forbindelse med installationer hos kunder:

Vær opmærksom på at Minuba sender leverandør CVR som kontonummer på leverandørfakturaer. Der ligger en krølle i integrationen (fra og med 07.18) som kan finde kreditoren, såfremt du har udfyldt momsnummeret korrekt på dine kreditorer. Alternativt skal du ændre kontonummer på leverandører i C5 til leverandørens CVR. Dette gøres under Kreditor/Periodisk/Ændre kontonummer.

Tjek at der er overensstemmelse mellem afdelingskoder i Minuba og C5 – ellers vil der opstå bogføringsmæssige problemer.

Hvis du i C5 benytter en betalingsbetingelseskode LM for løbende måned, skal du ændre denne til LB. Debitor/Tilpasning/Betalingsbetingelser/Ændring.

Medarbejder initialer skal stemme overens mellem Minuba og C5.

 

Felter, der synkroniseres fra C5:

Debitorgruppe – Gruppe, Navn

Momskode – Momskode, Tekst

Betalingsbetingelser – Betalingskode, Tekst

Debitor – Konto, Navn, Adresse1, Adresse2, Postnr, By, Land, Gruppe, betalingsbetingelse, Attention, Telefon, Fax, Mobil, E-mail, EAN nummer, Momsnummer, Fakturakonto

Betalingsposter – Fakturanummer, Konto, Dato, BeløbVAL, Valuta, BeløbDKK, Kasserabat, Øredif, Status (Åben/Lukket)

Lager – Varenummer, Varenavn1, Varegruppe, Stregkode, Salgspris, KostprisDKK, Varenavn2, Varenavn3

Projektposter – Dato, Projekt, Varenummer, Antal, Kostbeløb, Tekst, Projekttype, Prisgruppe, Listepris(Centri), BeløbDKK

Projekter/Ordre – Oprettet, DeresRef, Konto, Navn, Søgenavn, Nummer, Arbejdsadresse (sammensat), Sælger, Levering, Note

 

Felter, der synkroniseres til C5:

Kunder – Opret – Konto, Navn, Fakturakonto, Adresse1, Adresse2, PostBy, Land, E-mail, Telefon, Attention – herudover tages udgangspunkt i standard kunden angivet i parametre.

Kunder – ret – Navn, Adresse1, Adresse2, PostBy, Land, E-mail, Telefon, Attention

Projekt – Konto, Levering1, Levering2, Levering3, Levering4, LevAttention, DeresRef, Referencenummer, Oprettet, StartDato, Sælger, Leveringsdato, Gruppe, Søgenavn, Attention, VorRef, Afdeling, (+ Centri felter)

Projektlinje – Nummer, Antal, Pris, Beløb, Tekst, Enhed, Art, Levernu, FakturaArt, Afdeling, Kostpris, Rabat, Centri: UnitListPrice, ProfitCost

Projektkladde – Nummer, Varenummer, Antal, Tekst, Enhed, Art, Pris, Kostpris, Beløb, Afdeling, Medarbejder


Forrige artikel: ‘Brug e-conomic sammen med Minuba