GDPR – kort fortalt

Alle virksomheder i EU skal overholde GDPR reglerne og det gælder selv mindre håndværks- og servicevirksomheder.

Kort sagt stiller GDPR høje krav til alle virksomheders indsamling og håndtering af data om EU-borgere.

Særligt tre ting er værd at have fokus på i forbindelse med overholdelse af GDPR:

1. Du skal have kontrol og konstant overblik over, hvor persondata gemmes samt hvor og hvordan de anvendes.
2. Din håndtering af data skal være gennemsigtig. Det betyder, at du til enhver tid skal kunne dokumentere din persondatahåndtering.
3. Du skal udarbejde datapolitikker- og processer, som kan give de personer, du gemmer data om, kontrol over deres egne data.

Du er selv ansvarlig for din virksomheds persondatapolitik. Din forretning har højst sandsynligt en række persondata lagret, bl.a. under kunder, på sager og fakturaer. Derfor er det vigtigt, at du sørger for at have en opdateret persondatapolitik til enhver tid.

Både dine medarbejdere og dine kunder skal gøres opmærksomme på, at virksomheden har opdateret sin GDPR.

Hvis du ikke opdaterer din virksomheds persondatapolitik og du således ikke lever op til lovkravene, kan du risikere at få bøder på op mod 4% af forretningens samlede årlige omsætning.

Måske tænker du, at du ikke behandler persondata, men som bruger af Minuba gør du!

• Navn
• E-mailadresse
• Lokation
• Bank-informationer
• Data fra sociale medier
• IP-adresse

• Navn
• Adresse
• Telefon
• Mobiltelefon
• E-mail
• Dokumentation
• Ansættelsesdato
• Lønudvikling
• Kurser og videreuddannelse
• Sygefraværsperioder samt årsag
• Kundedata

• Navn
• Adresse
• Telefon/Mobiltelefon
• E-mail
• Dokumentation
• Fax
• EAN

• Navn
• Attention
• Adresse
• Telefon/Mobiltelefon
• E-mail
• EAN

• Navn
• Attention
• Adresse
• Telefon
• Fax
• E-mail
• CC-e-mail
• EAN

Som nævnt tidligere, har din forretning højst sandsynligt en række persondata lagret i Minuba bl.a. under kunder, på sager og fakturaer. Derfor er det vigtigt, at du tager stilling til din behandling af data. Hvis din forretning ikke lever op til de nye lovkrav kan du risikere at få bøder på op mod 4% af forretningens samlede årlige omsætning.

Ulovlig håndtering baseres eksempelvis på, hvis du ikke har tilstrækkeligt kundesamtykke til at behandle data eller hvis du overtræder behandlingen af persondata.

Vi anbefaler din forretning at gøre følgende:

1. Kortlægge, hvilke persondata du har i din Minuba. Det giver dig både overblik over, hvor meget data du har liggende og hvordan disse data fremadrettet skal behandles for at leve op til GDPR-lovkravene.

2. Udfylde din Dataopbevaringspolitik i Minuba under Tandhjul -> ’Administration’ -> ’Dataoprydning’.  I Dataopbevaringspolitikken skal du med andre ord tage stilling til, hvor længe du vil opbevare og gemme data i din Minuba.
   I Dataopbevaringspolitikken vil du blive bedt om, ud fra følgende fire parametre, at angive det antal år, som du ønsker, at data skal opbevares i Minuba:
   1. Tilbud, ordrer, serviceaftaler, kunder og anlæg (Minimum 1 år som anbefalet*)
   2. Tilbud og ordrer med arbejdssedler, ekstra arbejde og faktura (Minimum 5 år som anbefalet*)
   3. Kvalitetssikring (Minimum 10 år som anbefalet*)
   4. Medarbejdere og timeregistreringer (Maksimum 5 år som anbefalet*)

   *Anbefalinger stammer fra Dansk lovgivning.

3. Læse Minubas datapolitikker vedrørende databehandling.

• Vi har udarbejdet en datapolitik samt defineret arbejdsprocesser for persondatabehandling
• Sikret, at Minuba-systemet lever op til sikkerhed og processer
• Etableret adgang for brugere til oprydning i egne data ved dataoprydningsværktøjet under Tandhjul < Administration < Dataoprydning
• Udarbejdet politikker for datagennemsigtighed, kontrakter samt betingelser for samtykke
• Udarbejdet en proces for opdatering af datapolitikker

“Må jeg stadigvæk skrive en note til min montør, om at kundens hoveddørsnøgle ligger under urtepotten, når han skal låse sig ind?” - JA!

“Må jeg gerne gemme en kundes adresse i Minuba, hvis jeg skal lave mere arbejde for hende senere?” - JA!

“Skal jeg selv huske at slette persondata i min Minuba?” - JA!

“Gør Minuba det hurtigt og nemt selv at slette persondata i systemet?“ - JA!