Indkøbsfaktura | Godkend nemt EDI fakturaer i Minuba

Behandl indkomne indkøbsfaktura


 

Indkøbsfaktura i Minuba

I Minuba kan du lægge en indkøbsfaktura på en arbejdsseddel, så du eller en overmontør senere kan tage stilling til, hvad der er brugt på ordren. På den måde kan du hurtigt få indkøbsfakturaen over til økonomisystemet til bogføring, også selvom du endnu ikke ved, om alle materialer skal bruges.

Desuden kan en lang række leverandører sende fakturaer elektronisk direkte til din Minuba. Se i din opsætning under ‘Tandhjulet’ -> ‘Administration’ -> ‘Grossistaftaler’ om dine valgte leverandører kan levere fakturaer direkte til Minuba. Minuba kan indlæse fakturaer i OIOUBL-format.

Sådan finder du dine grossistaftaler i Minuba

Du kan arbejde med håndtering af EDI-fakturaer, hvis du er administrativ bruger og har rollen ‘Tilbud/ordre’ eller ‘Fakturering’.


 

Overfør indkøbsfaktura til arbejdsseddel

Under menuen ‘Indkøb’ vil du kunne se dine indkomne indkøbsfakturaer. I valgte eksempel har vi modtaget to fakturaer fra Brødrene Dahl og tre fra AO VVS, som er sendt med ordrereference 3 og 4.

Indkøbsfakturaer i Minuba

Inden vi går igang med at behandle dem mest effektivt, vælger vi at sortere dem efter Ordrereference, da det vil hjælpe os senere med behandle øvrige fakturaer.

Du sorterer dem ved at klikke på Ordrereference.

Indkøbsfaktura i Minuba

Nu har vi sorteret vores indkøbsfaktura efter Ordrereference. Nu skal vi behandle den første faktura og vi har følgene valg:

  • Vis
    • Viser dig fakturaen og giver dig mulighed for at behandle den.
  • Overfør
    • Viser dig fakturaen og lader dig overføre den til en arbejdseddel. Dermed skal medarbejderne på arbejdsedlen behandle den.
  • Afvis
    • Markerer fakturaen som ugyldig.

Vi vælger ‘vis’ og bliver mødt med dette billede:

Indkøbsfakturaer i Minuba

Her kan vi se, hvad indkøbsfakturaen indeholder. Læg særligt mærke til, at arbejdsedlen allerede er valgt for os, da vi har en ordre med nummer tre og indkøbsfaktura har ordrereference nummer tre.

Hvis ikke ordrereferencenummeret på indkøbsfakturaen var korrekt, skulle vi selv søge efter ordren.

Hvis alle varer skal bruges på vores ordre, trykker vi på download ikonet i toppen af venstre kolonne. Du kan med fordel bruge genvejstasten: CTRL + Q.

Indkøbsfakturaer i Minuba
På billedet kan du se, at alle fakturalinjerne er markeret, og klar til at blive lagt over på ordrenummer 3.

Derefter har vi mulighed for at vælge følgende:

  • Godkend og afslut
    • Overfører linjerne til ordrens materiale forbrug og går herefter tilbage til indkøbsfaktura oversigten.
  • Godkend og gå til næste
    • Overfører linjerne til ordrens materialeforbrug og går til den næste faktura på indkøbsfakturaoversigten.

Da vi ikke er færdige med at fakturere ordre 3 trykker vi på Godkend og gå til næste

(Genvejs tasten for Godkend og gå til næste er CTRL +SHIFT+ A)

Vi kommer nu over på faktura 20002 fra Brødrene Dahl.

Denne faktura er den næste, for da vi lavede sorteringen på Indkøbsfakturaoversigten sorterede vi på Ordrereference og valgte fra Indkomne faktura listen.

Indkøbsfakturaer i Minuba
Da vi igen ønsker at overføre alle vores linjer kan vi gøre det ved at huske vores genvejstaster og bruger dem istedet for musen:

CTRL+Q vælger alle linjer.
CTRL+SHIFT+S  Godkender og går til næste faktura.


 

Ikke ordrerelaterede fakturaer

Den næste faktura er ikke ordrerelateret men har fejlagtigt fået ordrereference nr. 4, da vi bestilte den hos Brødrene Dahl.

Indkøbsfakturaer i Minuba

Derfor vælger vi at sige, at den ikke er ordrerelateret. Herefter godkender vi den. Således behandler man Indkøbsfaktura i Minuba.

Genvejstaster

  • CTRL + Q
    • Marker/afmarker alle linjer
  • CTRL + SHIFT +S
    • Gem og gå til næste
  • CTRL + S
    • gem og afslut
  • CTRL + pil op
    • gå til forrige faktura.
  • CTRL + pil ned
    • gå til næste faktura.

 

Indkøbsfaktura på arbejdsseddel

Når en leverandørfaktura er blevet overført til en arbejdsseddel vil du se afsnittet ‘Leverandørfaktura’ på arbejdssedlen. Det gør at du nu kan behandle din leverandørfaktura direkte fra din arbejdsseddel.

For hver leverandørfaktura har du tre muligheder:

Vis faktura linjer –  Viser en menu, hvor du kan behandle fakturalinjer individuelt.

Overfør – Overfører alle linjer fra fakturaen til arbejdssedlen.

Afvis – Fjerner fakturaen fra listen, så de udgifter der ikke allerede er overført til arbejdssedlen, ikke længere er tilknyttet til arbejdssedlen.

Tilføj linjer fra EDI faktura Klik på pilen ‘^’ i venstre side,  for at se de enkelte fakturalinjer og vælg, hvilke du vil overføre til arbejdssedlen.

Du kan redigere flere felter ved at klikke på blyant til højre, efter linjen er valgt.


 

Overfør linjer fra én faktura til flere sager

Når du er inde på din indkøbsfaktura, har mulighed for at overføre linjer til flere arbejdssedler ved at klikke på knappen ‘Overfør linjer til flere arbejdssedler’.

Du vil herefter blive mødt af denne boks, der forklarer hvordan funktionen virker:

Du kan nu overføre til flere arbejdssedler, ved at indtaste den arbejdsseddel du vil overføre til og vælge de linjer du vil overføre.

Når du har valgt de materialer og antal du vil overføre, trykker du på ‘Overfør til valgte arbejdsseddel’, hvorefter de vil blive overført til den valgte arbejdsseddel.

Når linjerne er overført skifter du arbejdsseddel ved at indtaste en ny i det samme felt som vist i det forrige billede. Herefter vælger du igen de materialer og antal, der skal overføres til den nye arbejdsseddel og trykker ‘Overfør til valgte arbejdsseddel’ når du vil overføre.

Hvis du vil tilbage til kun at overføre til en enkel arbejdsseddel, trykker du på knappen “Annuller”, som er samme sted som hvor du trykkede ‘Overfør linjer til flere arbejdssedler’.


 

Sammenlign linjer

Du kan får Minuba til at sammenligne linjer fra EDi fakturaen med de linjer der i forvejen er under materialeregistreringen. Dette gøre ofte, hvis medarbejderen i marken registrerer en varer, men ved at der kommer en faktura på det senere. Så vil fakturaen sammenligne linjen ud fra varenummer og opdaterer linjen med beskrivelse og pris.

Du kan slå dette til under ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Fakturering’ -> ‘Sammenlign linjer fra EDI’.

 

Behandling af linjer fra EDI faktura

For hver linje der er på leverandørfakturaen, vises to rækker. Den øverste med fakturaens linje og den nederste med arbejdssedlens linje.

Du har mulighed for at rette i linjen, inden den bliver overført til arbejdssedlen. Du kan for eksempel rette antallet, hvis der er brugt færre varer end der er indkøbt.

Hvis du fortryder, og du alligevel ikke vil have linjen overført, kan du klikke på overfør-knappen igen, så overføres linjen ikke til arbejdssedlen.

Du kan behandle alle linjerne på en gang ved at klikke på overfør-knappen i overskriften (knappen til venstre med pilen), eller du kan behandle linjerne individuelt.

Er der en linje, du ikke vil bruge på arbejdssedlen, kan du afvise den ved at klikke på afvis-knappen med skraldespanden. Fortryder du at have afvist linjen, klikker du på skraldespanden igen.

Når du har gennemgået linjerne klik på ‘Gem’. Så bliver de valgte linjer overført til din Materialeregistrering.

Indkøbsfaktura

Indkøbsfaktura

Indkøbsfaktura


 

Se tidligere overførte linjer

Når du overfører linjer fra indkøbsfakturaen til arbejdssedler vises sektionen ’Overførte linjer’, hvor det er muligt at se, hvilke linjer der er overført til hvilke ordrer.

Når en linje er blevet overført til en arbejdsseddel, vises den ikke længere i den første sektion. Hvis det kun er en delmængde af en linje, der er overført, vises den resterende mængde med den oprindelige mængde i parentes f.eks. 1 (2) i det nedenstående billede.

Hvis du klikker på pilen i højre side på de overførte linjer, vil du kunne se af hvem og hvornår linjen er overført.

Hvis du vil overføre nogle linjer fra indkøbsfakturaen igen, kan det gøres ved at klikke på ’Mere’ og derefter ’Genoverfør linjer’. Herefter bliver alle linjerne tilgængelige til overførsel igen.


 

Sammenlign linjer fra EDI faktura og se Oprindelse

Hvis du har valgt at få din leverandørfakturaer tilsendt til Minuba via EDI, vil du se alle dine indkøbsfakturaer under fanen “Indkøb”.

Når du åbner en indkøbsfaktura, kan du klikke på knappen ”Vis felter”. Her kan du sætte et flueben ved ”Oprindelse”.

Denne funktion vil aktivere en kolonne som viser dig hvorfra en materialeregistrering på arbejdssedlen kommer fra, hvis du har valgt funktionen ”Sammenlign linjer”.

Hvis du vælger at sætte et flueben ved ”Oprindelse”, kan du se hvorfra en materialeregistrering kommer fra, fx, om det er en materialeregistrering som kommer fra en Ordrebekræftelse.

Du kan vælge at overskrive materialelinjen med den fra fakturaen, hvis du vil overføre de linjer som er på fakturaen i stedet for.

I vores eksempel nedenfor kan du se at der er kommet 15 LEDCLASSIC via Faktura. Vil du overskrive de 20 LEDCLASSIC som står på arbejdssedlen, og som kommer fra ordrebekræftelsen nr. 1025539634-1?

Så skal du klikke på knappen ’Overfør’ og de 20 registrerede LEDCLASSIC vil blive overskrevet med de 15 LEDCLASSIC fra fakturaen.

Denne funktion vil give dig bedre overblik over din materialeregistrering, og fortælle dig hvor en materialeregistrering oprindeligt kommer fra.


 

Se leverandørrabat på indkøbsfaktura

I Minuba kan du se, hvor meget rabat du får fra dine leverandører eller grossister, når du får fakturaer fra dem. Dermed kan du tjekke, at du får den aftalte rabat, og tilpasser dine avancer efter det.

Klik på “Vis” knappen på den den faktura du vil se leverandørrabatten for.

Indkøbsfaktura

Som standard kan du mellem afgiften eller listeprisen, og indkøbsprisen se kolonnen “Lev. rabat%”.

Indkøbsfaktura

Tallet udregnes ud fra den procentvise forskel mellem leverandørens opgivede listepris og indkøbspris. Det er udelukkende tallene fra den oprindelige OIO-faktura der bruges – ikke grossistens eller dine egne materialepriser i Minuba. Det vil også sige, at rabatten kun vises på linjer, hvor der kan findes en oprindelig listepris.

Du kan også se rabatten i kroner og øre, ved at klikke på “Vælg felter” knappen ovre til højre.

Indkøbsfaktura

Herefter kan du vælge “Leverandørrabat” til, eller fra, hvis du har begrænset plads på din skærm.

Indkøbsfaktura

Du kan også se rabatten, mens du overfører dem til arbejdssedlen.

indkøbsfaktura

Bemærk for at sikre, at rabatten overføres til arbejdssedlen, skal du åbne indkøbsfakturaen igen.

Vi har nu gennemgået, hvordan du ser en indkøbsfakturas leverandørrabat og indstiller indkøbsfakturatabellen efter dine behov.


Forrige artikel: ‘Grossistbestillinger’ Næste artikel: ‘Hændelsesforløb’