Behandl indkomne indkøbsfaktura

Indkøbsfaktura i Minuba
Overfør indkøbsfaktura til arbejdsseddel
Sæt leveradørspecifik avance
Flyt delvist behandlede indkøbsfakturaer til ”Arkiverede”
Ikke ordrerelaterede fakturaer
Indkøbsfaktura på arbejdsseddel
Overfør linjer fra én faktura til flere sager
Sammenlign linjer
Se tidligere overførte linjer
Sammenlign linjer og se Oprindelse
Se leverandørrabat på indkøbsfaktura
Se bilag på dine indkøbsfakturaer
Manuel eksporteret indkøbsfaktura bliver logget i ”Hændelsesforløb”

Indkøbsfaktura i Minuba

I Minuba kan du lægge en indkøbsfaktura på en arbejdsseddel, så du eller en overmontør senere kan tage stilling til, hvad der er brugt på ordren. På den måde kan du hurtigt få indkøbsfakturaen over til økonomisystemet til bogføring, også selvom du endnu ikke ved, om alle materialer skal bruges.

Desuden kan en lang række leverandører sende fakturaer elektronisk direkte til din Minuba. Se i din opsætning under ‘Tandhjulet’ -> ‘Administration’ -> ‘Grossistaftaler’ om dine valgte leverandører kan levere fakturaer direkte til Minuba. Minuba kan indlæse fakturaer i OIOUBL-format.

Du kan arbejde med håndtering af EDI-fakturaer, hvis du er administrativ bruger og har rollen ‘Tilbud/ordre’ eller ‘Fakturering’.

Overfør indkøbsfaktura til arbejdsseddel

Under menuen ‘Indkøb’ vil du kunne se dine indkomne indkøbsfakturaer. I valgte eksempel har vi modtaget to fakturaer fra Brødrene Dahl og tre fra AO VVS, som er sendt med ordrereference 3 og 4.

Inden vi går i gang med at behandle dem mest effektivt, vælger vi at sortere dem efter Ordrereference, da det vil hjælpe os senere med behandle øvrige fakturaer.

Du sorterer dem ved at klikke på Ordrereference.

Nu har vi sorteret vores indkøbsfaktura efter Ordrereference. Nu skal vi behandle den første faktura og vi har følgene valg:

Vis
- Viser dig fakturaen og giver dig mulighed for at behandle den.
Afvis
- Markerer fakturaen som ugyldig.

Vi vælger ‘vis’ og bliver mødt med dette billede:

Her kan vi se, hvad indkøbsfakturaen indeholder. Læg særligt mærke til, at arbejdssedlen allerede er valgt for os, da vi har en ordre med nummer tre og indkøbsfaktura har ordrereference nummer tre.

Hvis ikke ordrereferencenummeret på indkøbsfakturaen var korrekt, skulle vi selv søge efter ordren.

Hvis alle varer skal bruges på vores ordre, trykker vi på download ikonet i toppen af venstre kolonne. Du kan med fordel bruge genvejstasten: CTRL + Q.

På billedet kan du se, at alle fakturalinjerne er markeret, og klar til at blive lagt over på ordrenummer 3.

Derefter har vi mulighed for at vælge følgende:

Godkend og gå til næste
- Overfører linjerne til ordrens materialeforbrug og går til den næste faktura på indkøbsfakturaoversigten.
Spring over og gå til næste
- Går videre til den næste faktura i oversigten, uden at godkende noget. Tastaturgenvej er CTRL+Pil ned.

Hvis fakturaen man har valgt, er den sidste i listen, vil “Godkend og gå til næste” hedde “Godkend og afslut”, hvilket i stedet for at gå til næste faktura, vil tage dig tilbage til indkøbsfakturaoversigten.

Da vi ikke er færdige med at fakturere ordre 3 trykker vi på Godkend og gå til næste

(Genvejs tasten for Godkend og gå til næste er CTRL +SHIFT+ S)

Vi kommer nu over på faktura 20002 fra Brødrene Dahl.

Denne faktura er den næste, for da vi lavede sorteringen på Indkøbsfakturaoversigten sorterede vi på Ordrereference og valgte fra Indkomne faktura listen.

Da vi igen ønsker at overføre alle vores linjer kan vi gøre det ved at huske vores genvejstaster og bruger dem i stedet for musen:

CTRL+Q vælger alle linjer.
CTRL+SHIFT+S Godkender og går til næste faktura.

Sæt leverandørspecifik avance

Det er muligt at ændre avancen på en leverandør så den adskiller sig fra dine standardindstillinger. Dette gøres ved at trykke på ikonet ved siden af leverandørens navn.

Dette vil åbne følgende dialog:

Her kan du vælge at bruge en eksisterende leverandør eller grossist, eller oprette en ny leverandør ud fra oplysningerne i fakturaen. Når du har valgt leverandøren, kan du vælge hvordan avancen skal udregnes. Dette vil blive vist på fakturaen når dialogen er lukket, og vil blive brugt til at udregne salgsprisen på denne og fremtidige fakturaer fra leverandøren, når linjerne overføres til en arbejdsseddel.

Flyt delvist behandlede indkøbsfakturaer til ”Arkiverede”

Klik på en indkøbsfaktura under ”Indkomne fakturaer” og vælg derefter en arbejdsseddel at overføre linjer til. Hvis du kun vælger at overføre nogle af linjerne til en arbejdsseddel vil du, når du trykker ”Godkend og afslut”, få muligheden for at vælge ”Flyt fakturaen til ’Arkiverede’”. For at gøre dette skal du klikke checkboksen af og trykke ”OK”.

Ikke ordrerelaterede fakturaer

Den næste faktura er ikke ordrerelateret men har fejlagtigt fået ordrereference nr. 4, da vi bestilte den hos Brødrene Dahl, i det tilfælde vælger man bare ‘Ikke ordrerelateret’ i handlings-dropdown-menuen.

Man kan ligeledes vælge at tilknytte en afdeling, inden man godkender og eksporterer ikke ordrerelaterede indkøbsfaktura til sit bogføringssystem.

Således behandler man Indkøbsfaktura i Minuba.

Genvejstaster

CTRL + Q
- Marker/afmarker alle linjer
CTRL + SHIFT +S
- Gem og gå til næste
CTRL + pil op
- gå til forrige faktura.
CTRL + pil ned
- gå til næste faktura.

Indkøbsfaktura på arbejdsseddel

Når en indkøbsfaktura overføres til en arbejdsseddel vil du kunne se den under afsnittet ‘Grossistbestillinger’ på arbejdssedlen. Det betyder, at du kan behandle din indkøbsfaktura direkte fra din arbejdsseddel.

For hver indkøbsfaktura har du tre muligheder:

Vis faktura – Viser den modtagne faktura.

Afvis – Fjerner fakturaen fra listen, så de udgifter der ikke allerede er overført til arbejdssedlen, ikke længere er tilknyttet til arbejdssedlen.

Overføre eller afvise hver enkelt linje – Klik på en af de to knapper ud for hver linje for enten at overføre eller afvise linje. Du kan også vælge at ændre i antallet du vil overføre. Når du har valgt de relevante linjer trykker du på ’OK’ for at gemme valget.

Overfør linjer fra én faktura til flere sager

Når du er inde på din indkøbsfaktura, har mulighed for at overføre linjer til flere arbejdssedler ved at klikke på knappen ‘Overfør linjer til flere arbejdssedler’ i handlings-dropdown-menuen.

Du vil herefter blive mødt af denne boks, der forklarer hvordan funktionen virker:

Du kan nu overføre til flere arbejdssedler, ved at indtaste den arbejdsseddel du vil overføre til og vælge de linjer du vil overføre.

Når du har valgt de materialer og antal du vil overføre, trykker du på ‘Overfør til valgte arbejdsseddel’, hvorefter de vil blive overført til den valgte arbejdsseddel.

Når linjerne er overført skifter du arbejdsseddel ved at indtaste en ny i det samme felt som vist i det forrige billede. Herefter vælger du igen de materialer og antal, der skal overføres til den nye arbejdsseddel og trykker ‘Overfør til valgte arbejdsseddel’ når du vil overføre.

Hvis du vil tilbage til kun at overføre til en enkel arbejdsseddel, skifter du handling i handlings-dropdown-menuen.

Sammenlign linjer

Du kan får Minuba til at sammenligne linjer fra EDI fakturaen med de linjer der i forvejen findes under materialeregistreringen. Dette gøre ofte, hvis medarbejderen i marken registrerer en varer, men ved at der kommer en faktura på det senere. Så vil fakturaen sammenligne linjen ud fra varenummer og opdaterer linjen med beskrivelse og pris.

Du kan slå dette til under ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Fakturering’ -> ‘Sammenlign linjer fra EDI’.

Behandling af linjer fra EDI faktura

For hver linje der er på leverandørfakturaen, vises to rækker. Den øverste med fakturaens linje og den nederste med arbejdssedlens linje.

Du har mulighed for at rette i linjen, inden den bliver overført til arbejdssedlen. Du kan for eksempel rette antallet, hvis der er brugt færre varer end der er indkøbt.

Hvis du fortryder, og du alligevel ikke vil have linjen overført, kan du klikke på overfør-knappen igen, så overføres linjen ikke til arbejdssedlen.

Du kan behandle alle linjerne på en gang ved at klikke på overfør-knappen i overskriften (knappen til venstre med pilen), eller du kan behandle linjerne individuelt.

Er der en linje, du ikke vil bruge på arbejdssedlen, kan du afvise den ved at klikke på afvis-knappen med skraldespanden. Fortryder du at have afvist linjen, klikker du på skraldespanden igen.

Når du har gennemgået linjerne klik på ‘Gem’. Så bliver de valgte linjer overført til din Materialeregistrering.

Se tidligere overførte linjer

Når du overfører linjer fra indkøbsfakturaen til arbejdssedler vises sektionen ’Overførte linjer’, hvor det er muligt at se, hvilke linjer der er overført til hvilke ordrer.

Når en linje er blevet overført til en arbejdsseddel, vises den ikke længere i den første sektion. Hvis det kun er en delmængde af en linje, der er overført, vises den resterende mængde med den oprindelige mængde i parentes f.eks. 1 (2) i det nedenstående billede.

Hvis du klikker på pilen i højre side på de overførte linjer, vil du kunne se af hvem og hvornår linjen er overført.

Hvis du vil overføre nogle linjer fra indkøbsfakturaen igen, kan det gøres ved at klikke på ’Mere’ og derefter ’Genoverfør linjer’. Herefter bliver alle linjerne tilgængelige til overførsel igen.

Sammenlign linjer fra EDI faktura og se Oprindelse

Hvis du har valgt at få din leverandørfakturaer tilsendt til Minuba via EDI, vil du se alle dine indkøbsfakturaer under fanen “Indkøb”.

Når du åbner en indkøbsfaktura, kan du klikke på knappen ”Vis felter”. Her kan du sætte et flueben ved ”Oprindelse”.

Denne funktion vil aktivere en kolonne som viser dig hvorfra en materialeregistrering på arbejdssedlen kommer fra, hvis du har valgt funktionen ”Sammenlign linjer”.

Hvis du vælger at sætte et flueben ved ”Oprindelse”, kan du se hvorfra en materialeregistrering kommer fra, fx, om det er en materialeregistrering som kommer fra en Ordrebekræftelse.

Du kan vælge at overskrive materialelinjen med den fra fakturaen, hvis du vil overføre de linjer som er på fakturaen i stedet for.

I vores eksempel nedenfor kan du se at der er kommet 15 LEDCLASSIC via Faktura. Vil du overskrive de 20 LEDCLASSIC som står på arbejdssedlen, og som kommer fra ordrebekræftelsen nr. 1025539634-1?

Så skal du klikke på knappen ’Overfør’ og de 20 registrerede LEDCLASSIC vil blive overskrevet med de 15 LEDCLASSIC fra fakturaen.

Denne funktion vil give dig bedre overblik over din materialeregistrering, og fortælle dig hvor en materialeregistrering oprindeligt kommer fra.

Se leverandørrabat på indkøbsfaktura

I Minuba kan du se, hvor meget rabat du får fra dine leverandører eller grossister, når du får fakturaer fra dem. Dermed kan du tjekke, at du får den aftalte rabat, og tilpasser dine avancer efter det.

Klik på “Vis” knappen på den den faktura du vil se leverandørrabatten for.

Som standard kan du mellem afgiften eller listeprisen, og indkøbsprisen se kolonnen “Lev. rabat%”.

Tallet udregnes ud fra den procentvise forskel mellem leverandørens oplyste listepris og indkøbspris. Det er udelukkende tallene fra den oprindelige OIO-faktura der bruges – ikke grossistens eller dine egne materialepriser i Minuba. Det vil også sige, at rabatten kun vises på linjer, hvor der kan findes en oprindelig listepris.

Du kan også se rabatten i kroner og øre, ved at klikke på “Vælg felter” knappen ovre til højre.

Herefter kan du vælge “Leverandørrabat” til, eller fra, hvis du har begrænset plads på din skærm.

Du kan også se rabatten, mens du overfører dem til arbejdssedlen.

Bemærk: For at sikre, at rabatten overføres til arbejdssedlen, skal du åbne indkøbsfakturaen igen.

Vi har nu gennemgået, hvordan du ser en indkøbsfakturas leverandørrabat og indstiller indkøbsfakturatabellen efter dine behov.

Se bilag på dine indkøbsfakturaer

For at se vedhæftede bilag på en indkøbsfaktura der er af OIOUBL/Svefak format, skal du gå ind på ”Indkøb” i højre side af topmenuen og derefter trykke dig ind på den pågældende indkøbsfaktura. Som vist på billedet nedenfor, vil der i højre side være en ”Vis bilag” knap som viser dig vedhæftede bilag på indkøbsfakturaen. Er der ikke nogle bilag vedhæftet, vil knappen ikke være synlig.

Manuelt eksporteret indkøbsfaktura bliver logget i ”Hændelsesforløb”

Tryk på ‘handlinger’. Tryk på ‘Eksporter fakturafiler til Excel’.

Vælg dato interval for de indkøbsfakturaer, der skal eksporteres. Tryk ”OK”. Der vil nu komme en dialogboks, hvor du kan vælge ‘Markér indkøbsfakturaerne som eksporteret’.

Hvis du trykker på denne, vil alle faktura indenfor det valgte dato interval blive markeret som eksporteret, og det vil blive logget i ”Hændelsesforløb”.

Forrige artikel: ‘Grossistbestillinger’

Næste artikel: ‘Hændelsesforløb’

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.