Behandl indkomne indkøbsfaktura

I Minuba kan du lægge en indkøbsfaktura på en arbejdsseddel, så du eller din kollega senere kan tage stilling til, hvad der er brugt på ordren. På den måde kan du hurtigt få indkøbsfakturaen over til økonomisystemet til bogføring, også selvom du endnu ikke ved, om alle materialer skal bruges.

Desuden kan en lang række leverandører sende fakturaer elektronisk direkte til din Minuba. Se i din opsætning under Tandhjulet -> ‘Administration’ -> ‘Grossistaftaler’, hvis du ønsker at aktivere online modtagelse af indkøbsfakturaer fra dine leverandører.

Du kan arbejde med behandling af EDI-fakturaer, hvis du er administrativ bruger og har rollen ’Administrator’, ’Bestilling og behandling af grossistmaterialer’ eller ‘Fakturabehandler’.

Under menuen ‘Indkøb’ vil du kunne se dine indkomne indkøbsfakturaer. I nedenstående eksempel har vi modtaget to fakturaer fra AO VVS, som har fået angivet ordrereferencerne 83 og 77.

Inden vi går i gang med at behandle dem mest effektivt, vælger vi at sortere dem efter Ordrereference, da det vil hjælpe os senere med behandle øvrige fakturaer.

Du sorterer dem ved at klikke på ’Ordrereference’. Så vil indkøbsfakturaerne sorteres efter ordrenummeret.

Nu har vi sorteret vores indkøbsfaktura efter ’Ordrereference’. Nu skal vi behandle den første faktura, og vi har følgende valg:

• Vis
  • Viser dig fakturaen og giver dig mulighed for at behandle den.
• Afvis
  • Markerer fakturaen som afvist og dermed ugyldig.

Vi vælger ‘Vis’ og bliver mødt med dette billede:

Her kan vi se, hvad indkøbsfakturaen indeholder. Læg særligt mærke til, at arbejdssedlen allerede er valgt for os, da vi har en ordre med nummer 77, og indkøbsfakturaens ordrereference matcher.

Hvis ikke ordrereferencenummeret på indkøbsfakturaen var korrekt, skulle vi selv søge efter ordren.

Hvis alle varer skal bruges på vores ordre, trykker vi på download-ikonet i toppen af venstre kolonne. Du kan med fordel bruge genvejstasten: CTRL + Q.

På billedet kan du se, at alle fakturalinjerne er markeret, og klar til at blive lagt over på ordrenummer 77.

Derefter har vi mulighed for at vælge følgende:

• Godkend og gå til næste
  • Overfører linjerne til ordrens materialeforbrug og går til den næste faktura på indkøbsfakturaoversigten.
• Spring over og gå til næste
  • Går videre til den næste faktura i oversigten, uden at godkende noget. Tastaturgenvej er CTRL+Pil ned.

Hvis fakturaen, man har valgt, er den sidste på listen, vil ‘Godkend og gå til næste’ hedde ‘Godkend og afslut’, hvilket i stedet for at gå til næste faktura, vil tage dig tilbage til indkøbsfakturaoversigten.

Da vi ikke er færdige med at fakturere ordre 77, trykker vi på ’Godkend og gå til næste’.

(Genvejs tasten for Godkend og gå til næste er CTRL +SHIFT+ S)

Vi kommer nu over på den næste AO VVS-faktura på listen.

Denne faktura er den næste, for da vi lavede sorteringen på Indkøbsfakturaoversigten sorterede vi på 'Ordrereference' og valgte fra Indkomne-sektionen.

Da vi igen ønsker at overføre alle vores linjer kan vi gøre det ved at huske vores genvejstaster og bruger dem i stedet for musen:

• CTRL+Q vælger alle linjer
• CTRL+SHIFT+S Godkender og går til næste faktura

Det er muligt at ændre avancen på en leverandør så den adskiller sig fra dine standardindstillinger. Dette gøres ved at trykke på ikonet ved siden af leverandørens navn.

Dette vil åbne følgende dialog:

Her kan du vælge at bruge en eksisterende leverandør eller grossist eller oprette en ny leverandør ud fra oplysningerne i fakturaen. Når du har valgt leverandøren kan du vælge, hvordan avancen skal udregnes. Dette vil blive vist på fakturaen, når dialogen er lukket, og vil blive brugt til at udregne salgsprisen på denne og fremtidige fakturaer fra leverandøren, når linjerne overføres til en arbejdsseddel.

Klik på en indkøbsfaktura under ’Indkomne indkøbsfakturaer til godkendelse’ og vælg derefter en arbejdsseddel at overføre linjer til. Hvis du kun vælger at overføre nogle af linjerne til en arbejdsseddel vil du, når du trykker ’Godkend og gå til næste’, få muligheden for at vælge ‘Flyt fakturaen til ’Arkiverede’’. For at gøre dette skal du klikke checkboksen af og trykke ’OK’.

Den næste faktura er ikke ordrerelateret, men har fejlagtigt fået ordrereference nr. 4, da vi bestilte den hos Brødrene Dahl, i det tilfælde vælger man bare ‘Ikke ordrerelateret’ under ’Handling’.

Man kan ligeledes vælge at tilknytte en afdeling i stedet for en arbejdsseddel, inden man godkender og eksporterer ikke ordrerelaterede indkøbsfakturaer til sit bogføringssystem.

Således behandler man Indkøbsfaktura i Minuba.

• CTRL + Q
  • Vælger/fravælger alle linjer
• CTRL + SHIFT +S
  • Godkend og gå til næste
• CTRL + pil op
  • Gå til forrige faktura
• CTRL + pil ned
  • Gå til næste faktura

Når du er inde på din indkøbsfaktura, har mulighed for at overføre linjer til flere arbejdssedler ved at klikke på knappen ‘Overfør linjer til flere arbejdssedler’ i Handling-dropdown-menuen.

Du vil herefter blive mødt af denne boks, der forklarer hvordan funktionen virker:

Du kan nu overføre til flere arbejdssedler, ved at indtaste den arbejdsseddel du vil overføre til og vælge de linjer du vil overføre.

Når du har valgt de materialer og antal du vil overføre, trykker du på ‘Overfør til valgte arbejdsseddel’, hvorefter de vil blive overført til den valgte arbejdsseddel.

Når linjerne er overført skifter du arbejdsseddel ved at indtaste en ny i det samme felt som vist i det forrige billede. Herefter vælger du igen de materialer og antal, der skal overføres til den nye arbejdsseddel og trykker ‘Overfør til valgte arbejdsseddel’, når du vil overføre.

Hvis du vil tilbage til kun at overføre til én arbejdsseddel, skifter du handling i handlings-dropdown-menuen.

Du kan få Minuba til at sammenligne linjer fra EDI fakturaen med de linjer, der i forvejen findes under materialeregistreringen. Dette gøres ofte, hvis medarbejderen i marken registrerer en varer, men ved, at der kommer en faktura på det senere. Så vil fakturaen sammenligne linjen ud fra varenummer og opdaterer linjen med beskrivelse og pris.

Du kan slå dette til under Tandhjulet -> ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Fakturering’ -> ‘Sammenlign linjer fra EDI’.

Da vil indkøbsfakturaens linjer sammenlignes med dem, der blev registreret manuelt på arbejdssedlen.

For hver linje, der er på leverandørfakturaen, vises to rækker. Den øverste med fakturaens linje og den nederste med arbejdssedlens linje.

Du har mulighed for at rette i linjen, inden den bliver overført til arbejdssedlen. Du kan for eksempel rette antallet, hvis der er brugt færre varer, end der er indkøbt.

Hvis du fortryder, og du alligevel ikke vil have linjen overført, kan du klikke på Overfør-knappen igen, så overføres linjen ikke til arbejdssedlen.

Du kan behandle alle linjerne på en gang ved at klikke på overfør-knappen i overskriften (knappen til venstre med pilen), eller du kan behandle linjerne individuelt.

Er der en linje, du ikke vil bruge på arbejdssedlen, kan du afvise den ved at klikke på skraldespanden yderst.

Når du har gennemgået linjerne klik på ‘Gem’. Så bliver de valgte linjer overført til din Materialeregistrering.

På linjen inde på arbejdssedlen vil der desuden være en EDI-reference. Hvis du klikker på den vil du få vist indkøbsfakturaen i PDF-format. Det vil også fremgå af hændelsesforløbet, hvad der blev overført fra hvad og af hvem.

Når du overfører linjer fra indkøbsfakturaen til arbejdssedler vises sektionen ’Overførte linjer’, hvor det er muligt at se, hvilke linjer der er overført til hvilke ordrer.

Når en linje er blevet overført til en arbejdsseddel, vises den ikke længere i den første sektion. Hvis det kun er en delmængde af en linje, der er overført, vises den resterende mængde med den oprindelige mængde i parentes f.eks. 1 (2) i det nedenstående billede.

Hvis du klikker på pilen i højre side på de overførte linjer, vil du kunne se af hvem og hvornår linjen er overført.

Hvis du vil overføre nogle linjer fra indkøbsfakturaen igen, kan det gøres ved at klikke på ’Mere’ og derefter ’Genoverfør linjer’. Herefter bliver alle linjerne tilgængelige til overførsel igen.

Hvis du har valgt at få din leverandørfakturaer tilsendt til Minuba via EDI, vil du se alle dine indkøbsfakturaer under fanen ’Indkøb’.

Når du åbner en indkøbsfaktura, kan du klikke på knappen ’Vis felter’. Her kan du sætte et flueben ved ’Oprindelse’.

Denne funktion vil aktivere en kolonne som viser dig hvorfra en materialeregistrering på arbejdssedlen kommer fra, hvis du har valgt funktionen ’Sammenlign linjer’.

Hvis du vælger at sætte et flueben ved ‘Oprindelse’, kan du se hvorfra en materialeregistrering kommer fra, fx, om det er en materialeregistrering som kommer fra en Ordrebekræftelse.

Du kan vælge at overskrive materialelinjen med den fra fakturaen, hvis du vil overføre de linjer som er på fakturaen i stedet for.

I vores eksempel nedenfor kan du se at der er kommet 15 LEDCLASSIC via Faktura. Vil du overskrive de 20 LEDCLASSIC som står på arbejdssedlen, og som kommer fra ordrebekræftelsen nr. 1025539634-1?

Så skal du klikke på Overfør-knappen, og de 20 registrerede LEDCLASSIC vil blive overskrevet med de 15 LEDCLASSIC fra fakturaen.

Denne funktion vil give dig bedre overblik over din materialeregistrering, og fortælle dig, hvor en materialeregistrering oprindeligt kommer fra.

I Minuba kan du se, hvor meget rabat du får fra dine leverandører eller grossister, når du får fakturaer fra dem. Dermed kan du tjekke, at du får den aftalte rabat, og tilpasser dine avancer efter det.

Klik på ‘Vis’ knappen på den faktura, du vil se leverandørrabatten for.

Herefter klikker du på listemenuen yderst til højre på indkøbsfakturaens bjælke:

Som standard kan du mellem afgiften eller listeprisen, og indkøbsprisen se kolonnen ’Leverandørrabat%’ – du kan også vælge feltet ’Leverandørrabat’ for at se rabatten i kroner og øre.

Tallet udregnes fra den procentvise forskel mellem leverandørens oplyste listepris og indkøbspris. Det er udelukkende tallene fra den oprindelige OIO-faktura, der bruges – ikke grossistens eller dine egne materialepriser i Minuba. Det vil også sige, at rabatten kun vises på linjer, hvor der kan findes en oprindelig listepris.

Herefter kan du vælge felter til eller fra, hvis du har begrænset plads på din skærm.

Du kan også se rabatten, mens du overfører dem til arbejdssedlen.

Bemærk: For at sikre, at rabatten overføres til arbejdssedlen, skal du åbne indkøbsfakturaen igen.

Vi har nu gennemgået, hvordan du ser en indkøbsfakturas leverandørrabat og indstiller indkøbsfakturatabellen efter dine behov.

For at se vedhæftede bilag på en indkøbsfaktura, der er af OIOUBL/Svefaktura format, skal du gå ind på ’Indkøb’-fanen og derefter klikke ind på den pågældende indkøbsfaktura. Som vist på billedet nedenfor, vil der i højre side være en ‘Vis bilag’ knap som viser dig vedhæftede bilag på indkøbsfakturaen. Er der ikke nogle bilag vedhæftet, vil knappen ikke være synlig.

Nederst på siden kan du se hændelsesforløbet for indkøbsfakturaen. Her kan du se alle ændringer lavet på manuelt indtastede indkøbsfakturaer, såsom tilføjede/slettede linjer samt ændrede betalingsmetoder.

Tryk på ‘Handlinger’. Tryk på ‘Eksporter fakturafiler til Excel’.

Vælg dato interval for de indkøbsfakturaer, der skal eksporteres. Tryk ‘OK’. Der vil nu komme en dialogboks, hvor du kan vælge ‘Markér indkøbsfakturaerne som eksporteret’.

Hvis du trykker på denne, vil alle faktura indenfor det valgte datointerval blive markeret som eksporteret, og det vil blive logget i ‘Hændelsesforløb’.