Avanceret funktioner på din arbejdsseddel

Hvordan skifter jeg kunde på en ordre?

Hvis du vil skifte kunden på din arbejdsseddel, uanset om det er på et tilbud eller en ordre, skal du trykke “Skift Kunde” under afsnittet “Kunde”.

Er det en ny kunde som allerede er oprettet, kan du søge efter kunden i feltet ‘Søg kunde’. Du klikker på pilen i højre side af feltet og finder den ønskede kunde i listen, der kommer frem.

Hvis der er tale om en ny kunde, vælger du [Ny blank kunde] på listen i feltet ‘Søg kunde’ og indtaster oplysningerne om den nye kunde.

Du gemmer ændringerne ved at klikke på ‘Gem ændringer’ under ‘Handlinger’ ude i højre side.


Hvordan skifter jeg kunde og beholder adresser på en arbejdsseddel?

Du har mulighed for at ændre kunden på din arbejdsseddel og overføre en eller flere af de nuværende adresser til den nye kunde.

F.eks. kan du have udført noget arbejde hos en kunde på en given adresse, og senere finder du ud af at kunden ikke selv skal betale for det udførte arbejde. Fakturaen skal med andre ord sendes til en anden kunde, men den nuværende kundes adresse skal benyttes som installationsadresse.

 

Skift kunde og behold adresse

Klik på rediger-knappen i højre side af ‘Kunde’

1. Klik på knappen ‘Skift kunde’

 

2. Vælg ‘Skift kunde og behold en eller flere adresser’

 

3. Vælg blandt dine kunder i søgefeltet:

 

4. Vælg den eller de adresser som du ønsker at beholde:

 

I dette eksempel angives den nuværende kontaktadresse (Preben Larsen) til at være installationsadresse på den kunde som der skiftes til (Ahlgade Boligforening).


 

Hvordan flytter jeg time- og materialeregistreringer fra en arbejdsseddel til en anden?

Det er muligt at flytte registreringer direkte fra arbejdssedler og ekstraarbejder, til andre arbejdssedler eller ekstraarbejder. Det kan f.eks. være, at du har fået indlæst nogle materialer fra en EDI på den forkerte arbejdsseddel, eller at en medarbejder har registreret sine timer på den forkerte arbejdsseddel.

Se videoen her hvordan du gør det, eller læs guiden nedenfor:

 

For at flytte materialer eller timer, skal du gå ind på arbejdssedlen under “Materialeregistrering” eller “Registrerede timer“.

 

Under Materialeregistrering kan du vælge linjer ved at trykke på dem, hvorefter de vil blive mørkere i farven. Du kan markerer flere ad gangen ved blot at trykke på alle de linjer, du ønsker at rykke.

Materialeregistrering valgte linjer

Hefter klikker du på Funktionsknappen til højre, og vælger “Flyt linjer til arbejdsseddel”. Herefter vil en pop-up boks blive vist, hvor du har mulighed for at vælge den specifikke arbejdsseddel der skal overføres til.

Funktionsknap - Flyt linjer

Som minimum skal du vælge en arbejdsseddel, som linjerne skal flyttes til. Du kan søge efter den på navn eller nummer ved at skrive i feltet, eller trykke på pilen for at vise alle tilgængelige. Herfra kan du også vælge at flytte alle ulåste materialeregistreringer og/eller alle ulåse timeregistreringer. Du kan også vælge, at det skal være alle ulåste linjer fra specifik EDI-faktura.

Du kan godt vælge flere af disse muligheder samtidigt, hvorefter alle de relevante linjer vil blive flyttet. F.eks. kan du flytte et par manuelt valgte tidsregistreringer, sammen med alle materialer. Vil du flytte låste materialer eller timer, skal de låses op først.

Flyt til anden arbejdsseddel

 

Alle de relevante linjer bliver flyttet til den pågældende arbejdsseddel. Herefter genindlæser Minuba arbejdssedlen, hvor linjerne nu vil være forsvundet fra. Er dine virksomhedsindstillinger sat til at lave modposteringer for EDI-linjer, vil den oprindelige linje stadig være på den første arbejdsseddel, sammen med en modpostering.

Har du ugemte ændringer på arbejdssedlen, vil du blive spurgt om, hvorvidt du vil genindlæse siden, hvilket vil smide ændringerne væk.

Går du over på destinations arbejdssedlen vil du nu se, at linjerne er blevet overført. Linjerne vil ikke nødvendigvis være helt ens, da kundespecifikke indstillinger for avancer, timepriser o.lign. vil træde i kraft. Medmindre avancen på en linje manuelt er redigeret, vil dens avance, og dermed salgspris og total, ændres i forhold til den nye arbejdsseddels kunde, afdeling eller lignende.

 

Under Timeregistrering skal du først klikke på Redigér ude til højre før du kan vælge linjerne, hvorefter de vil blive mørkere i farven.

Rediger timeregistrering

Du kan markere flere ad gangen ved blot at trykke på alle de linjer, du ønsker at rykke.

Hefter klikker du på “Flyt linjer til arbejdsseddel”.

Timeregistrering vælg linjer

En pop-up boks vil blive vist, hvor du har mulighed for at vælge en specifik arbejdsseddel der skal overføres til. Som minimum skal du vælge en arbejdsseddel som linjerne skal flyttes til. Du kan søge efter den på navn eller nummer ved at skrive i feltet, eller trykke på pilen for at vise alle tilgængelige. Herfra kan du også vælge at flytte alle ulåste materialeregistreringer og/eller alle ulåste timeregistreringer. Du kan også vælge, at det skal være alle ulåste linjer fra specifik EDI-faktura.

Du kan godt vælge flere af disse muligheder samtidigt, da vil alle de relevante linjer blive flyttet. F.eks. kan du flytte et par manuelt valgte tidsregistreringer, sammen med alle materialer.

Vil du flytte låste materialer eller timer, skal de låses op først.

Flyt til anden arbejdsseddel

Alle de relevante linjer bliver så flyttet til den pågældende arbejdsseddel. Herefter genindlæser Minuba arbejdssedlen, hvor linjerne nu vil være forsvundet fra. Er dine virksomhedsindstillinger sat til at lave modposteringer for EDI linjer, vil den oprindelige linje stadig være på den første arbejdsseddel, sammen med en modpostering.

Har du ugemte ændringer på arbejdssedlen, vil du blive spurgt om, hvorvidt du er sikker på, at du vil genindlæse siden, hvilket vil smide ændringerne væk.

Går du over på destinations arbejdssedlen vil du nu se linjerne være overført. Linjerne vil ikke nødvendigvis være helt ens, da kundespecifikke indstillinger for avancer, timepriser o.lign. vil træde i kraft. Medmindre avancen på en linje manuelt er redigeret, vil dens avance, og dermed salgspris og total, ændres i forhold til den nye arbejdsseddels kunde, afdeling eller lignende.


Sammenlæg arbejdssedler

I Minuba er der en funktion til at sammenlægge arbejdssedler. Dette kan f.eks. være relevant, hvis der er blevet oprettet to ordrer til den samme sag.

Når du vil lægge to arbejdssedler sammen til en, går du ind på den arbejdsseddel du gerne vil lukke, og hvis indhold skal overføres til en anden arbejdsseddel. Tryk på “Ordre” pilen og herefter på “Sammenlæg ordrer”.

chrome_2017-07-11_14-22-09.png

Et pop-up vindue vil komme frem, hvor du vælger hvilken ordre denne skal sammenlægges med, dvs. hvor dens indhold flyttes til. Som en sikkerhedsforanstaltning, skal du indtaste en bemærkning, en grund til at sammenlægningen finder sted. Trykker du på “OK” vil sammenlægningen gå igang og du vil blive dirigeret til den anden ordre når sammenlægningen er færdig.

chrome_2017-07-11_14-24-52.png

 

Herunder kan du se hvilke data der bliver flyttet og hvilke der ikke gør:

Overføres Uændret på begge ordre Bibeholdes på lukket ordre
Arbejdsseddel noter Kunde Låste Materialeregistreringer*
Tilknyttede medarbejdere Ansvarlig medarbejder Låste Timeregistreringer*
Kvalitetssikringsdokumenter Afdeling Godkendte fakturaer
Dokumentation Ordretype Kundenoter
Leverandørfakturaer Ordrebeskrivelse Hændelsesforløb
Grossistbestillinger Anlæg Forbrugsoverblik/Budget
Ulåste materialeregistreringer Pris og Arbejdsplan Kalkulation
Ulåste timeregistreringer Tilbud/Ordrekladde
Ekstraarbejde**

*Ordren der sammenlægges fra bliver afvist, hvilket medfører at alle ikke-godkendte fakturaer bliver afvist og dertilhørende registreringer låses op. Så disse vil også blive flyttet. Registreringer låst til godkendte fakturaer eller af andre årsager vil ikke, men skal manuelt låses op hvis de skal flyttes.

** Ekstra arbejdet bliver genoprettet på den ordre der flyttes til, så ekstraarbejde 200133-1 i dette tilfælde oprettes som f.eks. 200055-1, eller første ledige ekstra-arbejdsnummer. Originalen vil stadig eksistere på den lukkede ordre, men uden ulåste timer og materialer.

Hvis du ikke har brug for at flytte alle disse oplysninger, men f.eks. kun timer og materialer, er der en anden funktionalitet du kan læse mere om her.

Hvis du prøver at sammenlægge fra en ordre som har godkendte fakturaer, vil du få en ekstra advarsel inden sammenlægningen foretages. Her er det vigtigt, at du bagefter tjekker op på de to ordres fakturaer og sikrer at eksempelvis allerede aconto fakturerede beløb ikke bliver faktureret igen, eller manuelt oplåste linjer ikke faktureres dobbelt.


Eksport af materiale- og tidsregistreringer

Hvis du har en arbejdsseddel med mange materiale- og tidsregistreringer, har du mulighed for at skabe dig det overblik du har brug for ved at indlæse rådata i Excel. I Excel kan du lave de sammentællinger og grupperinger du har brug for.

Du eksporterer registreringerne ved at klikke på Order i proceslinjen og derefter vælge Eksporter materiale- og tidsregistreringer:

Du vil nu få en .csv fil med alle arbejdssedlens registreringer, som du kan vælge at gemme eller åbne i Excel eller et andet program som kan læse .csv filer.