Anlæg i Minuba | Sådan administrerer du let anlæg

Opret dine anlæg i Minuba


Anlægsoplysninger

For at finde alle dine anlæg skal du vælge ‘Tandhjulet’ og trykke på ‘Anlæg’.

På anlægsoversigten kan du se alle de anlæg du har oprettet og sortere listen efter behov ved at trykke på en af overskrifterne.

Anlæg i Minuba

I anlægsoversigten kan du trykke på et af de eksisterende anlæg for at få vist anlæggets oplysninger.

Anlægsoplysninger på anlæg i Minuba

Her kan du udfylde/redigere information omkring anlægget, som f.eks.: ejer af anlægget, fabrikat, model, serienummer, installationsdato, internt anlægsnummer,  anlægsbeskrivelse og anlægsnoter.


 

Opret nyt anlæg i Minuba

For at oprette et nyt anlæg skal du klikke på ‘Opret ny’ -> ‘Anlæg’.

Nu kan du udfylde nødvendige oplysninger om anlægget og gemme det ved at trykke ‘OK’.

Opret nyt anlæg i Minuba

Når anlægget er oprettet vil du kunne bruge det på dine serviceaftaler/ordre/tilbud/arbejdssedler.

Du kan vælge at søge over alle kunders anlæg, hvis opgaven udføres for en kunde men administreres af en anden.

Når du har tilføjet anlægget på arbejdssedlen kan du bl.a. oprette/tilføje anlægs informationer, som montøren kan tilgå via app’en.


Opret nyt anlæg (app)

Du kan i anlægslisten vælge at oprette et nyt anlæg. Dette gør du ved at trykke på på plus-knappen nede i hjørnet af listen, hvilket vil føre dig over til opret siden.

På denne side har du mulighed for at indtaste de nødvendige oplysninger og tilføje den relevante ejer til anlægget.

Dette gør det muligt for dig at kunne hurtigt oprette et nyt anlæg når du står ude hos kunden.


 

Tilføj noter til dit anlæg i Minuba

I anlægsoversigten kan du nemt se en liste over noter på dine anlæg. Under kolonnen ‘Handlinger’ finder du knappen ‘Noter’.

Du får nu vist en liste over de noter der tilhører anlægget.

I bunden af dialogen kan du tilføje nye noter til anlægget.

Noterne vil optræde på de ordrer, som har anlægget er tilknyttet. Så kan alle medarbejdere, som er tilknyttet ordren, både læse, oprette, redigere og slette noterne til anlægget (slettede noter kan stadig blive vist).

Noter på anlæg i Minuba


 

Tilføj kvalitetssikringsdokumenter på anlæg i Minuba

Når du tilknytter et kvalitetssikringsdokument til et anlæg, så bliver KS dokumentet automatisk tilføjet til den ordre anlægget ligger på, idet at ordren går fra kladde til arbejdsseddel.

For at tilføje et kvalitetssikringsdokument skal du vælge de kvalitetssikringsdokumenter, som du gerne vil tilføje.

Kvalitetssikringsdokumenter på anlæg

 

Når man har lagt KS dokumenterne på INDEN ordren oprettes, så vil man, når det skal udfyldes, kunne finde dokumentet under procespilen “Kvalitetssikring” i toppen af sagen.

Her vil KS dokumentet ligge med det specifikke anlægsnummer, så man kan klikke på det og udfylde det.

 


Få overblik over ordrerelaterede kvalitetssikringsdokumenter

På de enkelte anlæg kan man under afsnittet ’kvalitetssikringsdokumenter’ se en oversigt over alle de kvalitetssikringsdokumenter, der er tilknyttet ordrer, hvor anlægget er tilføjet.

Kvalitetssikringer på anlægssiden

Holder man musen over et af kvalitetssikringsdokumenterne, vil man få mulighederne ’Vis og ’Vis ordre’. Hvis man trykker på ’Vis’, kommer man ind på kvalitetssikringsdokumentet, og har mulighed for at udfylde dokumentet.

Hvis man klikker på ’Vis ordre’ vil man komme ind på ordren, hvor kvalitetssikringsdokumentet ligger.


 

Kvalitetssikringsdokumenter (app)

Ordrerelaterede Kvalitetssikringsdokumenter:

Du kan se de ordrerelaterede kvalitetssikringsdokumenter under ’Anlægsinformation’, mellem ’Noter’ og ’Dokumentation’.

Ordrerelaterede kvalitetssikringsdokumenter i Minuba App

Du kan som udgangspunkt se de tre første ikke udfyldte kvalitetssikringsdokumenter. Tryk på ’vis alle kvalitetssikringsdokumenter’ for at se alle de kvalitetssikringsdokumenter, der er knyttet til anlægget.

Kvalitetssikringsdokumenter på anlæg i Minuba App

For at åbne kvalitetssikringsdokumentet eller arbejdssedlen skal du klikke på de tre prikker til højre for kvalitetssikringsdokumentet. Dette åbner en menu, hvor du får mulighed for at åbne kvalitetssikringsdokumentet ved at klikke på ’Rediger’ eller gå til arbejdssedlen ved at klikke på ’Gå til arbejdsseddel’.

Kvalitetssikringsdokumenter i Minuba App

 

Godkendte kvalitetssikringsdokumenter:

For at se de kvalitetssikringsdokumenter, der allerede er godkendt på anlægget skal du klikke på ’Vis udfyldte’ og de godkendte kvalitetssikringsdokumenter vil blive markeret med grøn farve.

Kvalitetssikringsdokumenter på anlæg i Minuba App

Klikker du på de tre prikker til højre for et godkendt kvalitetssikringsdokument, kan du vælge om du vil ’Gå til arbejdsseddel’ eller se PDF af det udfyldte kvalitetssikringsdokument.

Kvalitetssikringsdokumenter i Minuba App

Tilknyttede kvalitetssikringsdokumenter:

Hvis du vil se de kvalitetssikringsdokumenter, der er tilknyttet et anlæg klikker du på fanen ’Tilknyttede’ øverst på siden ’Kvalitetssikring’. Her kan du se en liste med de kvalitetssikringsdokumenter, der er tilknyttet anlægget og som automatisk vil blive føjet til de ordrer hvor anlægget tilføjes.

Kvalitetssikringsdokumenter med teksten [Kladde] er kvalitetssikringsdokumenter, der på nuværende tidspunkt er i kladdestadiet, og derfor ikke vil ikke blive føjet til ordrer før kvalitetssikringsdokumenterne er blevet godkendt.

Kvalitetssikringsdokumenter i Minuba App

 

Tilknyt nye Kvalitetssikringsdokumenter til anlægget:

Hvis du vil tilføje et nyt kvalitetssikringsdokument til anlægget klikker du på ’+’ knappen nederst til højre, herefter får du en liste med de kvalitetssikringsdokumenter, der på nuværende tidspunkt endnu ikke er tilknyttet til anlægget.

Kvalitetssikringsdokumenter i Minuba App

Herfra kan du vælge, hvilke kvalitetssikringsdokumenter du vil tilføje til anlægget.

Kvalitetssikring i Minuba App

 

 


Læg dokumentation på et anlæg i Minuba

Har du brug for at et billede eller en fil skal være tilgængelig på alle de ordre hvor anlægget bruges, så kan du med fordel tilføje disse til selve anlægget.

Hvordan uploader jeg dokumentation? 

Tryk på ‘Tilføj dokumentation’ og vælger filen der skal tilføjes.

Når du har tilføjet billedet/filen til anlægget, vil det være synligt under din ‘Dokumentation’ på de ordrer, hvor anlægget bruges.

Du kan se at billedet/filen er tilknyttet på deltaljerne og overskriften ‘Anlæg’.

NB! Dette kan også gøres på anlægssiden.


Sådan bruger du anlæg på en arbejdsseddel

På en arbejdsseddel eller en serviceaftale vil tilknyttede anlæg blive vist som en tabel.  Dette gælder for alle ordrer eller serviceaftaler.

Det ser således ud:

 

Noter tilknyttet til anlægget er i udgangspunktet skjult, men kan fremvises ved at trykke på ”Noter” knappen i højre side af hver række. Noter på anlægget vil blive vist som en undertabel til anlægget. Slettede noter vil være overstreget.

 

 

Ved at trykke på ’Tabelfunktioner’ (knappen med de tre lodrette streger) i højre hjørne, kan man vælge hvilke felter man gerne vil have vist i tabellen.

 

 

Tilknytning af andre anlæg eller oprettelse af nye anlæg til ordren fungerer som tidligere ud fra ”Tilføj anlæg”-drop down listen. Bemærk: Du vil først kunne tilknytte et anlæg eller oprette et nyt anlæg på ordren/serviceaftalen efter at den er blevet oprettet. Dvs. du skal først have trykket på Gem-knappen eller ”Godkend ordre”-knappen.

 

Ved at vælge ”[Nyt anlæg]” vil du blive navigeret til en ny side, hvor du kan oprette anlægget.

 

 

Denne side er den samme side, som den man kommer til, når man navigerer via: Administration -> Anlæg -> Opret ny -> Anlæg

En forskel ved at oprette et nyt anlæg på denne måde (ud fra en ordre) er, at information om kunden fra ordren vil blive udfyldt automatisk på anlægget.

Information man kan udfylde om anlægget er blevet udvidet med to valgfrie felter:

  • ”Anlæggets placering hos kunden”
  • ”Anlæggets navn/nummer hos kunden”

Når du har oprettet et nyt anlæg, kan du navigere tilbage til arbejdssedlen ved at trykke på ”Tilbage til arbejdsseddel” på pilen øverst til venstre på siden.

 


Sådan bruger du anlæg på en arbejdsseddel (app)

For at se – og redigere anlæg på en ordre via appen, skal du klikke på den relevante ordre, som har et eller flere anlæg.
Klik på anlægget for at komme ind på selve anlægssiden.

Anlægssiden indeholder information om anlægget, og herinde kan du oprette, redigere eller slette anlægsnoter.

Som standard vises alle ‘ikke slettede’ noter. Du kan klikke på til/fra-knap , hvis du vil se de slettede noter, som vises med en overstreget linje.

På anlægssiden kan du klikke på plus-ikonet nederst til højre for at oprette en ny anlægsnote.

     

For hver anlægsnote kan der klikkes på indstillinger (de tre lodrette prikker). Når du gør dette, kommer der et vindue op, hvor du kan vælge om du vil redigere anlægsnoten eller slette den.


Opret ny ordre direkte fra anlægssiden (app)

Når man er på appen og går hen i anlægssektionen og vælger et anlæg, kan man direkte ud fra anlægget oprette en ordre.

Anlægsinformationen bliver overført direkte, ved at klikke på ‘+’ knappen nederst til højre og vælge “ordre”.

           

 

 


Tilføj anlæg til eksisterende ordre (app)

Du kan tilføje en kundens anlæg til en nuværende arbejdsseddel, ved at klikke på plus-ikonet nederst på siden, og vælge ”Anlæg”.

Dette fører dig til en liste over kundens anlæg, hvor du kan vælge det anlæg, som skal skal tilføjes til ordren. Vælg det ønskede anlæg og tryk bekræft.

Opret et nyt anlæg direkte inde i ordren

Når du er inde på en ordre har du nu mulighed for at oprette et anlæg. Det gør du ved at trykke på plusset i nederste højre hjørne.

Opret et nyt anlæg og tilføj det til ordren


Få overblik over alle dine anlæg (app)

For at se listen over alle dine anlæg, skal du trykke på ikonet med de 3 streger oppe i venstre hjørne og trykke på ”Anlæg”. Herefter vil du komme ind på siden, hvor du kan se en samlet liste med alle dine anlæg.

I ”Anlæg” vil du altså få vist informationer omkring alle dine anlæg, og du vil få mulighed for at trykke på et specifikt anlæg, som så vil føre dig over til en mere detaljeret anlægsside, for det valgte anlæg.

 

 

På anlægssiden kan du søge efter specifikke anlæg ved hjælp af søgefeltet i toppen. Eller du kan vælge at sortere rækkefølgen af anlæggene ved at trykke på ”Anlægsnummer” under søgefeltet.

Her kan du sortere anlæggene efter anlægsnummer eller ejer, med mulighed for at vælge om det skal være stigende eller faldende rækkefølge.

 


Visning af dokumentation på anlæg (app)

Du har mulighed for at se de dokumentationer, der er knyttet til et anlæg, samt de mapper som du har oprettet.

Når du er inde på ’Anlægsinformationssiden’ kan du klikke på de 3 prikker til højre for dokumentationen, så kommer der en menu frem med indstillinger for den pågældende dokumentation.

Dokumentation på anlæg_1

Hvis der er mapper under dokumentation på anlægget, kan du klikke på mappen og få vist de dokumentationer der er lagt i mappen.

Dokumentation på anlæg_2

 

Dokumentation på anlæg_3


Angiv en QR-kode på dine anlæg (app)

Du har mulighed for at kunne angive en QR-kode på dine anlæg, så du hurtigt kan finde frem til anlægget ved at scanne QR koden når du er ude hos kunderne.

Tryk på ’Anlæg’ –> Vælg et anlæg –> ’Rediger anlægsdetaljer’.

I feltet ‘Anlæggets QR code’ i bunden af siden, kan du vælge at taste anlæggets kode ind eller du kan trykke på QR-ikonet til højre og scanne koden ind og gemme den på anlægget. QR-koden skal være unik for hvert anlæg.

Screenshot rediger anlæg

Derefter har du mulighed for at søge efter det pågældende anlæg i anlægslisten ved at trykke på QR-ikonet til højre i søgefeltet og scanne koden på anlægget ude hos kunden.

Du vil blive ført direkte hen til det pågældende anlæg på appen og du kan derfor hurtigt komme i gang med at arbejdet på anlægget.

Screenshot scan QR kode på anlæg

Der findes en masse forskellige værktøjer på internettet, hvor du kan genere QR-koder, som du kan printe ud og sætte på de relevante anlæg.

Nedenstående eksempel viser, hvordan man i et af disse værktøjer nemt kan lave en QR-kode.

Tryk på ’QR-kode med tekst’ skriv anlæggets kode, navn eller nummer i tekstfeltet og tryk herefter på ’Generer QR kode’

Screenshot generer QR kode

Højreklik herefter på den QR-kode der er blevet dannet. Gem QR-koden på din egen computer, print koden ud og sæt den på anlægget.

Screenshot gem QR kode på din computer

(OBS. Hvis du bruger en iPhone/iPad skal du være opmærksom på at denne funktion kun virker på enheder der har iOS version 15.1 eller nyere)


Historik over tilknyttede ordrer

Du kan få overblik over alle de ordrer, der er knyttet til et anlæg, så du nemt og hurtigt kan se, hvad der seneste er blevet udført på anlægget og hvornår.

Du finder sektionen med tilknyttede ordrer under ’Dokumentation’ på anlægsinformationssiden, her vil du som udgangspunkt altid kunne se de seneste tre ordrer.

Anlæg tilknyttet ordre_1

Tryk på ’Vis alle’ for at få overblik over samtlige ordre, der er knyttet til anlægget.

Du vil blive ført over til en ny side. Øverst på siden er ordrerne delt op efter, hvilket stadie de befinder sig i. Er ordren til et anlæg en ordrekladde, kan du finde den under sektionen ’Ordrekladder’ du kan enten trække hen til denne sektion lige under søgefeltet og derefter trykke på feltet ’Ordrekladder’, eller du kan bruge små cirkler under feltet til at navigere rundt med, for at komme hurtigere hen til de ordrer, der er relevante for dig ude i marken.

Anlæg tilknyttet ordre_2

Du kan vælge at sortere listen efter ordrenummer og du kan i søgefeltet fremsøge ordre ved at indtaste relevante søgeord.

Hvis du trykker på en ordre vil du komme hen til den specifikke ordre og kan komme direkte i gang med at arbejde på ordren eller finde den information du leder efter.


Noter, beskrivelse og anlægsdetaljer på et anlæg (app)

Gå til en ordre med et tilknyttet anlæg, og klik på anlægget. Herefter kommer man ind på siden Anlægsinformation. I bunden af denne side er en oversigt over de noter der er tilknyttet anlægget.

Kun de tre seneste noter bliver vist. Ældre noter kan ses ved at klikke på knappen: ”Vis alle noter”. Herefter er det muligt at se alle noter, og fremsøge bestemte noter.

Ved at trykke på ”Vis alle noter” vil du komme ind på en oversigt over alle noter tilhørende anlægget. Her kan du fremsøge noter enten på deres indhold eller deres forfatter. Søgefunktionen sparer dig for manuelt at skulle søge igennem alle noter for at finde den relevante note.

Desuden gør ”Vis slettede” knappen det muligt altid at finde noter, der ved en fejl er blevet slettet. Ved at trykke på ”Vis slettede” vil noter der er blevet slettede blive vist.

Redigér anlægsbeskrivelsen på et anlæg i appen

Anlægsbeskrivelsen kan opdateres ved at klikke på Rediger knappen ud fra navnet, som fører dig til redigerings siden. Her kan du redigere i beskrivelsen og trykke på Gem.

  

 

 

Rediger anlægsdetaljer i appen

For at kunne redigere i anlægsdetaljer på appen, skal du klikke på “Overblik” og herefter på den relevante arbejdsseddel.

Når du er inde på arbejdssedlen klikker du på “Anlæg” og vælger “Redigér”

Her kan du redigere i anlægsdetaljer, som fx: Anlægsinformation, installationsdato og du kan ligeledes skifte kunde på anlægget.

Dette gør det nemmere for dig at redigere anlægsdetaljer/information via appen og for svendene at opdatere anlægsinformationer mv., mens de er ude i marken.

 

Bruger kan ændre adresse på et anlæg

En bruger kan ændre adressen på et anlæg

Klik på ‘Anlæg’ -> Vælg anlæg -> ‘Rediger’

Ved klik på ‘Adresse’ kan du nu vælge mellem kundens adresser.

Du kan vælge mellem kundens kontakt-, fakturerings- eller installationsadresser.

Ved valg af adresse bliver du bedt om at bekræfte valget.

Når du har valgt adressen bliver du sendt tilbage til redigeringsvinduet for anlægget, hvor du skal trykke ”Gem” for at gemme ændringen af adressen.

 


Her bruges anlægget

Under afsnittet ‘Serviceaftaler’ og ‘Ordrer’ vises alle de steder, hvor anlægget er tilknyttet.

Dette giver dig et godt overblik over alle de steder, hvor anlægget bruges.


 

Eksport

For administrative brugere eller begrænsede bruger med tilladelse til oprettelse af ordrer, er det muligt at eksportere data på aktive anlæg.

Klik på / tandhjul > Anlæg . På anlægssiden skal du klikke på ”Eksporter” og derefter ”Eksporter aktive anlæg til fil (csv)”.

Der vil blive skabt en fil med titlen: ”Anlæg.csv”, som vil blive gemt i en mappe på din computer, hvor overførte filer bliver gemt. (I Windows hedder den typisk ”Overførsler”).

Når du åbner filen vil du se oplysninger om alle dine aktive anlæg. De første kolonner vil være oplysninger om selve anlægget. De efterfølgende kolonner vil indeholde oplysninger om den kunde som anlægget tilhører. De sidste kolonner indeholder oplysninger om anlæggets adresse.

 

Import

Hvis du har mange anlæg fra et tidligere system, liggende i et Excel ark, og godt kunne tænke dig at importere disse anlæg til din Minuba, kan du gøre dette ved at:

Klikke på tandhjulet -> Anlæg -> Import/Eksport -> Importer anlæg fra fil (csv)

Minuba import af anlæg

Her vil du blive bedt om at uploade Excel filen, og derefter tilpasse den således at hver kolonne i Excel arket passer til en kolonne i Minuba.

Minuba import af anlæg

Til hvert anlæg har du også mulighed for at angive hvad anlæggets adresse er, denne adresse skal være på samme linje i Excel arket som anlægget selv.

Hvis du ingen adresse angiver, vil anlægget få en af kundens eksisterende adresser, dette kan være en standard installationsadresse eller kundens standard kontaktadresse.

Er der adresser i din fil, der ikke matcher en af kundens eksisterende adresser helt præcist, vil der blive oprettet et nyt anlæg.

Når du har valgt. hvilke felter de enkelte kolonner skal indsættes i, skal du trykke på ”Gem og indlæs” oppe i højre hjørne. Skulle der være linjer med fejl vil der komme en boks op, der forklarer hvilke linjer der er fejlbehæftet.

Dine anlæg vil efterfølgende blive indlæst og du vil kunne se dem i anlægslisten.

Bemærk dog at importen af anlæg kræver, at kunden med det angivne kundenummer allerede er oprettet i Minuba, da importen her ikke kan oprette kunden.

Så hvis anlæggene refererer til nye kunder, skal du lave en kundeimport først, du kan læse mere om hvordan du gør dette her (https://minuba.dk/support/kundeliste/)

Næste artikel:‘Virksomhedsindstillinger’