Aktivér servicemodulet + indstillinger

Servicemodul i Minuba

Hvis du vil prøve den nye funktionalitet finder du Servicemodulet under ’tilvalgsmoduler’ under menuen ‘Administration’.

I højre side under “Handlinger” findes en knappen “Slå modul til”

Tryk på knappen og modulet er slået til. Herefter vil du se at Serviceaftaler er dukket op i dine faneblade, ligesom der er kommet en ny mulighed i jeres Opret ny knap som hedder Serviceaftale.

NB! hvis nogle medarbejdere ikke kan se Service-Modul funktionaliteter som de ellers har rettigheder til at se, så skal den pågældende medarbejder logge ud af Minuba og derefter logge ind i systemet igen.

Servicemodulet giver dig mulighed for at oprette tilbagevendende ordrer og serviceaftaler med faste intervaller, således, at du ikke selv skal huske, hvornår det igen er tid til at foretage service for en kunde.

Det angives på en ordretype, at der er tale om en serviceaftale, der gentages med faste perioder. Du skal derfor oprette en ordretype, du benytter til alle serviceaftaler med samme periodiske interval. Du kan også angive serviceindstillinger på en eksisterende ordretype.

Du opretter en ny ordretype, eller redigerer i en eksisterende ordretype, ved at klikke på tandhjulet i øverste højre hjørne og vælge ‘Administration’ i menuen.

Tandhjul administration

I listen vælger du ‘Ordretyper’ ved at klikke på navnet eller ‘Vis’ ude i højre side af linjen. ‘Vis’ bliver synlig, når du fører musen hen over linjen.

Du ser nu en liste over alle din oprettede ordretyper. Du kan oprette en ny ordretype ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne og vælge ‘Ordretype’ i menuen. Alternativt kan du redigere i en eksisterende ordretype ved at klikke på ‘Ret’ ude i højre side af linjen for den pågældende ordretype. ‘Ret’ bliver synlig, når du fører musen hen over linjen.

Opret ny ordretype

Du udfylder med detaljer om den givne ordretype og under ‘Serviceindstillinger’ kan du angive hvor ofte ordren skal gentages. Hvis ordren eksempelvis skal gentages én gang om året indtaster du ‘1’ i feltet efter ‘Gentages hver’ og vælger ‘År’ i [Vælg periode].

Der kan vælges følgende perioder:

  • Dag(e)
  • Måned(er)
  • År

Skal ordren gentages hver tredje uge angives dette derfor som hver 21. dag.

Når du opretter en ordre med serviceindstillinger, vil der, når du afslutter den pågældende ordre blive oprettet en ny tilsvarende ordre den angivne periode frem i tiden fra den dato, hvor ordren er afsluttet. Denne nye ordre vil få et nyt ordrenummer, men ellers have de samme indstillinger og informationer som den foregående ordre. Når den nye ordre er oprettet vil den være synlig i dit ‘Overblik’.

serviceaftale modul under dialog valgmuligheder, kan man nu fravælge at få vist serviceaftale-popup ved oprettelse af ordre til kunder med tilknyttet serviceaftale.


Automatisk planlægning af serviceaftaler i Minuba

Se i videoen, hvordan du anvender automatisk planlægning i Minuba

Opsæt automatisk planlægning

For at anvende automatisk planlægning skal du opsætte det i serviceaftalemodulet under Administration.

Tandhjul administration

Under Administration vælger du Serviceaftale modul. Når du klikker dig ind under Serviceaftale modulet skal du vælge, hvordan Automatisk planlægning skal være slået til.

Skjult betyder at det ikke er aktiveret, og ikke vil blive vist på serviceaftalerne. Det betyder også at du ikke har mulighed for at benytte automatisk kommunikation til dine servicekunder.

Vis, men ikke slået til som standard, betyder at du ikke som udgangspunkt anvender automatisk planlægning, men at de indstillinger du har valgt vil være tilgængelige på dine serviceaftaler, så du kan aktivere dem der.

Vis, og slået til som standard betyder at de indstillinger du har valgt altid vil blive anvendt når du trækker serviceordrer ud.

Autoplanlægning

Nedenfor gennemgår vi, hvilke generelle informationer fra serviceaftalemodulet – automatisk planlægning bruger, for at Minuba automatisk kan lægge serviceordre ind i kalenderen:

Service arbejdsdag:

Denne indstilling beskriver, indenfor hvilket tidsrum planlægningen skal ligge. Altså hvornår jeres arbejdsdag starter og slutter:

Standard forventet periode for serviceudførsel:

Beskriver, hvor lang effektiv tid det tager at lave service inklusiv transport. Altså et estimat for, hvor lang tid det tager at køre fra sidste opgave og hen til denne serviceopgave og udføre arbejdet.

 

Serviceaftale specifikt servicevindue og serviceudførsel:

Standard servicevindue: 

Denne indstilling viser hvor lang du ønsker din planlægning pr. serviceordre skal være. Et servicevindue på 5 timer vil fx give montøren mulighed for at vælge rækkefølgen for løsning af opgaver (læs mere om overlapning længere nede i artiklen). Det vil det fordi den effektive arbejdstid/transporttid er forventet at være 1 time, og du derfor vil kunne planlægge flere serviceordrer på samme tidsrum, så montøren selv kan tilrettelægge rækkefølgen.

Efter servicevinduet er defineret er det muligt at angive, hvornår vores serviceaftaler skal udføres, fx i tidsperioden mellem kl. 09.00 og kl. 17.00. Her skal kunden være hjemme i et 5 timers tidsrum, som bliver bestemt under planlægningen.

Hvis man ikke ønsker overlappende servicevinduer, kan man sætte Standard servicevindue til det samme som Standard forventet periode for serviceudførsel. 

Du kan inde på hvert enkelt serviceaftale overskrive standard indstillinger for servicevindue og serviceudførsel:

Medarbejdere

Den næste del af opsætningen går ud på, hvem kan løse opgaven. Inde på serviceaftalen kan man vælge afdeling og medarbejder. I nedenstående eksempel er El afdelingen valgt, og dermed vises tilgængelige medarbejdere i den afdeling. De relevante medarbejdere skal nu tilknyttes:

Nedenfor er medarbejderen Lotte Hansen blevet valgt som tilknyttet medarbejder på serviceaftalen.

Hvis du vælger kun at tilknytte en afdeling, og ikke en medarbejder vil autoplanlægningen lede efter ledige medarbejdere i den angivne afdeling.

Der skal være angive enten en afdeling, eller en medarbejder på serviceaftalen for at kunne udføre autoplanlægning.

Hvordan bruges autoplanlægning?

Når du har opsat de generelle indstillinger kan du gå i gang med at anvende automatisk planlægning under serviceaftaler. Nedenfor viser kan du se hvordan.

På ovenstående billede kan du se, at der er oprettet en række serviceaftaler i december måned. Her klikker du på ‘Udtræk til service’. For at anvende automatisk planlægning, skal du huske at vælge ‘Planlæg automatisk timer?’ og klikke OK. Hvis du i dine indstillinger har valgt ‘Vis, og slået til som standard’ er det valgt for dig.

udtræk til service

Hvis du markerer ‘Godkend planlagte ordrer?’ vil de dannede ordrekladder blive godkendte samtidig med planlægningen.

Nedenfor kan du se et eksempel af Planlægning, hvor serviceaftalerne er planlagt automatisk af Minuba. Ordrene der er udtrukket til service er lagt ind i planlægningen:

På ovenstående billede ses overlappende registreringer onsdag den 12/12. Hvis der ikke skal være overlappende registreringer, skal dette slås fra i de generelle indstillinger beskrevet længere oppe. Overlapningen er i dette tilfælde i orden og forklares nedenfor:

I perioden kl. 09.00-14.00 skal Ib nå følgende:

  • En frokostpause på 30 minutter
  • Et servicebesøg på 1 timer
  • Et servicebesøg på 1 timer

Det giver sammenlagt en total på 2 timer og 30 minutter i en 5 timers periode. hvilket Ib har tid til. Derfor auto-planlægger systemet de to registreringer til at overlappe.

Hvis vi bladrer til næste uge kan vi se, at de to servicebesøg som skulle laves i weekend (den 15/12 og 16/12) er blevet flyttet til Lottes næste arbejdsdag (mandag den 17/12) da datoerne (den 15/12 og 16/12) ikke passer i hendes ansættelsesperiode.

Ligeledes vil auto-planlægningen skubbe en opgave, hvis det havner på en helligdag eller medarbejderen er fuldt booket. En planlægning kan skubbes op til 10 dage ud i fremtiden. Den vil aldrig blive planlagt tidligere end servicedatoen.


Opsætning af  automatisk kommunikation for Serviceaftaler

I Minuba kan i opsætte jeres serviceaftalemodul, således at Minuba automatisk kan udføre følgende administrative opgaver:

  • Informere din kunde om det næste servicebesøg
  • Godkende servicebesøget således at det dukker op under ‘Min plan’ hos dine montører
  • Oprette planlægninger i kalender. Læs mere her

Se videoen og lær hvordan

Minuba vil godkende serviceordren og sende en e-mail/SMS ud til din kunde. Når serviceordren er godkendt vil dine montører kunne se den under ‘Min plan‘.

For at kunne bruge automatisk kommunikation, skal autoplanlægning være slået til i Serviceaftale modulet, men skal ikke nødvendigvis anvendes. Det er nok at vælge ‘Vis, men ikke slået til som standard’.

Hvis du vil sende SMS’er skal SMS modulet være aktiveret, under indstillinger => administration.

I denne opsætning vil Minuba godkende alle serviceordre-kladder, og sende e-mails/SMS’er ud til kunderne kl. 13:00 på alle hverdage, dette forhindrer at man får sendt SMS’er ud på uheldige tidspunkter, hvis man f.eks. arbejder meget tidligt, eller meget sent. De valgte adviseringer vil blive sendt for alle godkendte serviceordrer med planlagt tid i fremtiden. Når en serviceordre er godkendt udsendes der e-mail eller SMS iht. din opsætning.

Der er også mulighed for at sende en påmindelse, ud så kunden husker at din montør kommer. Disse påmindelser sendes ud på planlagte ordrer, hvor oplysninger fra planlægningen anvendes til at informere kunden om hvilket tidsrum han skal være hjemme for at tage imod jer. Det minimerer risikoen for, at i kører forgæves, og skal bruge tid på at lave en ny aftale.

 

Påmindelsen ser som standard således ud:

 

Med automatisk serviceaftale-kommunikation kan i spare tid på administrative opgaver. Derudover hjælper serviceaftale kommunikation både jer og jeres kunder med at huske jeres aftaler.

Hvis du vil, kan du definere indholdet dine egne skabeloner for både bekræftelser og påmindelser til e-mail og SMS. Læs mere om skabeloner her.

Rigtig god arbejdslyst!