Afdelinger

Du kan oprette en ny afdeling via Tandhjul → Administration → Afdelinger.
Her vises en liste over dine eksisterende afdelinger. Klik på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne, og vælg ‘Tilføj ny afdeling’ i menuen for at oprette en ny.
Angiv et navn til afdelingen, og tilføj de ønskede medarbejdere.

For hver afdeling kan du oprette separate bankoplysninger og adresseoplysninger. På den måde kan du erstatte virksomhedens generelle informationer med afdelingens egne på ordrebekræftelser og fakturaer, som sendes til kunderne.

Vigtigt: Navn og adresse på afdelingen anvendes i PDF-dokumenter. Udfyld derfor enten alle felter – eller ingen. Hvis du ønsker at bruge oplysningerne fra virksomhedens indstillinger, skal du ikke tilføje adresse eller bankoplysninger.

For at tilføje disse oplysninger skal du gå ind på siden, hvor du redigerer afdelingens informationer. I bunden af siden kan du klikke på ‘Tilføj adresse’ og/eller ‘Tilføj bankoplysninger’ for at tilføje oplysningerne.

Du får nu mulighed for at indtaste de ønskede oplysninger.

Hvis du ønsker at fjerne oplysningerne igen og benytte virksomhedens standardoplysninger, skal du blot klikke på ‘Brug virksomhedens adresseinformationer’ og/eller ‘Brug virksomhedens bankinformationer’.

Hvis du ønsker at fjerne oplysningerne igen og benytte virksomhedens standardoplysninger, skal du blot klikke på ‘Brug virksomhedens adresseinformationer’ og/eller ‘Brug virksomhedens bankinformationer’.

Hvis de forskellige afdelinger i din virksomhed arbejder med faste avancer på grossistmaterialer, kan du konfigurere Minuba, så avancen automatisk indsættes, når du tilføjer varelinjer på f.eks. arbejdssedler og fakturaer.

På den enkelte afdeling finder du feltet ‘Avance på grossistmaterialer %’. Her indtaster du afdelingens standardavance som et tal – uden procenttegn.

Feltet ‘Avance på grossistmaterialer beregnes ud fra:’ afgør om avancen beregnes ud fra grossistens listepris, eller efter at dine rabatter hos grossisten er trukket fra, omkostning.

Feltet ‘Avance på grossistmaterialer beregnes ud fra:’ afgør, om avancen beregnes ud fra grossistens listepris, eller efter dine rabatter hos grossisten er fratrukket (omkostning).

Hvis du vælger ‘[Standard]’, vil Minuba hente oplysningerne fra følgende indstillinger i prioriteret rækkefølge:

1. Arbejdssedlens kunde
2. Materialets rabatgruppe
3. Virksomhedsindstillinger

Hvis feltet er tomt, bruges også procenten fra ovenstående indstillinger. Bemærk, at kundens avanceindstillinger har højere prioritet end afdelingens. Hvis begge er sat, anvendes kundens.

Avancen beregnes ud fra omkostningen, som er angivet på f.eks. kalkulationslinjerne på ordren. Hvis du vælger at beregne ud fra listepris, vil den viste avance på materialelinjerne ikke nødvendigvis matche den, du har angivet på afdelingen – men den bagvedliggende beregning vil være korrekt.

Næste gang du arbejder i f.eks. en ordre med den pågældende kunde og tilføjer materialer i kalkulationen, vil avancen automatisk blive beregnet og tilføjet. Dette gælder også på arbejdssedler, fakturaer, ekstraarbejde m.m.

Du tilknytter en medarbejder til afdelingen ved enten at:

• søge efter medarbejderens navn, eller
• klikke på pilen og vælge medarbejderen i listen.

For at fjerne en medarbejder fra afdelingen kan du:

• fjerne fluebenet i listen, eller
• klikke på krydset ud for navnet i oversigten under Tilknyttede medarbejdere.

Dine medarbejdere kan være tilknyttet flere afdelinger, hvis du har brug for det.