Afdelinger

Du kan oprette en ny afdeling via ‘Administration’ -> ‘Afdelinger’.

Du får nu vist en liste over dine oprettede afdelinger. Du opretter en ny afdeling ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne og vælge ‘Tilføj ny afdeling’ i menuen. Angiv et navn for afdelingen og tilknyt eventuelle medarbejdere og brugere. Gem din nye afdeling ved at klikke på ‘Gem ændringer’ under ‘Handlinger’ i højre panel.

Tilføj bankinformationer og adresser på dine afdelinger

For hver afdeling kan du oprette et særskilt sæt af bankinformationer og adresseoplysninger. På den måde kan du overskrive virksomhedens informationer med afdelingens på de ordrebekræftelsesdokumenter og fakturaer som sendes til kunderne.

Du skal være opmærksom på at Navn og adresseoplysninger på afdelingen bruges på pdf’er, så udfyld alt, eller ingenting. Hvis du stadig vil bruge oplysningerne fra virksomhedsindstillingerne, så tilføjer du ikke adresse eller bankoplysninger.

For at tilføje bankoplysninger og/eller adresse, skal du ind på siden hvor du kan ændre oplysninger om afdelingen. Her kan du i bunden af siden klikke på ‘Tilføj adresse’ og/eller ‘Tilføj bankoplysninger’ for at tilføje adresse- og/eller bankoplysninger til afdelingen:

Du får nu mulighed for at indtaste de ønskede oplysninger:

Hvis du ønsker at slette oplysningerne og dermed benytte de oplysninger som står i jeres virksomhedsindstillinger, skal du blot klikke på ‘Brug virksomhedens adresseinformationer’ og/eller ‘Brug virksomhedens bankinformationer’.

Sæt en standard avance på dine afdelinger

Hvis de forskellige afdelinger i dit firma, har specifikke avancer de generelt tager for grossistmaterialer, kan du sætte Minuba op, så avancen automatisk bliver indsat når du indtaster varelinjer på bl.a. arbejdssedler og fakturaer.

På den specifikke afdeling findes feltet ‘Avance på grossistmaterialer’. Indtast her standard avancen for afdelingen i procent (procenttegnet skal undlades).

Feltet ‘Avance på grossistmaterialer beregnes udfra:’  afgør om avancen beregnes ud fra grossistens listepris, eller efter at dine rabatter hos grossisten er trukket fra, omkostning.

Vælges [Standard], vil Minuba hente oplysningen fra tilsvarende indstillinger på arbejdssedlens kunde, materialets rabatgruppe, eller sidst virksomhedsindstillinger. Procenten vil ligeledes blive hentet fra disse andre indstillinger, i nævnte rækkefølge, hvis feltet efterlades tomt. Avanceindstillinger på kunder har højere prioritet end afdelingers, så er begge sat, vil avancen blive taget fra kunden.

Bemærk at det er omkostningen som står angivet på f.eks. kalkulationens linjer på en ordre som avancen vil blive beregnet ud fra. Hvis indstillingen bliver sat til listepris vil avancen der vises på materialelinjer ikke være den samme som indtastet på afdelingens side, men den underliggende beregning vil passe.

Næste gang du går ind på f.eks. en ordre med den givne kunde og tilføjer materialer i kalkulationen vil avancen blive regnet ud fra indstillingerne og automatisk tilføjet til linjen. Dette vil også virke på arbejdssedlens materialeregistreringer, fakturaer, ekstra arbejde, m.m.

Tilføj eller fjern medarbejdere i dine afdelinger

Du tilknytter en medarbejder ved at trække dem fra kassen ‘Tilgængelige brugere’ til kassen ‘Tilknyttede brugere’ eller ved at dobbeltklikke på den ønskede medarbejder. Alternativt kan du markere et eller flere navne på listen i kassen ‘Tilgængelige brugere’ og klikke på ‘>>’ for at tilknytte de valgte brugere til afdelingen.

På samme måde kan du fjerne medarbejdere fra en afdeling ved at trække dem fra kassen ‘Tilknyttede brugere’ til kassen ‘Tilgængelige brugere’, ved at dobbeltklikke på den medarbejder du ønsker at fjerne, eller alternativt markere et eller flere navne på listen over tilknyttede brugere og klikke på ‘<<‘ for at fjerne de pågældende brugere fra afdelingen.

Dine medarbejdere kan være tilknyttet flere afdelinger, hvis du har brug for det.

Gå til næste artikel: ‘Materialer’

Gå til forrige artikel: ‘Medarbejdertyper’