Forside / Minuba GO! – Opstartsguide
Velkommen til Minubas GO's opstartsguide. Vi er glade for, at du har valgt at bruge Minuba GO! til at drive din forretning. Denne guide vil vise dig, hvordan du opsætter og bruger Minuba GO, uanset om du er ny eller erfaren bruger.
Du kan starte med vores to on-demand kurser, som du finder nedenfor eller på vores YouTube-kanal. Disse videoer vil guide dig igennem opsætning og brugen af Minuba GO! så du kan komme i gang med det samme.
For at du nemt og hurtigt kan komme i gang med at oprette ordrer og sende fakturaer, er det vigtigt, at du starter med at udfylde dine virksomhedsindstillinger.
Husk at du kan altid gå tilbage og rette eller tilføje oplysninger i dine ‘Virksomhedsindstillinger’.
Klik på 'Menuen' oppe i venstre hjørne >> Indstillinger >> Virksomhedsindstillinger >> Virksomhedsdetaljer
Udfyld dine kontaktoplysninger: Virksomhedsnavn, CVR-nummer, postnummer og bynavn under dine ‘Virksomhedsdetaljer’ i din Minuba GO!
Kontaktoplysningerne bruges blandt andet som sidefod (Logo og dokumentlayout) på dine tilbud, ordrer og fakturaer, hvis du ikke har angivet andet.
Det vil derfor være en god idé, at skrive dit firmas mailadresse i feltet ‘mail’, hvis det er den, som du ønsker at anvende til kommunikationen med kunderne.
Klik på 'Menuen' oppe i venstre hjørne >> Indstillinger >> Virksomhedsindstillinger >> Bankinformationer
Under dine bankinformationer udfylder du dit registreringsnummer og kontonummer samt navnet på din bank.
Bankinformationerne fremgår på din faktura, så du kan modtage penge fra dine kunder.
Du kan altid redigere disse informationer under dine virksomhedsindstillinger, hvis du skulle skifte bank eller få brug for at skifte konto.
Klik på 'Menuen' oppe i venstre hjørne >> Indstillinger >> Virksomhedsindstillinger >> Fakturering
I fanen ‘Betalingsfrist’ under ‘Fakturering’ under ‘Virksomhedsindstillinger’ angiver du betalingsfrist samt dit standardrykkergebyr og månedlige rente på fakturabeløbet.
Det er også her, at du angiver den ønskede avance på dine materialer.
Under ‘Fakturaer’ nederst på fanen ‘Fakturering’ bestemmer du, hvilke informationer der skal fremgå på dine fakturalinjer.
Det kan f.eks. være, at medarbejdernavnet skal fremgå på fakturalinjerne med timeregistreringer på fakturaen.
I følgende guider vi dig til:
Klik på 'Menuen' oppe i venstre hjørne >> Indstillinger >> Administration >> Grossistaftaler
Her har du mulighed for at tilføje og aktivere grossistaftaler og dermed få adgang til grossisternes varekatalog samt mulighed for at indlæse dine rabataftaler og modtage indkøbsfakturaer.
Vælg grossisterne ved at klikke på + symbolet i bunden.
Du får samtidig mulighed for at aktivere indkøbsfaktura via EDI.
Klik på 'Menuen' oppe i venstre hjørne >> Indstillinger >> Administration >> Materialer
I Minuba GO! har du mulighed for at oprette egne materialer. Det kan f.eks. være timepriser, tillæg eller materialer, som du ofte bruger. På den måde kan du nemt søge dem frem, når du er ude og udføre dit arbejde.
Tryk på + symbolet i bunden, og udfyld felterne.
NB: Hvis materialet skal bruges til timeregistrering (timepris), når du registrerer materialer eller timer på en ordre, er det vigtigt at du vælger ‘Brug til timeregistrering’.
Klik på 'Menuen' oppe i venstre hjørne >> Indstillinger >> Administration >> Økonomisystem
Lad dit økonomisystem tale sammen med Minuba GO! og spar tid med automatiske overførsler af fakturaer.
Nu har vi guidet dig til at indstille dine ‘Virksomhedsindstillinger’ og din ‘Administration’. Dermed er du nu klar til at oprette dit første tilbud eller ordre.
I følgende guider vi dig derfor til:
Arbejdssedlen oprettes automatisk, når du har godkendt dit tilbud eller din ordre.
Har du en kunde, som gerne vil have et tilbud på udskiftning af gammelt toilet, HPFI anlæg eller en ny indkørsel?
Så opret det nemt og hurtigt i appen og send det til kunden med det samme.
Klik på 'Menuen' oppe i højre hjørne >> Overblik >> + symbolet nede i hjørnet
1) Vælg ‘Tilbud’ og tryk på ‘Tilføj kunde’.
– Hvis kunden ikke allerede er oprettet i din Minuba GO!, skal han oprettes først. Det gør du ved at klikke på + symbolet igen og 'Kunde'.
2) Vælg den relevante kunde og tryk på ‘Tilføj’ nederst i højre hjørne. Herefter udfylder du resten af informationerne i dit tilbud.
3) Vælg om det skal være en fastprisaftale eller en forbrugssag.
Når kunden har accepteret dit tilbud, går du til ‘Ordrekladder og tilbud’ i appen. Klik ind på tilbudet og tryk på rullemenuen ‘Status’ og vælg ‘Godkend ordre’. Herefter får du mulighed for at sende ordrebekræftelsen afsted på mail.
Har kunden allerede accepteret dit tilbud, og bedt dig om at udføre det aftalte stykke arbejde?
Så har du mulighed for at oprette det som en ordre i din Minuba GO!
Klik på 'Menuen' oppe i højre hjørne >> Overblik >> + symbolet nede i hjørnet
2) Vælg ‘Ordre’ og tryk på ‘Tilføj kunde’.
– Hvis kunden ikke allerede er oprettet i din Minuba GO!, skal han oprettes først - brug samme metode som ved Tilbud.
3) Vælg den relevante kunde og tryk på ‘Tilføj’ nederst i højre hjørne. Herefter udfylder du resten af informationerne i din ordre.
4) Vælg om det skal være en fastprisaftale eller en forbrugssag.
NB: Når du godkender ordren, får du mulighed for at sende ordrebekræftelsen på mail. Sæt blot hak i ‘Send på mail’ inden du trykker på knappen ‘Godkend’.
Har du brug for at registrere timer på en arbejdsseddel? Eller skal din medarbejder registrere sit fravær?
Det gøres nemt og hurtigt i Minuba GO!
Der findes tre forskellige timeregistreringstyper i Minuba GO!
Start i alle tilfælde med at klikke på ‘Min tid’ i appen via 'Menuen' oppe i højre hjørne. Tryk på kalenderen, og vælg den dato, hvor du ønsker at registrere dine timer eller fravær.
Skal timerne registreres som ordrerelateret på arbejdsseddel, vælger du blot arbejdssedlen i rullemenuen.
Hvis timerne ikke er ordrerelaterede, undlader du at vælge en arbejdsseddel i feltet ‘Arbejdsseddel’.
Hvis timerne skal registreres som fravær, så vælger du blot ‘Fravær’ under ‘Reg. type’.
NB: Ordrerelaterede timer kan desuden også registreres direkte via arbejdssedlen for den pågældende ordre. Klik på pilen for ‘Timer’ øverst på din ordre. Udfyld felterne og tryk på ‘Gem’ eller ‘Gem og tilføj ny’, hvis du ønsker at tilføje flere timer.
Med Minuba GO! kan du dokumentere dit arbejde ved, at uploade billeder eller anden dokumentation som f.eks. tegninger på en arbejdsseddel.
Du tilføjer billeder i appen ved at klikke + nederst på arbejdssedlen og herefter vælge ‘Dokumentation’.
Brug funktionen ‘Tag billede’, hvis du ønsker at tage et før/efter billede af dit arbejde med kameraet i telefonen. Vil du uploade et billede fra dit fotoalbum trykker du på ‘Fotoalbum’.
NB: Har du tegninger eller anden dokumentation som skal uploades på arbejdssedlen kræver det, at du logger på Minuba GO! via computeren.
1) Log ind på Minuba GO! via din computer. Klik på tandhjulet oppe i højre hjørne og vælg ‘Administration’
2) Klik på ‘Kvalitetssikringsdokumenter’ i og herefter på knappen ‘Opret ny’, som du finder oppe i højre hjørne
3) Tryk på ‘Tilføj kvalitetssikring’ og vælg de relevante dokumenter fra listen.
Med Minuba GO! er det nemt for dig at håndtere dokumenter og foretage kvalitetssikring af dit arbejde.
Via app og web får du direkte adgang til digitale og lovpligtige kvalitetssikringsdokumenter, som passer til din branche.
1) Klik ind på arbejdssedlen (ordren) på appen. Tryk på pilen ‘Kvalitet’, som du finder i pileflowet øverst i appen.
2) Brug + symbolet i bunden til at tilføje kvalitetssikringsdokumenter til din sag.
3) Inde på orderen - Klik på ‘Kvalitet’ pilen øverst igen for at komme i gang med at udfylde det.
– De relevante/tilknyttede kvalitetssikringsdokumenter vil være markeret med en fed sort skrift under søgefeltet.
3) Når du har udfyldt din kvalitetssikring, trykker du ‘Gem’ nederst i højre hjørne af appen.
Nu er du blevet klogere på de mest basale funktioner i din Minuba GO! og er derfor klar til, at sende din første faktura afsted til din kunde.
I følgende guider vi dig derfor til:
For at kunne modtage betalinger fra dine kunder via MobilePay kræver det, at du har sat det op i dine MobilePay indstillinger på webversionen af Minuba GO!
Hvis ikke du allerede har tilmeldt din virksomhed hos MobilePay, skal du sørge for at gøre dette på www.mobilepay.dk
1) Log ind på Minuba GO! via din computer.
2) Klik på tandhjulet oppe i højre hjørne og vælg ‘Administration’
3) Klik på ‘MobilePay betaling’ i menuen og skriv det telefonnummer som din virksomhed er tilmeldt MobilePay med.
4) Sæt hak i ‘Tilføj MobilePay QR-kode på mine fakturaer’.
I Minuba GO! har vi gjort det nemt for dig at sende din faktura afsted med få klik!
Takket være pilene øverst i appen (på arbejdssedlen), har du altid det totale overblik over ordren.
1) Er sagen færdig, men ikke afsluttet?
Inde på selve ordren - klik på ‘Opgave’ i toppen, og vælg ‘Status’ og ‘Færdigmeld’ på arbejdssedlen. Så vil din sag blive vist under ‘Færdige’ i dit ‘Overblik’, og du kan stadig redigere i sagen på din app.
2) Er sagen helt afsluttet, går du til ‘Opgave’ og vælger ‘Status’ og vælger ‘Afslut og fakturer’. Så vil sagen blive helt afsluttet, og du bliver sendt over til en fakturakladde.
NB: Når sagen er ‘Afsluttet’ får den statussen: ‘Arkiveret’ og arbejdsseddelen forsvinder derfor fra din app! Du finder den igen under ‘Overblik’ -> ‘Arkiv’ på webversionen af din MinubaGO!
3) Tjek fakturakladden igennem ved at klikke på ‘PDF’
– Her får du vist en kladde som indeholder de informationer, som er på den nu.
4) Når alt er som det skal være, klikker du på ‘Godkend’.
5) Klik ‘OK’ for at bekræfte, at du har udfyldt kvalitetssikring.
6) Send fakturaen afsted til mail eller nemhandel (kræver EAN-nummer på arbejdssedlen).
Med Minuba GO! har du gratis support via mail. Skriv til os på support@minubago.dk hvis du har spørgsmål, så bestræber vi os at svare dig indenfor 24 h.
Husk at bruge opstartsguiden og vores online webinar øverst på siden.
Med Minuba GO! gør vi hverdagen lettere for mindre håndværks- og servicevirksomheder med op til 2 brugere - helt gratis!
Download din Minuba GO! app her:
