SYLAN A/S: Effektiv virksomhedsstyring med Minuba

SYLAN A/S er en landsdækkende entreprenørvirksomhed indenfor bygningsrenovering og fugtsikring – beliggende i Brabrand.

Entreprenørvirksomheden blev grundlagt i 1967, og har siden været i konstant udvikling. SYLAN A/S egne arbejder ligger i murer- og maler segmenterne, med specielle kompetencer indenfor beton- og facaderenovering, kælderrenovering og imprægnering af bygninger. I hovedentrepriser varetager de tømrer-, maler-, VVS- og El-arbejder.

Direktør Aage Graff driver altså 3 forskellige håndværksvirksomheder fra kontoret i Brabrand: SYLAN A/S, som laver beton og facaderenovering, Viby Murerforretning, som laver traditionelt murerarbejde og Tømrer Krogh, som laver traditionelt tømrerarbejde. Med ca. 60 ansatte er der rigtig mange byggesager. Og der er derfor brug for overblik over både produktion, salg og økonomi – og det har de heldigvis fået med Minubas ordrestyring.

Bliv klogere på, hvad Aage synes om Minuba i videoen nedenfor

Derfor anbefaler SYLAN A/S Minuba til andre

Minuba har løst vores udfordringer og opgaver – helt uden at være et omkostningstungt program

Før Minuba anvendte SYLAN A/S et specialdesignet program, som viste sig at være alt for udfordrende: “Vi kom fra et meget stort og tungt system, hvor tilretninger var en kæmpe udfordring for en lille virksomhed som vores”, udtaler direktør, Aage Graff. Derfor begyndte de at kigge sig om efter en anden løsning: “Vi besluttede, at vi ville arbejde i standarder og begyndte derfor at undersøge, hvad havde vi af muligheder for at få et standardprogram, som kunne være med til at løse vores udfordringer og opgaver.”, forsætter Aage.

En større undersøgelse gik derfor i gang, efter at beslutningen om at finde et standardprogram til at drifte de tre virksomheder var truffet. Der gik heller ikke længe før deres blik faldt på Minuba: “Vi har en administration, som er aktive på det her område. De har en interesse, som de begyndte at afsøge: Hvad kunne hjælpe os? Hvilke opgaver havde vi? Og hvad fandtes der af standardsystemer? Der bliver vi opmærksomme på Minuba første gang, og de bliver en del af den runde vi kører, for at finde ud af, om vi kan få et mindre standardsystem til at fungere ind i vores virksomheder”, udtaler Aage.

Nemmere end først antaget

Netop det med at få et standardsystem til at passe ind i en virksomhed, som tidligere betalte mange penge for et specialdesignet system, skulle vise sig at være nemmere end først antaget: “Ved valget af Minuba, var der en lang række udfordringer, som skulle løses. Bl.a. det at vi kører i et andet flow omkring vores ordre. Vi får ordrer ind i summer. Vi registrerer det som en tilbudssum. Vi fakturerer ikke efter forbrug. Der havde vi en lang dialog med Minuba og fandt frem til, hvordan vi lavede det setup. Og det er altså lykkedes i dag og køre et setup, hvor vi registrerer det som en entreprise, og ikke som forbrug, hvor vi egentlig får den samme gevinst ud af det. Vi har en god styring på vores økonomi. Det er let for os at acontofakturere ud fra en tilbudsliste, som vi kan scanne ind og lægge ind over Minuba. Men vi bruger systemet som et entreprisesystem.”

Beslutningen om Minuba

Efter beslutningen blev taget om at flytte den administrative del af driften til Minuba, begyndte en spændende tid med en god igangsættelse: “Overgangen fra det gamle system til Minuba var nem! Helt utroligt nem! Det var helt åbenlyst, hvad der skulle bruges af startinformationer for at komme i gang. Vi valgte også at lave et helt klart snit, hvor vi sagde: Vi lægger det gamle i det gamle system, hvor vi kan bruge det som et opslagsværk, og så startede vi helt forfra med det nye, så vi var helt opdateret, da vi startede i Minuba.”, udtaler Aage og forsætter: “Medarbejderne er glade for Minuba. Vi brugte tid i starten på at kalde alle medarbejdere ind i små hold, hvor vi præsenterede Minuba overfor dem og de brugte ca. 14 dage – 3 uger til at vænne sig til systemet, og derefter har det været mere eller mindre smertefrit.”. 

Styr på kvalitetssikring med Minuba

Derudover har Minuba løst en udfordring med kvalitetssikring: “Vi har medarbejdere der ikke har ville udfylde de kvalitetssikringer, som der bliver stillet større og større krav til, pga. ordblindhed. Og det har vi fået fuldstændigt løst med Minuba, ved at de kan indtale deres kvalitetssikring.”, forklarer Aage, som samtidig også fortæller om en anden god ting, som Minuba har ført med sig: “Minuba har gjort det nemmere at planlægge, og det har gjort det muligt for os at kunne bygge flere ting på. Vi har kunne ændre processen hen ad vejen, vi har kunne videregive informationerne fra vores kunder til vores håndværkere. Vi har desuden fået en mere synlig økonomi, da det foregår på dag til dags basis – ja egentligt time på timebasis. Vi har fået en bedre kontrolenhed omkring vores arbejder”. 

Det at de kan indtale tingene, har hjulpet meget! Vi har medarbejdere, der kan have svært ved at gøre sig i skrift og som har fundet det her system langt langt nemmere at bruge. Det har også betydet, at vi har fået mange flere informationer ind og fået medarbejdere, der er meget mere engageret i at gøre det rigtigt.

Mindsket spildtid og glade medarbejdere

Efter implementeringen af Minuba, har SYLAN A/S også mindsket spildtid. Medarbejderne er også blevet mere produktive, da de har alt det, som de skal bruge ude på pladsen – og alle informationer i appen: “Svendene møder stort set aldrig ind på kontoret. De bliver orienteret via deres app, hvad de skal lave. De får leveret deres materialer, de bestiller deres materialer. Så alle deres effektive timer bliver brugt på at producere ude på byggepladsen.”, fortæller Aage og forsætter: “Minuba har gjort, at vores medarbejdere har fundet det væsentligt nemmere at registrere materialer, timer, kvalitetssikring, billeder osv. Det at de kan indtale tingene, har hjulpet meget! Vi har medarbejdere, der kan have svært ved at gøre sig i skrift og som har fundet det her system langt langt nemmere at bruge. Det har også betydet, at vi har fået mange flere informationer ind og fået medarbejdere, der er meget mere engageret i at gøre det rigtigt. Samtidig foregår kommunikation i et øjebliksbillede, dvs. skal de have hjælp, kan de sende noget og vi kan svare og det hele foregår her og nu. Det har løftet vores samlede resultat.” 

Derfor vil SYLAN A/S anbefale Minuba

Med Minuba har SYLAN A/S fået det ønskede standardprogram, som har bragt meget glæde med sig for den midtjyske entreprenørvirksomhed. De er bl.a. særligt glad for Minubas support, pris og integrationsmuligheder. For selvom Minuba er et standardssystem, så integreres det til en lang række systemer.

Udover den synlige gevinst og glæde ved brugen af Minuba, så har der også været en række yderligere gevinster ved at skifte til det digitale ordrestyringssystem: “En af de yderligere gevinster, som vi har haft ved Minuba, er den tilfredshed bestyrelsen har udtrykt for. Besparelsen i det samlede omkostningsniveau mellem at have et specielt program og et standard program. Og der må vi sige, at Minuba har virkelig betyder noget for os – på økonomien også.”, fortæller Aage Graff, Direktør hos SYLAN A/S.

Minuba er afgjort det system vi gerne anbefaler til andre brugere, med det i mente, at det er et standardprogram. Man skal forstå værdien af og være standard. Så vil det bringe stor glæde.

Vil du også i gang med at bruge Minuba?

Kontakt os på tlf: +45 7070 2037 og hør mere om, hvad Minuba kan gøre for dig og din virksomhed.