Digital bogføringslov – hvad betyder det for dig?
Lyt til eksperterne
Vi har spurgt 3 af vores økonomiske samarbejdspartnere, Frank Barrit (BDO), Frederik Kromann (Sandgrav Solutions) og Steen Søgaard Rasmussen (Beierholm) om, hvordan du som håndværker skal forholde dig til den nye bogføringslov, der trådte i kraft fra 1/1 2023 og implementeres løbende – alt efter regnskabsår og selskabsform.
Alle 3 eksperter fik stillet de samme 5 spørgsmål – se deres svar herunder.
1. Bliver jeg, som håndværker, berørt af den nye bogføringslov?
Frank Barrit, BDO:
Ja. Loven rammer alle selskaber og dermed også håndværkerne. Langt de fleste håndværksvirksomheder er dog allerede i dag klar til kravene, måske bortset fra kravet om beskrivelse af bogføringsprocedure.
Frederik Kromann, SANDGRAV SOLUTIONS:
Jeps – det rammer alle virksomheder før eller siden uanset størrelse.
Steen Søgaard Rasmussen, BEIERHOLM:
Alle er berørte af den nye bogføringslov i større eller mindre grad. Nogle krav er for alle, så som krav om procedurebeskrivelser og krav om afstemninger, mens det for kravene om digital bogføring og godkendt bogføringssystem afhænger af virksomhedstypen og/eller den årlige omsætning.
2. Hvis ja, hvornår træder den i kraft?
Frank Barrit, BDO:
Det er ikke helt afklaret endnu, men det forventes at selskaber fra 2024 skal anvende et digitalt bogføringssystem.
Frederik Kromann, SANDGRAV SOLUTIONS:
Der er flere forskellige elementer i den nye bogføringslov og nogle ting træder i kraft tidligere end andre. Du bør alliere dig med din revisor for at sikre dig, at du lever op til de ting, som omhandler dig og din virksomhed. Der er primært 2 ting som træder i kraft – det ene er beskrivelse af bogføringsprocedurer som for mange virksomheder skal være lavet inden 1/1-2023. Derudover skal du måske allerede fra 1/1-2024 lave din bogføring digitalt (i et godkendt bogføringsprogram) er du et enkeltmandsfirma er dette først i 2026.
Steen Søgaard Rasmussen, BEIERHOLM:
De væsentligste bestemmelser om digital bogføring og opbevaring træder tidligst i kraft fra 2024, men det er vores anbefaling at man kommer i gang så hurtigt som muligt for at sikre den bedste løsning for virksomheden. Der er dog allerede 3 krav som er trådt i kraft:
- Krav om udarbejdelse af afstemninger ved lovpligtig indberetning af moms, skatter, afgifter og års- og delårsrapporter.
- Virksomheder skal udarbejde en beskrivelse af procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale, herunder hvilke medarbejdere der er ansvarlige for bogføring og opbevaring.
- Definitionen på regnskabsmateriale, som er omfattet af opbevaringspligt, udvides til også at omfatte dokumentation for visse oplysninger i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af årsrapporten.
3. Hvad KAN jeg gøre for at leve op til kravene?
Frank Barrit, BDO:
Gennemgå ændringerne når de er endeligt vedtaget. Som nævnt meget få for langt de fleste, hvis man ikke har digitale bilag i dag skal det på plads + beskrivelse af bogføringsprocedure.
Frederik Kromann, SANDGRAV SOLUTIONS:
Når det gælder krav er der ikke noget, som hedder KAN – det er lidt lige som at være “halvgravid”. Du bør hellere læse om alle de ting som du SKAL gøre i punktet nedenunder.
Steen Søgaard Rasmussen, BEIERHOLM:
Der er egentlig to veje at gå. Enten kan du søge rådgivning om, hvordan din økonomiafdelinger får udarbejdet afstemninger, får beskrevet procedurer og sikrer korrekt opbevaring og dokumentation, og herudover får gennemført en fuld digitalisering af bogholderi og økonomistyring. Eller også kan du vælge at outsource bogholderiet til en samarbejdspartner, så du er fri for selv at foretage alle de tekniske og proceduremæssige beslutninger.
Ofte vil outsourcing-løsningen ikke kun sikre, at du lever op til kravene i den nye bogføringslov. Den vil også gennem forretningsapplikationer som eksempelvis Minuba, give dig adgang til en lang bedre time-/sagsstyring og et langt bedre overblik over driften i din forretning – og dermed en bedre bundlinje.
4. Hvad SKAL jeg gøre for at leve op til kravene?
Frank Barrit, BDO:
Stort set alle håndværksvirksomheder anvender i dag et digitalt bogføringssystem. Jeg tror mere udfordringen ligger i beskrivelsen af bogføringsproceduren, som også bliver et krav. Som nævnt skal proceduren foreligge. Jeg vil foreslå, at man tager udgangspunkt i vejledningen fra ERST (Erhvervs- og selskabsstyrelsen). Download skabelonen nedenfor.
Frederik Kromann, SANDGRAV SOLUTIONS:
Du kan gøre også dig selv den tjeneste at lave din procedurebeskrivelse så du rent faktisk selv kan bruge den til noget. Altså en beskrivelse af, hvordan hele dit bogholderi og regnskab er skruet sammen så alle forstår, hvordan det fungerer. Sørg for at bruge lejligheden til at få skruet nogle systemer sammen, som gør, at du får en nem hverdag. Her tænker jeg blandt andet på systemer til din fakturering og godkendelse/bogføring af udgifter – så de havner automatisk OG digitalt i et bogførings-program. Så lever du op til loven samtidig med at du får en lettere hverdag.
Steen Søgaard Rasmussen, BEIERHOLM:
Få mere tid til forretning via digitalisering – Den digitale håndværker Beierholm håndværkerløsning, er en løsning, der forenkler hverdagen i din virksomhed og giver dig overblik og indblik i din forretning. Løsningen kan bruges uanset om du lige er sprunget ud i livet som selvstændig, eller skal til at udvide virksomheden med flere ansatte. Beierholm er med dig hele vejen gennem din virksomheds livscyklus. Hos Beierholm får du en fast sparringspartner, der kender dig og din virksomhed og hvilke behov, der ligger forude. En, der ved, at de udfordringer, du møder i dag – med de rigtige løsninger – kan skabe nye muligheder i morgen. Du er med andre ord altid på forkant med den økonomiske administration.
Skabelon og vejledning til beskrivelse af bogføringsprocedure er nu tilgængelig
Erhvervsstyrelsen har offentliggjort en skabelon til beskrivelse af virksomhedernes bogføringsprocedure og vejledning hertil. Skabelonen kan hjælpe virksomheder med at efterleve kravet om at nedskrive procedurer for bogføring.
Du kan holde dig orienteret og læse mere om loven her – og tilmelde dig notifikationer i forbindelse med ændringer.
Download skabelon her
