Tilbud og ordrer i appen

I Minuba-appen har din virksomhed mulighed for at oprette tilbud til kunder – for eksempel med en fast pris, som skal godkendes af kunden, før ordren oprettes. Du kan oprette tilbud flere forskellige steder i appen. Læs mere om de forskellige muligheder her.

Klik på plustegnet nederst i højre hjørne og vælg ’Tilbud’.

Herefter skal du udfylde de nødvendige oplysninger på tilbuddet. Oprettelsen består af fire trin, og de informationer, du skal angive, er de samme som ved oprettelse af en ordre.

Trin 1: Vælg kunde

Først skal du vælge, hvilken kunde tilbuddet skal sendes til. Du kan enten vælge en eksisterende kunde eller oprette en ny. Hvis kunden har flere adresser – f.eks. en separat installationsadresse – har du mulighed for at vælge den relevante. Når der er tilknyttet flere adresser, vises det med to grå prikker under adressefeltet, og du kan swipe mellem dem.

Bemærk, at installationsadressen altid vises som den første, hvis den findes.

Trin 2: Udfyld informationerne om det nye tilbud

På dette trin skal du som minimum angive en ordretype og skrive en beskrivelse af opgaven. Skifter du ordretype, før tilbuddet godkendes, kan der i visse tilfælde være kalkulationslinjer knyttet til begge ordretyper. I så fald får du mulighed for at vælge, om du vil beholde eller fjerne de eksisterende linjer. Du kan desuden tilføje oplysninger som kundens rekvisitionsnummer og referenceperson, hvis det er relevant.

Har du brug for at tilføje en note til kunden, klikker du blot på knappen ud for Tilføj kundenote.

Når du har klikket på Tilføj kundenote, vises et tekstfelt, hvor du kan skrive din note. Noten bliver gemt direkte på kunden, og du vil samtidig kunne se tidligere oprettede kundenoter. Det gør det nemt at undgå dubletter.

Kundenoterne kan bruges til at skrive generelle beskeder om kunden – for eksempel at man skal huske at ringe til kunden, inden man ankommer.

Trin 3: Angiv pris og eventuelle tidsfrister

Her kan du vælge, om tilbuddet skal faktureres efter forbrug, til en fast pris eller ud fra kalkulation. Du kan også angive eventuel start- og slutdato samt tidspunkt for opgavens udførelse – og tilføje kalkulationslinjer.

Trin 4: Information til kunden

Her vælger du, hvordan tilbuddet skal præsenteres for kunden. Du kan vælge mellem dine eksisterende skabeloner eller tilpasse indholdet direkte i tekstfeltet.
Derudover har du mulighed for at angive en udløbsdato for tilbuddet.

Når du har udfyldt de relevante oplysninger, kan du vælge enten at godkende tilbuddet med det samme eller gemme det som en kladde og godkende det senere.

Klikker du på ‘Godkend’, får du samtidig mulighed for at sende tilbuddet direkte til kunden. Du kan desuden klikke på ‘Åbn tilbuds-PDF’ for at forhåndsvise dokumentet, som det vil fremstå for kunden.

Du kan også vælge at gemme tilbuddet som en kladde, hvis du ønsker at gennemgå indholdet senere. Klik på ‘Vis tilbudskladde-dokument’ for at se en PDF-visning af kladden, nøjagtigt som den vil se ud for kunden.

For at godkende og evt. sende tilbuddet skal du anvende den røde status-dropdown øverst. Når kunden har accepteret tilbuddet, kan du oprette det som en ordre og arbejde videre via arbejdssedlen.

Klik på plustegnet nederst til højre og vælg ‘Ordre’ for at oprette en ny ordre direkte fra overblikssiden.

Trin 1: Vælg kunde

Start med at vælge den kunde, ordren skal knyttes til. Du kan enten søge blandt eksisterende kunder eller oprette en ny.
Hvis kunden har flere tilknyttede adresser – for eksempel en separat installationsadresse – kan du vælge den relevante adresse ved at swipe mellem adresserne, som markeres med to grå prikker. Installationsadressen vises altid først, hvis den findes.

Trin 2: Udfyld informationerne om ordren

På dette trin skal du som minimum angive en ordretype og skrive en beskrivelse af opgaven.

Skifter du ordretype, før ordren godkendes, kan der i visse tilfælde være kalkulationslinjer knyttet til begge ordretyper. I så fald får du mulighed for at vælge, om du vil beholde eller fjerne de eksisterende linjer.Du kan desuden tilføje oplysninger som kundens rekvisitionsnummer og referenceperson, hvis det er relevant.

Har du brug for at tilføje en note til kunden, klikker du blot på knappen ud for Tilføj kundenote.

Når du har klikket på Tilføj kundenote, vises et tekstfelt, hvor du kan skrive din note. Noten bliver gemt direkte på kunden, og du vil samtidig kunne se tidligere oprettede kundenoter. Det gør det nemt at undgå dubletter.

Kundenoterne kan bruges til at skrive generelle beskeder om kunden – for eksempel at man skal huske at ringe til kunden, inden man ankommer.

   

Trin 3: Angiv pris og eventuelle tidsfrister

Her kan du vælge, om ordren skal faktureres efter forbrug, til en fast pris eller ud fra kalkulation. Du kan også angive eventuel start- og slutdato samt tidspunkt for opgavens udførelse – og tilføje kalkulationslinjer.

Trin 4: Information til kunden

Her vælger du, hvordan ordren skal præsenteres for kunden. Du kan vælge mellem dine eksisterende skabeloner eller tilpasse indholdet direkte i tekstfeltet.

Når du har udfyldt de relevante informationer på ordren kan du vælge enten af godkende med det samme eller gennemse som kladde.

Klikker du på ‘Godkend’, får du samtidig mulighed for at sende ordren direkte til kunden. Du kan desuden klikke på ‘Åbn ordrekladde-PDF’ for at forhåndsvise dokumentet, som det vil fremstå for kunden.

Her får du mulighed for at gennemse ordrekladden inden du godkender den. Således kan du stadig lave rettelser, hvis der er behov. Hvis du klikker på ’Vis ordrebekræftelseskladde dokument’ åbnes ordren i en pdf-fil, så du kan se hvordan det ser ud, inden du sender dokumentet til kunden. Når du klar til at godkende ordren gøres det i den røde dropdown menu.

For at oprette ekstraarbejde skal du først finde en ordre, der er godkendt, men endnu ikke lukket.

1. Gå til bunden af ordren og klik på plus-ikonet.
2. Vælg "Ekstraarbejde" i menuen.
3. Du bliver herefter ført videre til en ny side, hvor du kan oprette og angive detaljer for det ekstraarbejde, der skal udføres.

På denne side kan du vælge:

• Om ekstra arbejdet skal oprettes som et tilbud eller en ordre.
• Om du vil godkende det med det samme eller gemme det som en kladde ved at trykke på enten "Godkend" eller "Gem kladde".

Når ekstra arbejdet er oprettet, vil du fra ordren kunne se en liste over de tre første ekstra arbejder. Du kan klikke på dem for at åbne og redigere dem.

1. Gå til ordren.
2. Tryk på knappen ’Vis alle ekstra arbejder’.
3. Du får nu en oversigt over alle ekstra arbejder på ordren.

Herfra kan du også oprette nye ekstra arbejder ved at trykke på plus-ikonet i bunden af skærmen – ligesom når du opretter ekstra arbejde fra hovedordren.

Hvis du vil redigere et ekstra arbejde, kan du gøre det på to måder:

1. Gå til ordren og tryk på det ekstra arbejde, du vil redigere.
2. Gå til overblikket over ekstra arbejder og vælg det relevante ekstra arbejde.

Når du har åbnet ekstra arbejdet, kan du:

• Se detaljeret information.
• Redigere de nødvendige oplysninger.

Du kan nemt oprette nye tilbud og ordrer direkte fra kundelisten. Vælg først den kunde, ordren skal tilknyttes, og klik derefter på plus-ikonet nederst i højre hjørne for at oprette et nyt tilbud eller en ordre.

Herfra har du muligheden for enten at oprette et tilbud eller en ordre med den nuværende kunde på.

Hvis du ønsker at tilføje kalkulationslinjer, eller oprette et tilbud eller en ordre med kalkulation, kan dette også gøres i appen. Dermed kan du indtaste dit forventede materiale og/eller timeforbrug, og lave din prisberegning der. Du kan indtaste så mange linjer du har brug for, så kunden får et detaljeret indblik i, hvad det vil koste at lave den givne opgave.

Når du er i gang med at oprette et tilbud, eller en ordre, kan kalkulationen tilføjes ved at klikke på knappen ’Tilføj kalkulation’.

Herefter kommer du ind på siden, hvor du kan tilføje kalkulationslinjer.

På listen vises de materialer, du senest har tilføjet. Hvis du ofte bruger de samme materialer, gør det det nemt og hurtigt at genbruge dem i din kalkulation. Ønsker du at finde et specifikt materiale, kan du søge ved at indtaste enten varenummer eller varebeskrivelse i søgefeltet.

Når du har fundet det ønskede materiale, har du to måder at tilføje det på:
Swipe materialet mod venstre og tryk på ’+’ – så bliver det automatisk tilføjet til din kalkulation.

Du kan også trykke på selve materialelinjen. Når du klikker på en materialelinje, åbnes en side, hvor du kan angive antal og justere relevante informationer.

Når du søger efter nye materialer, vil du få vist ‘Egne Materialer’ først, og herefter dine egne ‘Kortnumre’ og til sidst ‘Grossistmaterialer’.

Hvis du i første omgang ikke finder det materiale du søger efter, kan du klikke på ’Søg efter flere materialer’- knappen nede i bunden af de søgte materialer.

Når du er færdig med at tilføje kalkulationslinjerne går du tilbage og færdiggør dit tilbud eller din ordre.                                                                                                                

Når ordren er gemt kan du altid tilgå kalkulationslinjerne enten på selve arbejdssedlen eller ude fra menuen til højre

    

Hvis dit tilbud eller din ordre stadig er en kladde kan du tilføje flere kalkulationslinjer. Det gør du ved at klikke på ’+’ nede i højre hjørne.

Hvis du ønsker at fjerne et materiale kan du swipe mod venstre, og klikke på skraldespanden.

Hvis du vil slette alle linjerne kan du klikke på ’Vælg alle’ og derefter ’Slet alle’.