Dataoprydning | Automatisk sletning af persondata i Minuba

Sådan rydder du op i dine data i Minuba

Opdateret Dataoprydning / GDPR i Minuba

For at leve op til EU-lovkrav i forbindelse med GDPR skal du sørge for at rydde op i dine data. I Minuba har vi gjort dataoprydning nemt for dig!

Du kan bruge dataoprydningsværktøjet til at sikre, at persondata i din Minuba løbende bliver slettet, når dataen har været inaktiv i x-antal år. Du sætter selv parametrene for, hvor mange år du vil gemme dine data.

 Du finder oprydningsværktøjet under ‘Administration’ -> ‘Dataoprydning’.

Dataoprydningsværktøjet er lavet for at give dig mulighed for at rydde op i persondata om dine kunder og medarbejdere. Datatyperne opdelt i fire kategorier:

  • Tilbud, ordrer, serviceaftaler, kunder og anlæg
  •  Afsluttede ordre, ekstraarbejder, indkøbsfakturaer og salgsfakturaer.
  •  Kvalitetssikringsdokumenter
  • Medarbejdere og timeregistreringer

Felterne er udfyldt efter Minubas anbefalinger, men du kan ændre antallet af år for behandling og opbevaring af data, hvis du ønsker at beholde dataen i kortere eller længere tid.

Når du har udfyldt kategorierne, klikker du på gem. Når du har klikket på gem, vil du blive bedt om at indtaste dine login-oplysninger, som en sikkerhed.

Herefter bliver knappen ‘Slet persondata i dag’ synlig på siden, som vist nedenfor.

Når du vil rydde op i dine data skal du klikke på ‘Slet persondata i dag’. Denne oprydning af data vil køre samme nat, for ikke at forstyrre den daglige drift.

Ugentlig automatisk dataoprydning

I afsnittet ’Ugentlig automatisk dataoprydning’, kan du vælge en ugedag, hvor data automatisk vil blive slettet, hvis de er ældre end den tidsgrænse du har sat som dine indstillinger. På den måde kan du sikre, at du overholder gældende regler for dataopbevaring. Ved at vælge automatisk sletning, vil du ikke længere behøve manuelt at skulle sørge for, at du overholder gældende dataregler. Det vil blive klaret automatisk af Minuba.

Når du har valgt en ugedag, vil dine data altid blive slettet om aftenen på den valgte ugedag. Det vil svare til, at du hver uge på den valgte dag selv gik ind på siden, og trykkede på ’Slet i dag’-knappen.

Under dropdown-feltet kan du altid se, hvornår næste sletning er

Hvis du vil fravælge automatisk sletning, skal du vælge feltet [Intet valgt] i dropdownen.

Du kan læse mere om Persondataforordningen (GDPR) og de tilhørende regler her:

Ved at vælge automatisk sletning, vil du ikke længere behøve manuelt at skulle sørge for, at du overholder gældende dataregler. Det vil blive klaret automatisk af Minuba.