Sådan rydder du op i dine data i Minuba

For at overholde EU’s lovkrav i forbindelse med GDPR skal du sikre, at dine data bliver ryddet op løbende.

I Minuba har vi gjort det nemt for dig at rydde op i dine data!

Med vores dataoprydningsværktøj kan du hurtigt og enkelt slette persondata om kunder og medarbejdere, der har været inaktive i et bestemt antal år. På den måde sikrer du, at dine data i Minuba altid er opdaterede og i overensstemmelse med gældende regler.

Du bestemmer selv, hvor mange år data skal gemmes, før det automatisk slettes.

Du finder værktøjet under Tandhjul → Administration → Dataoprydning.
Når du er i Administration, kan du også søge på “data” i søgefeltet, så vises boksen Dataoprydning.

Datatyperne er opdelt i fire kategorier:

• Tilbud, ordrer, serviceaftaler, kunder og anlæg
• Afsluttede ordrer, ekstraarbejder, indkøbsfakturaer og salgsfakturaer
• Kvalitetssikringsdokumenter
• Medarbejdere og timeregistreringer

Felterne er udfyldt efter Minubas anbefalinger, men du kan ændre antallet af år for behandling og opbevaring af data, hvis du ønsker at beholde dataen i kortere eller længere tid.

Når du har udfyldt kategorierne, klikker du på ’Gem’. Når du har klikket på ’Gem’, vil du blive bedt om at indtaste dine login-oplysninger, som en sikkerhed.

Herefter bliver knappen ‘Slet data i dag’ synlig på siden, som vist nedenfor.

Når du vil rydde op i dine data, skal du klikke på “Slet data i dag”. Oprydningen kører samme nat, så den ikke forstyrrer den daglige drift.

I afsnittet Ugentlig automatisk dataoprydning kan du vælge en ugedag, hvor Minuba automatisk sletter data, der er ældre end den tidsgrænse, du har angivet i dine indstillinger.

På den måde sikrer du, at du overholder reglerne for dataopbevaring – helt uden manuel indsats. Når den automatiske sletning er aktiveret, klarer Minuba det hele for dig.

Når du har valgt en ugedag, vil dine data altid blive slettet om aftenen på den valgte ugedag. Det vil svare til, at du hver uge på den valgte dag selv gik ind på siden og trykkede på knappen ’Slet i dag’.

Lige under dropdown-feltet kan du altid se, hvornår næste sletning er.

Hvis du vil fravælge automatisk sletning, skal du vælge ’[Intet valgt]’ i dropdown-feltet.

Du kan læse mere om Persondataforordningen (GDPR) og de tilhørende regler her: GDPR kort fortalt.