Godkend og send faktura

Godkend
Godkend og send faktura på mail
Godkend og send offentlig faktura
Godkend og send faktura til Minuba kunde
Se afsendte fakturaer
Rediger i afsendt faktura
Betalingsbetingelser

Når fakturaen ønskes godkendt, så kan der dukke en pop-up op om, at der er forskel mellem den valuta kunden og du benytter. Der kan du så skrive omregningsraten mellem de to valutaer.

Når arbejdssedlen er færdigmeldt og afsluttet, skal kunden faktureres for det stykke arbejde, som du har udført – godkend og send din faktura hurtigt med den følgende guide.

Du kan få adgang til fakturering fra tre forskellige steder i din Minuba:

Arbejdssedlen: Gå ind på den arbejdsseddel (ordre), som du ønsker at fakturere og klik på ‘Faktura’ i processlinjen og vælg ‘vis fakturakladde’. Bemærk: Fakturakladden oprettes automatisk på baggrund af informationerne fra arbejdssedlen.
Arbejdssedlen: Gå ind på den arbejdsseddel (ordre), som du ønsker at fakturere, vælg fakturaer i din Genveje, i højre sidde af billedet. Her ser du fakturakladde og evt. tidligere faktureret fakturaer. Bemærk: Fakturakladden oprettes automatisk på baggrund af informationerne fra arbejdssedlen.
Fanen ‘Fakturering’: Gå til fanen ‘fakturering’ og kig under punktet ‘klar til fakturering’. Her vil du finde den fakturakladde, som er tilknyttet arbejdssedlen.

Klik ind på fakturakladden og tjek om alting står som det skal. Når du har tjekket at alle oplysninger er korrekte og at alle fakturalinjer er tilføjet/redigeret, er du klar til at sende din faktura!

For at sende din faktura klikker du på ‘Godkend faktura’ under ‘Handlinger’ ude til højre. Herefter vil en dialogboks komme frem, hvor du kan ændre faktura- og forfaldsdato samt vælge hvordan du vil sende din faktura.

Du har flere muligheder for at godkende og sende din faktura, som beskrevet i afsnittene nedenfor:

Godkend (uden at fakturaen bliver sendt til kunden)
Godkend og send på mail
Godkend og send offentlig faktura
Godkend og send til Minuba kunde

Se videoen og lær, hvordan du nemt sender en faktura i Minuba

For at kunne vise dig denne video, beder vi dig acceptere marketing og statistik cookies. Klik her for at acceptere.

Godkend

Hvis du vælger ‘Godkend’, vil fakturaen blive godkendt uden at der bliver sendt noget til kunden. Du skal blot trykke på ‘OK’ for at godkende fakturaen.

Efter fakturaen er godkendt, vil du dog stadig have mulighed for at sende faktaen ved at klikke på ‘Faktura’ i processlinjen og vælge om du vil sende den som mail, offentlig faktura eller til en Minuba kunde.

NB! For at sende offentlig faktura, kræver det at der fremgår et Ean-nummer på fakturaen

Godkend og send faktura på mail

Hvis du vælger at fakturaen skal godkendes og sendes på mail, kan du skrive en tilhørende mailtekst eller benytte en skabelon for dette.

Derudover kan du vælge hvilke dokumenter du gerne vil have vedhæftet mailen under fanerne Ordre, Dokumentation, Kvalitetssikring og Faktura. Den faktura(kladde) du er ved at godkende vil automatisk være valgt og du kan få vist de færdige dokumenter ved at trykke på ‘Vis’ i højre side af dokumentet.

Hvis du ønsker at alle dokumenterne skal sammenlægges i en enkelt pdf, kan du under fanen Mail sætte flueben i ‘Sammenlæg alle billeder og PDF’er i en PDF’.

Når du er færdig klikker du på ‘OK’ og din mail med faktura og andre ønskede dokumenter vil dermed være sendt til kunden.

Godkend og send offentlig faktura

Hvis du ønsker at sende din faktura til det offentlige, skal du vælge ‘Godkend og send offentlig faktura’.

For at kunne gøre dette kræver det, at du har angiver et EAN-nummer samt en gyldig adresse for kunden på arbejdsedlen.

Under fanenerne for Ordre, Dokumentation, Kvalitetssikring og Faktura, kan du vælge hvilke dokumenter, du vil vedhæfte til din offentlige faktura ved at markere tjekboksen for de dokumenter du ønsker at vedhæfte. Hvis du ikke ønsker at vedhæfte nogen dokumenter, så klikker du bare ’OK’ for at sende fakturaen.

Godkend og send faktura til Minuba kunde

Du kan sende en faktura fra din Minubakonto direkte til en anden Minubakonto. Dette kan eksempelvis være en fordel, hvis din kunde eller din underleverandør også anvender Minuba.

NB! Modtageren af din faktura skal også have tilføjet ‘Minuba (fakturering)’ under deres grossistaftaler, det er en forudsætning for kunne sende imellem Minuba konti.

Se videoen og lær hvordan du sender en faktura til en anden Minubakonto

For at kunne vise dig denne video, beder vi dig acceptere marketing og statistik cookies. Klik her for at acceptere.

Først åbner du fakturaen, du ønsker at sende. Når du får vist fakturaen du vil sende, skal du sikre dig, at der er tilføjet et CVR-nummer på kunden, ellers er det ikke muligt at sende til en Minubakonto.

Hvis fakturaen er en kladde, sendes fakturaen ved at trykke på knappen ‘Godkend’ i ‘Handlinger’, hvorefter du vælger muligheden ‘Godkend og send til Minuba kunde’ og trykke ‘OK’. Du har også mulighed for at vælge dokumentation, der skal medsendes som bilag til fakturaen.

Når du sender en faktura til en anden Minuba-kunde, vil dette blive skrevet ind i hændelsesforløbet på din ordre.

Hvis fakturaen allerede er godkendt kan den stadig sendes til en Minuba-konto ved at klikke på pilen ‘Faktura’ og vælge menupunktet ‘Send faktura til Minuba kunde’. Herefter vil en lignende dialog komme frem, hvori der skal vælges ‘Send faktura til Minuba kunde’ og trykkes ‘OK’.

Derefter vil fakturaen være sendt til Minuba-kontoen med det angivne CVR-nummer, og vil fremgå hos kundens Minuba under fanen ‘Indkøbsfaktura’.

Se afsendte fakturaer

For at se afsendte fakturaer skal du klikke på knappen med kuverten i øverste højre hjørne, hvorefter du vil se en liste over alle de mails du har sendt og modtaget gennem Minuba. Denne liste indeholder alle tilbud, ordrebekræftelser og fakturaer, du har sendt til kunder.

Du kan få vist en sendt mail ved at klikke på linjen for en specifik mail i listen eller ved at klikke på ‘Vis’ i højre side af linjen. ‘Vis’ bliver synlig når musen holdes over linjen. Mailen åbnes i et nyt vindue og her er det muligt at klikke på den vedhæftede faktura for at få den vist.

Rediger i afsendt faktura

Det er ikke muligt at redigere i en godkendt faktura, i stedet bliver du nødt til at kreditere hele eller dele af fakturaen.

Hvis der derimod er tale om en fakturakladde, altså en faktura, der ikke er godkendt, som er blevet sendt til kunden, er det muligt efterfølgende at redigere i fakturakladden inden fakturaen godkendes.

Betalingsbetingelser

Du kan se de betalingsbetingelser som vil fremgå på den færdige faktura PDF. Hvis du vil ændre kundens standard betalingsbetingelser, kan du gøre det enten ved at ændre det for alle kunder under Virksomhedsindstillinger eller ved at ændre det specifikt for kunden under Kunder.

Betalingsbetingelsestekst
Du har også mulighed for ændre hvilken betalingsbetingelsestekst du vil påføre din faktura PDF, det gør du på din fakturakladde nederst på siden. Minuba vil som udgangspunkt vælge den betalingsbetingelse der er sat som standard under skabeloner.

Her kan vælge en anden skabelon end den som er standard for din virksomhed, og den vil lave en forhåndsvisning på den tekst som du allerede har lavet i din skabelon.

Gå til næste artikel: ‘Afvis eller nulstil fakturakladde’

Gå til forrige artikel: ‘Fakturaindstillinger’

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.