Ekstra arbejde | Sådan opretter du let ekstra arbejde i Minuba

Opret ekstra arbejde


 

Opret et nyt ekstra arbejde

Ekstra arbejde bruges til at oprette registreringer, som ikke var en del af den oprindelige ordre. F.eks. kunne det være, at der skal udskiftes en radiator i kundens hjem. Det vil derfor være oplagt at klare denne udskiftning sideløbende med den oprindelige ordre. På den måde kan du let lave en samlet faktura på den oprindelige opgave, samt tilhørende ekstra arbejder.

For at oprette ekstra arbejde skal du klikke på ‘Ordre’ i proceslinjen og vælge ‘Nyt ekstra arbejde’.
Alternativt kan du også klikke på ‘Opret ny’ (imens du er inde på arbejdssedlen) og vælge ‘Ekstra arbejde’.

opret ekstra arbejde

Tast navnet på dit ekstra arbejde og vælg om det skal oprettes som en tilbudkladde eller ordrekladde.

Du får de samme mulighed efterfølgende, uanset om du vælge tilbud- eller ordrekladde. Det afhænger derfor mest af, om din kunde vil have et tilbud på en ekstra opgave, eller om du kan gå direkte til ordrekladden.

opret ekstra arbejde

Når du har skrevet et navn og valgt hvilken type kladde det skal være, så åbnes arbejdssedlen for ekstra arbejdet. Denne arbejdsseddel indeholder informationer vedrørende ekstra arbejdet og er mere enkelt opbygget end den almindelige arbejdsseddel.

ekstra arbejde

Ligesom på en almindelig arbejdsseddel kan du redigere i de forskellige afsnit ved at klikke på ‘Rediger’ til højre for afsnittet. Rediger bliver først synlig når du holder musen henover afsnittet.

Du kan give dit ekstra arbejde en beskrivelse og bestemme om det skal udføres i regning (forbrug) eller fast pris. Du kan desuden også registrere dit materiale- og timeforbrug.

For at vende tilbage til den oprindelige arbejdsseddel skal du blot klikke på ‘Arbejdsseddel’ i proceslinjen.
På arbejdssedlen vil der nu være en ny pil i proceslinjen, som viser at der er tilhørende ekstra arbejde til opgaven. Når du klikker på ‘Ekstra arbejde’ i proceslinjen kan du vælge enten at oprette nyt ekstra arbejde eller åbne et af de eksisterende ekstra arbejder.

ekstra arbejde


 

Opret separat faktura eller sammenlæg med hovedordren

Du registrerer dit materiale- og timeforbrug på samme måde, som på en almindelig arbejdsseddel. Du indtaster dine materialer under materialeregistreringen og timer under timeregistrering. Forbruget vil være specifikt for ekstra arbejdet, og du vil derfor kunne se, hvad dit forbrug har været på henholdvis hovedordren og på dit ekstra arbejde.

Når du skal danne en faktura for dit ekstra arbejde, kan du vælge at samle det på den samme faktura som hovedordren, eller på en separat faktura. Efter du har tilføjet materialer og timer til en fakturakladden vil linjerne blive låst og derfor rykkes ned til afsnittet ‘Låst til faktura’.

Låste timer og materialer fremgår også på hovedordren under ‘Materialer og timer låst til faktura’. Her vil der være tilføjet en ny kolonne, som hedder ‘Oprindelse’. Alle linjer, som er tilføjet fra hovedordren står der ‘Ordre’ ved. Og alle linjer, som stemmer fra ekstra arbejdet, står der navnet på ekstra arbejdet.


 

Skift status på dit ekstra arbejde

Ligesom med hovedopgaven kan du også ændre status på dit ekstra arbejde. Det gør det nemt for dine medarbejder, at se hvor langt i processen I er nået. Statussen er også en indikation for, hvem der skal bearbejder sagen, som f.eks. en igangværende sag er aktuel for svenden/montøren, hvor en færdigmeldt sag er aktuelt for chefen/mester.

Påbegynd dit ekstra arbejde

Du påbegynder arbejdet ved at klikke på ‘Påbegynd’ i proceslinjen og derefter vælge ‘Påbegynd’ eller ved at registrere timer på dit ekstra arbejdet.

Afvent

Du kan også vælge ‘Afventer’ for at indikere at ekstra arbejdet er sat på pause og dermed ikke skal udføres
lige nu. Du vælger en dato for, hvornår der skal afventes til.

Færdigmeld

Når du færdigmelder ekstra arbejdet er det for at indikere, at arbejdssedlen er klar til gennemgang af en administrator. For at færdigmelde ekstra arbejdet skal du klikke på enten ‘Igang’ eller ‘Færdigmeld’ i proceslinjen og vælge ‘Færdigmeld’ i menuen der kommer frem.

Har du brug for at arbejde videre med opgavern, kan du genåbne arbejdssedlen for ekstra arbejdet ved at klikke på enten ‘Færdigmeldt’ eller ‘Afslut’ i proceslinjen og vælge ‘Genåben’.

NB! Hovedordren kan ikke færdigmeldes før samtlige tilhørende ekstra arbejder er færdigmeldte. Hvis du færdigmelder en arbejdsseddel uden at have færdigmeldt dertilhørende ekstra arbejder, så bliver du bedt om at færdigmelde dem først.

Afslut

Du kan afslutte ekstra arbejdet når du har færdigmeldt det ved at klikke på ‘Afslut’ i proceslinjen og vælge ‘Afslut’. Har du endnu ikke færdigmeldt arbejdet, kan du vælge ‘Færdigmeld’ og ‘Afslut’.

Sletning

For at slette ekstra arbejdet skal du klikke på enten Påbegynd, Igang, Afventer, Færdigmeld eller Afslut (alt
afhængig af hvor i processen du er) i proceslinjen og vælge ‘Slet’ i menuen der kommer frem.

Dette sletter ekstra arbejdet permanent og kan derfor ikke genskabes. Hvis der er registreret timer og/eller materialer, bliver du bedt om at vælge, hvortil de skal skal overføres – enten til den oprindelige arbejdsseddel eller til et andet ekstra arbejde.


Forrige artikel: ‘Send et tilbud eller en ordrebekræftelse’Næste artikel: ‘Entreprise’