Sådan vælger du et ordrestyringssystem, du kan stole på

Der kommer løbende nye digitale løsninger til håndværksbranchen. Med den teknologiske udvikling og nye AI-værktøjer er det blevet hurtigere og lettere at udvikle og lancere et system, som på overfladen kan ligne et fuldt ordrestyringssystem.

Det giver flere valgmuligheder for håndværksvirksomhederne, men det kan samtidig gøre markedet sværere at gennemskue. For selvom to løsninger ser ens ud på en hjemmeside eller dukker op i de samme Google-søgninger, kan der være stor forskel på funktioner, erfaring, support, sikkerhed og virksomheden bag systemet.

Et ordrestyringssystem er ikke bare et stykke software. Det bliver ofte en central del af virksomhedens drift og indeholder vigtige oplysninger om kunder, medarbejdere, opgaver, timer, materialer og fakturaer. Derfor bør du ikke kun kigge på pris og funktioner. Du bør også undersøge virksomheden bag systemet, hvilken hjælp du får, og hvad der sker med dine data.

I denne artikel får du en række konkrete spørgsmål, du kan bruge til at vurdere et ordrestyringssystem og virksomheden bag det.

Undersøg hjemmesiden

En flot hjemmeside og gode placeringer på Google kan give et professionelt førstehåndsindtryk. Men det fortæller ikke nødvendigvis hele historien om virksomheden bag systemet.

Inden du indgår en aftale, bør du derfor undersøge, hvem virksomheden er, og hvem du reelt kommer til at handle med. Det bør være nemt at finde virksomhedens navn, CVR-nummer, adresse og kontaktoplysninger. Oplysningerne gør det lettere at vurdere virksomheden og giver dig en klar modpart, hvis du får spørgsmål til din aftale, dine data eller brugen af systemet.

Du kan også slå virksomheden op i CVR-registeret og se, hvor længe den har eksisteret, hvem der står bag, og om oplysningerne stemmer overens med det, der står på hjemmesiden.

Det bør du undersøge

• Er der oplyst et CVR-nummer?
• Er der en fysisk adresse?
• Er virksomhedens kontaktoplysninger at finde, og er de gyldige?
• Fremgår det tydeligt, hvem du indgår en aftale med?
• Kan du nemt komme i kontakt med virksomheden?

Undersøg virksomhedens erfaring 

Et ordrestyringssystem skal fungere i en travl håndværkerhverdag. Medarbejderne skal kunne registrere deres tid og materialer, mens kontoret skal kunne planlægge opgaver, følge sagerne og sende fakturaer. Derfor er det en fordel at vælge en virksomhed, der forstår håndværksbranchen og de arbejdsgange, systemet skal kunne understøtte.

Undersøg, hvor længe virksomheden har arbejdet med ordrestyring, og om systemet allerede bliver brugt af virksomheder, der minder om din egen. En løsning kan se god ud i en demonstration, men det er mindst lige så vigtigt, at det fungerer i praksis på en almindelig arbejdsdag.

Det bør du undersøge

• Hvor længe har virksomheden eksisteret?
• Hvor længe har virksomheden arbejdet med ordrestyring?
• Har virksomheden erfaring med håndværksbranchen?

En reference fra en virksomhed, der minder om din egen, kan give et mere realistisk billede end en liste over funktioner.

Spørg ind til support og onboarding

Selv det bedste ordrestyringssystem skaber først værdi, når medarbejderne kan bruge det rigtigt. Ved opstart skal der ofte oprettes medarbejdere, priser, arbejdsgange, integrationer og forskellige indstillinger. Hvis virksomheden ikke får den nødvendige hjælp, kan implementeringen tage længere tid, og medarbejderne kan få svært ved at tage systemet til sig.

Undersøg derfor, hvilken hjælp der følger med løsningen. Får I en personlig gennemgang, eller står I selv for hele opsætningen? Er der adgang til undervisning, guides og kurser? Og hvem kan I kontakte, når der opstår spørgsmål efter opstarten?

Support er især vigtig, når systemet bliver en del af den daglige drift. Hvis I sidder fast med en tidsregistrering, en faktura eller en integration, skal det være tydeligt, hvor og hvornår I kan få hjælp.

Det bør du spørge om

• Er support inkluderet i abonnementet?
• Kan support kontaktes på telefon og mail?
• Hvilke åbningstider har supporten?
• Får virksomheden hjælp til opsætning og opstart?
• Findes der guides, webinarer eller kurser?
• Er der en fast kontaktperson under implementeringen?

Undersøg sikkerhed, data og drift

Et ordrestyringssystem kan indeholde mange af virksomhedens vigtigste oplysninger. Det gælder eksempelvis kundeoplysninger, adresser, priser, tilbud, tidsregistreringer, fakturaer, billeder og dokumentation fra opgaver. Derfor bør sikkerhed og databehandling være en naturlig del af beslutningen.

Virksomheden bør kunne forklare, hvor data bliver opbevaret, hvordan oplysningerne bliver beskyttet, og hvem der kan få adgang til dem. Det skal også være tydeligt, hvordan leverandøren arbejder med personoplysninger og GDPR.

Spørg virksomheden om dette

• Hvor bliver virksomhedens data opbevaret?
• Hvordan bliver oplysningerne beskyttet?
• Hvem har adgang til data?
• Kan virksomheden styre brugernes rettigheder?
• Hvordan håndteres GDPR?
• Bliver data sikkerhedskopieret?
• Findes der en side med driftsinformation?
• Kan data eksporteres fra systemet?

Du bør også undersøge, hvad der sker med oplysningerne, hvis virksomheden en dag opsiger aftalen. Kan I få jeres data ud, hvilket format leveres de i, og hvor længe bliver de opbevaret?

 Læs vilkår, binding og priser

Prisen har naturligvis betydning, når du vælger et ordrestyringssystem. Men den laveste pris er ikke nødvendigvis den bedste eller billigste løsning på længere sigt. Nogle systemer har en lav grundpris, mens centrale funktioner, support, integrationer eller ekstra brugere koster mere. Andre kan have opstartsgebyrer eller en bindingsperiode, som ikke er tydelig ved første øjekast.

Sammenlign derfor den samlede løsning frem for kun at kigge på den månedlige pris. Undersøg præcis, hvilke funktioner og ydelser der er inkluderet, og hvilke dele virksomheden skal betale ekstra for.

Det er også vigtigt at læse betingelserne for opsigelse. Hvor lang er opsigelsesfristen, og er der en periode, hvor virksomheden er bundet til aftalen?

Det bør du få afklaret

• Hvad koster systemet pr. måned?
• Er support inkluderet i prisen?
• Er der et opstartsgebyr?
• Hvad koster ekstra brugere?
• Koster integrationer eller bestemte funktioner ekstra?
• Er der en bindingsperiode?
• Hvordan opsiges aftalen?

Vælg en løsning, der passer til din hverdag

Når du vælger et ordrestyringssystem, vælger du ikke kun et digitalt værktøj. Du vælger også den virksomhed, der skal hjælpe din med at holde styr på tilbud, ordrer, planlægning, tidsregistrering, materialer og fakturering. Derfor betaler det sig at vælge en løsning, der er gennemtestet, nem at bruge og bygget til håndværkerens hverdag.

Minuba er udviklet til håndværksvirksomheder og samler centrale arbejdsgange i én digital løsning. Her kan både kontoret og medarbejderne ude på opgaverne arbejde med blandt andet tilbud, ordrer, planlægning, timer, materialer, dokumentation og fakturering.

Du er mere end velkommen til at bruge Minuba af GRATIS i 30 dage.