Hvordan vælger man det rigtige ordrestyringssystem?

Hvor starter du?

At vælge et nyt ordrestyringssystem kan virke uoverskueligt. Der findes mange forskellige løsninger på markedet, og det kan være svært at gennemskue, hvilket system der passer bedst til netop din virksomhed.

Det vigtigste er ikke nødvendigvis at vælge det system med flest funktioner. Det vigtigste er at vælge en løsning, der passer til jeres arbejdsgange, gør hverdagen lettere og hjælper jer med at få bedre overblik over opgaver, medarbejdere, materialer og økonomi.

Hvis du først vil forstå selve ordet ordrestyring, kan du læse vores artikel: Hvad er ordrestyring?

Start med at se på jeres behov

Før du vælger et ordrestyringssystem, bør du starte med at se på, hvilke udfordringer I gerne vil løse.

For mange håndværksvirksomheder handler det om behovet “manglende overblik i hverdagen”. Det kan være svært at holde styr på, hvilke opgaver der er i gang, hvem der arbejder på hvad, og om alle timer og materialer bliver registreret korrekt.

Der kan også være brug for at få bedre styr på faktureringen. Hvis timer, materialer eller ekstraarbejde ikke bliver registreret løbende, kan det betyde, at virksomheden går glip af omsætning.

Stil derfor jer selv spørgsmål som:

• Mangler vi overblik over vores igangværende opgaver?
• Bruger vi for meget tid på administration?
• Bliver timer og materialer registreret korrekt?
• Tager det for lang tid at oprette og sende fakturaer?
• Har vi brug for bedre dokumentation på vores sager?

Når I kender jeres vigtigste udfordringer, bliver det lettere at vælge det rigtige ordrestyringssystem.

Systemet skal passe til både kontoret og ude i marken

Et godt ordrestyringssystem skal fungere for hele virksomheden. Det betyder, at både kontoret og medarbejderne ude i marken skal kunne bruge systemet i hverdagen.

Kontoret har ofte brug for overblik over tilbud, ordrer, planlægning, fakturering og økonomi. Medarbejderne ude på opgaverne har derimod brug for en enkel måde at registrere deres timer, materialer, billeder og dokumentation på.

Hvis systemet er for besværligt at bruge, er der risiko for, at registreringerne ikke bliver lavet løbende. Derfor bør brugervenlighed være en vigtig del af valget.

Et digitalt ordrestyringssystem skal gøre hverdagen lettere, og ikke mere kompliceret.

Vælg et ordrestyringssystem med mobil adgang

I mange håndværksvirksomheder foregår en stor del af arbejdet ude hos kunderne. Derfor er det en fordel at vælge et ordrestyringssystem, der også kan bruges fra mobil eller tablet.

Med en app til ordrestyring kan medarbejderne registrere arbejdet direkte på sagen, mens de er ude på opgaven. Det kan blandt andet være:

• Timer
• Materialer
• Billeder
• Noter
• Dokumentation
• Kvalitetssikring

Når registreringerne bliver lavet med det samme, får kontoret et bedre grundlag for både planlægning, opfølgning og fakturering.

Undersøg mulighederne for integrationer

Når du skal vælge et ordrestyringssystem, bør du også se på, hvilke integrationer systemet tilbyder.

For mange virksomheder er det vigtigt, at ordrestyringssystemet kan arbejde sammen med virksomhedens øvrige systemer. Det kan for eksempel være regnskabssystemer, grossister, e-fakturering eller andre digitale løsninger.

Integrationer kan spare tid, fordi de reducerer behovet for dobbeltindtastninger. Samtidig mindsker de risikoen for fejl, når data kan flyttes mere automatisk mellem systemerne.

Det er især relevant at undersøge, om systemet kan understøtte de regnskabsprogrammer og leverandører, I allerede bruger i dag.

Kan systemet vokse med virksomheden?

Det ordrestyringssystem, der passer til virksomheden i dag, skal helst også kunne følge med, når virksomheden udvikler sig.

En mindre virksomhed har måske først og fremmest brug for overblik over opgaver, timer og fakturaer. Senere kan behovet ændre sig, hvis der kommer flere medarbejdere, flere sager, nye arbejdsgange eller større krav til dokumentation.

Derfor bør du vælge et system, der er fleksibelt nok til at kunne vokse med virksomheden. Det kan gøre det lettere at undgå et nyt systemskifte senere.

Se på support og opstart

Et nyt system er kun en god investering, hvis virksomheden faktisk kommer godt i gang med at bruge det.

Derfor bør du også undersøge, hvilken hjælp du får i forbindelse med opstart, opsætning og support. Det kan være en stor fordel at vælge en system, der forstår håndværksbranchen og kan hjælpe med at tilpasse systemet til jeres hverdag.

God support kan gøre overgangen lettere og sikre, at både kontoret og medarbejderne får værdi af systemet fra starten.

Sådan vælger du det rigtige ordrestyringssystem

Når du skal vælge et ordrestyringssystem, handler det først og fremmest om at finde en løsning, der passer til jeres måde at arbejde på.

Det rigtige system skal give overblik, spare tid og gøre det lettere at samle opgaver, registreringer, dokumentation og fakturering ét sted.

Inden du vælger, bør du derfor se på:

• Hvilke udfordringer systemet skal løse
• Hvem der skal bruge systemet
• Om det er nemt at bruge i hverdagen
• Om det kan bruges fra mobil og tablet
• Om det kan integreres med jeres øvrige systemer
• Om det kan vokse med virksomheden

Et godt ordrestyringssystem er ikke bare et administrativt værktøj. Det er en løsning, der kan skabe bedre struktur i hverdagen og give virksomheden et stærkere grundlag for vækst.