Excel eller digital ordrestyring – hvad er bedst?

Mange håndværksvirksomheder starter med Excel. Det er billigt, fleksibelt, og de fleste kender allerede programmet. Et simpelt regneark kan derfor være en ganske fin måde at holde styr på kunder, opgaver og timer på, når virksomheden er lille.

Men efterhånden som antallet af kunder, opgaver og medarbejdere vokser, vokser regnearket ofte med. Flere faner, flere kolonner og flere personer, der skal holde oplysningerne opdateret.

Med et digitalt ordrestyringssystem kan virksomhedens arbejdsprocesser samles ét sted, så tilbud, ordrer, planlægning, timer, materialer, dokumentation og fakturering hænger sammen.

Kan man bruge Excel til ordrestyring?

Ja. Excel kan sagtens bruges til simpel ordrestyring. Især i mindre virksomheder kan et regneark være nok til eksempelvis at holde styr på:

• Kunder og kontaktoplysninger
• Opgaver og deadlines
• Arbejdstimer
• Materialer
• Priser
• Fakturering
• Simple budgetter og beregninger

Fordelen er, at virksomheden selv kan bygge sit Excel-ark op og tilpasse det efter behov.
Udfordringen er, at Excel grundlæggende er et regneark. Derfor kræver det typisk mere manuelt arbejde, efterhånden som virksomheden og mængden af oplysninger vokser.

Fordele ved Excel til ordrestyring

Der er gode grunde til, at mange mindre håndværksvirksomheder begynder med Excel.

1. Det er billigt
   Hvis virksomheden allerede bruger Microsoft Office, kræver det ikke nødvendigvis en ekstra investering at komme i gang. Du kan oprette et simpelt regneark og begynde at registrere kunder, opgaver, timer og andre oplysninger med det samme.
2. Det er fleksibelt
   Excel kan tilpasses næsten efter behov. Du bestemmer selv, hvilke kolonner, beregninger og informationer der skal være med, og regnearket kan løbende udvides, når behovet ændrer sig.
3. De fleste kender programmet
   Mange har allerede arbejdet med Excel og kender de grundlæggende funktioner. Det betyder, at der ofte er en relativt lav barriere for at komme i gang.

Ulemper ved Excel til ordrestyring

Excel kan fungere fint i begyndelsen. Men jo flere ordrer, medarbejdere og oplysninger virksomheden skal håndtere, desto større bliver kravene til regnearket.

1. Risiko for manuelle fejl
   Når oplysninger skal indtastes og flyttes manuelt mellem forskellige regneark, mails, kalendere og systemer, øges risikoen for fejl. En forkert formel, en gammel version af et dokument eller en glemt registrering kan hurtigt skabe ekstra arbejde.
   Det kan eksempelvis være timer eller materialer, der ikke kommer med, når en opgave skal faktureres.
2. Oplysningerne opdateres ikke automatisk
   Et Excel-ark er kun så aktuelt som den seneste opdatering. Hvis en medarbejder har nye oplysninger om en opgave, skal de registreres og deles med de relevante personer. Ellers risikerer kontoret og medarbejderne at arbejde ud fra forskellige oplysninger.
3. Registrering ude på opgaven bliver mere besværlig
   Timer, materialer, billeder, noter og dokumentation opstår typisk ude hos kunden, og hvis de først bliver skrevet på en seddel, sendt på sms eller husket til senere, skal oplysningerne efterfølgende samles og registreres.
4. Timer, materialer og fakturering hænger ikke automatisk sammen
   En af de største forskelle mellem Excel og et digitalt ordrestyringssystem er sammenhængen mellem virksomhedens arbejdsprocesser. I Excel skal oplysninger ofte flyttes manuelt videre fra ét sted til et andet, hvor i et digitalt ordrestyringssystem kan registreringerne i stedet følge den enkelte ordre hele vejen fra oprettelse til fakturering.

Excel vs. digital ordrestyring – hvad er forskellen?

Excel og digital ordrestyring kan begge bruges til at skabe struktur. Forskellen ligger især i, hvor meget virksomheden selv skal holde sammen på.

Excel kan være en god løsning, hvis:

• Virksomheden er meget lille
• Der er relativt få opgaver
• Én person står for det meste af administrationen
• Behovet primært er simple lister og beregninger
• Det er overskueligt at holde oplysningerne opdateret manuelt

Digital ordrestyring kan være en fordel, hvis:

• Flere medarbejdere skal bruge de samme oplysninger
• Der er mange samtidige opgaver
• Timer og materialer registreres ude hos kunderne
• Dokumentation skal være nem at finde igen
• Faktureringen tager for lang tid
• Oplysninger ligger spredt i Excel, mails, kalendere og på papir
• Virksomheden ønsker bedre overblik over opgaver og økonomi

Der findes derfor ikke én løsning, der passer til alle virksomheder. Det afgørende er, om den måde, virksomheden administrerer sine opgaver på, fortsat gør hverdagen enkel, eller om administrationen er begyndt at stå i vejen for arbejdet.

Hvornår er det tid til at gå fra Excel til et ordrestyringssystem?

Skiftet sker sjældent fra den ene dag til den anden. Ofte vokser virksomheden gradvist ud af Excel. Først kommer der flere kunder, derefter flere medarbejdere, flere samtidige opgaver og flere informationer, som skal registreres og deles.

Hvis du ofte bruger tid på at:

• Lede efter oplysninger
• Samle timer fra medarbejderne
• Kontrollere om materialer er kommet med
• Opdatere flere forskellige regneark
• Flytte oplysninger mellem forskellige systemer
• Finde billeder eller dokumentation
• Undersøge hvilke opgaver der mangler at blive faktureret

… kan det være et tegn på, at virksomheden er klar til en mere samlet løsning.

Er du nysgerrig på om du har brug for et ordrestyringssytem, så læs vores artikel: 5 tegn på, at du mangler et ordrestyringssystem.

Excel eller et ordrestyringssystem?

Excel kan være en fin løsning i opstartsfasen. Det er fleksibelt, billigt og nemt at komme i gang med. Men når virksomheden vokser, vokser administrationen typisk også. Flere medarbejdere, flere kunder og flere samtidige opgaver betyder flere informationer, der skal registreres, deles og følges op på.

Her kan et digitalt ordrestyringssystem gøre en mærkbar forskel. Når tilbud, ordrer, planlægning, timer, materialer, dokumentation og fakturering hænger sammen, bliver det lettere at bevare overblikket og mindre nødvendigt at flytte oplysninger manuelt fra ét sted til et andet.

Ofte stillede spørgsmål om Excel og digital ordrestyring

Kan Excel bruges som et ordrestyringssystem?

Excel kan bruges til simpel ordrestyring, især i mindre virksomheder med få medarbejdere og opgaver. Efterhånden som virksomheden vokser, kan det dog blive mere tidskrævende at holde oplysninger om kunder, timer, materialer og opgaver opdateret manuelt.

Hvad er forskellen på Excel og et ordrestyringssystem?

Excel er et regneark, hvor virksomheden selv opbygger og vedligeholder sin struktur. Et ordrestyringssystem er udviklet til at håndtere arbejdsprocessen omkring en ordre og kan samle blandt andet tilbud, planlægning, tidsregistrering, materialer, dokumentation og fakturering ét sted.

Hvornår bør man skifte fra Excel til digital ordrestyring?

Det kan være relevant at skifte, når det bliver svært at bevare overblikket over opgaver og medarbejdere, når oplysninger skal indtastes flere steder, eller når virksomheden bruger meget tid på at samle timer, materialer og dokumentation inden der skal faktureres.

Kan medarbejderne bruge ordrestyringssystemer på mobilen?

Ja. Moderne ordrestyringssystemer til håndværkere kan typisk bruges på mobilen, så medarbejderne kan se deres opgaver og registrere eksempelvis timer, materialer, billeder og noter direkte ude hos kunden.

Er digital ordrestyring kun relevant for store virksomheder?

Nej. Også mindre håndværksvirksomheder kan have gavn af digital ordrestyring. Det afgørende er ikke alene virksomhedens størrelse, men hvor mange opgaver og informationer der skal håndteres, og hvor meget tid virksomheden bruger på administration.