Bedste ordrestyringssystem til håndværkere – hvad skal du kigge efter?
Markedet for ordrestyringssystemer er vokset markant de seneste år, og i dag findes der mange forskellige løsninger til håndværksvirksomheder. Men hvad er det bedste ordrestyringssystem til håndværkere, og hvordan vælger du det?
Når du skal vælge et ordrestyringssystem, handler det ikke nødvendigvis om at finde den løsning med flest funktioner. Det handler om at finde et system, der passer til virksomhedens arbejdsgange, understøtter virksomhedens udvikling og gør hverdagen lettere for både kontoret og medarbejderne i marken – præcis som Minuba er udviklet til.
Et godt ordrestyringssystem til håndværkere skal samtidig kunne understøtte hele arbejdsprocessen – fra tilbud og planlægning til tidsregistrering og fakturering. Læs mere om, hvordan ordrestyring kan hjælpe med at skabe bedre overblik og mindre administration i hverdagen.
Systemet skal være nemt at bruge
Et ordrestyringssystem skal gøre hverdagen nemmere – ikke mere kompliceret. Derfor bør systemet være intuitivt og hurtigt at lære.
Hvis systemet er besværligt at bruge, er risikoen større for, at medarbejderne ikke får registreret timer, materialer eller dokumentation løbende.
Hvis du stadig er i tvivl om, hvad ordrestyring egentlig dækker over, kan du læse vores guide: Hvad er ordrestyring.
Tidsregistrering og materialer skal være simple
Mange håndværksvirksomheder mister omsætning, fordi timer eller materialer ikke bliver registreret korrekt, eller måske slet ikke registreret.
Jo lettere det er at registrere arbejdet, desto større er sandsynligheden for, at registreringerne bliver foretaget med det samme. Det giver et bedre grundlag for både fakturering og økonomisk overblik.
Fakturering skal være hurtig
Et godt ordrestyringssystem hjælper med at sikre, at alt udført arbejde bliver faktureret korrekt og til tiden.
Når timer, materialer og dokumentation er samlet på sagen, kan fakturaen oprettes og sendes langt hurtigere, samtidig med at risikoen for glemte registreringer reduceres.
Overblik over økonomien er afgørende
Et ordrestyringssystem bør ikke kun hjælpe med administrationen. Det skal også give indsigt i virksomhedens økonomi.
Du bør blandt andet kunne:
- Se igangværende sager
- Følge omsætning og indtjening
- Få overblik over medarbejdernes registreringer
- Identificere opgaver, der er mere rentable end andre
Jo bedre overblik du har over virksomhedens nøgletal, desto lettere bliver det at træffe de rigtige beslutninger.
Mobil adgang er et krav
Mange håndværkere tilbringer størstedelen af arbejdsdagen ude hos kunderne. Derfor bør et moderne ordrestyringssystem kunne bruges fra mobilen.
Det gør det muligt at registrere arbejdet løbende og direkte på opgaven, herunder:
- Timer
- Materialer
- Billeder
- Noter
- Dokumentation/Kvalitetssikring
Kig efter integrationsmuligheder
Et godt ordrestyringssystem bør kunne arbejde sammen med virksomhedens øvrige systemer.
Eksempler kan være:
- Regnskabssystemer som eksempelvis e-conomic
- Grossister
- Kørebogs- og flådestyringsløsninger
- E-fakturering
Integrationer kan reducere dobbeltindtastninger og spare mange timers administration. Men den største værdi opstår ofte, når virksomhedens vigtigste arbejdsprocesser også er samlet i ét system. Derfor vælger mange håndværksvirksomheder løsninger som Minuba, der skaber sammenhæng mellem tilbud, planlægning, tidsregistrering, materialer og fakturering.
Vælg et system, der kan vokse med virksomheden
Det system, der passer til en virksomhed med to medarbejdere, er ikke nødvendigvis den rigtige løsning, når virksomheden er vokset til ti eller tyve medarbejdere.
Derfor kan det være en fordel at vælge et ordrestyringssystem, der er fleksibelt og kan understøtte virksomhedens udvikling over tid. Efterhånden som behovene ændrer sig, bør systemet kunne håndtere flere brugere, større kompleksitet og nye arbejdsprocesser – uden at virksomheden skal skifte løsning undervejs
Sådan vælger du det bedste ordrestyringssystem
Det bedste ordrestyringssystem er ikke nødvendigvis det med flest funktioner. Det er det system, der hjælper dig med at spare tid, skabe overblik og sikre, at alt udført arbejde bliver registreret og faktureret korrekt.
Vil du vide mere om, hvordan ordrestyring fungerer i praksis? Læs vores guide om ordrestyring til håndværkere.
FAQ
Hvor lang tid tager det at implementere et ordrestyringssystem?
Det afhænger af virksomhedens størrelse og behov. Mange virksomheder kan komme i gang på få dage, mens større virksomheder ofte bruger lidt længere tid på opsætning, import af data og oplæring af medarbejdere.
Skal alle medarbejdere bruge ordrestyringssystemet?
For at få størst mulig værdi af et ordrestyringssystem bør både kontoret og medarbejderne i marken bruge systemet. Når alle registreringer samles ét sted, bliver det lettere at skabe overblik og undgå fejl.
Kan et ordrestyringssystem tilpasses forskellige faggrupper?
Ja. De fleste moderne ordrestyringssystemer kan bruges af mange forskellige håndværksfag, herunder elektrikere, VVS-installatører, tømrere, murere, malere og servicevirksomheder.
Hvilke tegn tyder på, at det er tid til et ordrestyringssystem?
Når administrationen begynder at tage tid fra kunderne og det faglige arbejde, kan det være et tegn på, at virksomheden er klar til et digitalt ordrestyringssystem. Det gælder især, hvis timer registreres for sent, materialer glemmes på fakturaen, eller det bliver stadig sværere at bevare overblikket over opgaver, medarbejdere og økonomi.
