5 tegn på at du mangler et ordrestyringssystem

Når hverdagen er travl, er det nemt at vænne sig til arbejdsgange, der ikke fungerer optimalt. Timer bliver skrevet ned på papir, materialer registreres senere, og fakturaerne bliver først sendt, når der endelig er ro på kontoret. Sådan arbejder mange håndværksvirksomheder. Men de manuelle rutiner kan hurtigt komme til at koste både tid, penge og overblik. Spørgsmålet er derfor ikke kun, om jeres nuværende arbejdsgange fungerer. Det er også, om de kunne fungere bedre.

Her får du fem tegn på, at din virksomhed kan have gavn af et digitalt ordrestyringssystem.

1. I registrerer timerne flere dage efter arbejdet er udført

Det kan være svært at huske præcist, hvor mange timer der blev brugt på en opgave, når registreringen først sker flere dage senere. Måske skriver medarbejderne timerne på en seddel, sender dem i en besked eller forsøger at huske dem fredag eftermiddag. Resultatet kan være upræcise registreringer, manglende timer og ekstra arbejde for den person, der skal samle oplysningerne.

Selv små fejl kan løbe op. Hvis hver medarbejder glemmer at registrere bare lidt tid hver uge, kan det få betydning for både faktureringen og virksomhedens indtjening. Med digital ordrestyring kan medarbejderne registrere deres timer direkte på den relevante opgave, mens arbejdet stadig er frisk i hukommelsen. Det giver et mere retvisende billede af tidsforbruget og mindsker behovet for efterfølgende rettelser.

Typiske tegn

• Timeregistreringen sker på papir eller i regneark.
• Medarbejderne skal mindes om at aflevere deres timer.
• Administrationen bruger tid på at tyde eller kontrollere registreringer.
• Der opstår tvivl om, hvor lang tid en opgave reelt har taget.

2. Materialer bliver glemt på fakturaen

En pakke skruer, et kabel, en tube fugemasse eller en ekstra reservedel virker måske ikke som det store. Men når materialer ikke bliver registreret løbende, risikerer virksomheden at betale for noget, som kunden aldrig bliver faktureret for. Det gælder især på travle arbejdsdage, hvor medarbejderne henter materialer fra bilen eller lageret og tænker, at de nok skal huske at skrive dem på senere.

Når fakturaen skal laves, kan det være svært at rekonstruere præcist, hvad der er blevet brugt. Nogle materialer bliver måske registreret, mens andre bliver glemt. Et ordrestyringssystem gør det muligt at registrere materialerne direkte på sagen. Det giver et bedre grundlag for faktureringen og hjælper virksomheden med at få betaling for det arbejde og de materialer, der faktisk er leveret. Er du i tvivl om, hvordan man vælger det rigtige ordrestyringssystem, så kan du læse vores artikel og blive klogere på det her.

Typiske tegn

• Materialer bliver skrevet på løse sedler.
• Medarbejderne registrerer først materialeforbruget efter opgaven.
• Fakturaer skal kontrolleres flere gange for manglende varelinjer.
• Det fakturerede beløb er lavere end det forventede forbrug.

3. I mangler overblik over, hvem der arbejder hvor

Når flere medarbejdere, opgaver og kunder skal koordineres, kan planlægningen hurtigt blive kompliceret. Hvem er ledig i morgen? Hvem har den rigtige erfaring til opgaven? Er medarbejderen stadig hos en anden kunde? Og har alle fået besked, hvis tidsplanen er blevet ændret?

Hvis planlægningen foregår i forskellige kalendere, på en tavle eller gennem telefonopkald og beskeder, bliver det svært at bevare det samlede overblik. Det kan føre til dobbeltbookinger, unødvendig kørsel og medarbejdere, der mangler de nødvendige oplysninger, når de ankommer til kunden. Med et ordrestyringssystem kan kontoret samle planlægningen ét sted. Her kan man se, hvilke opgaver der er planlagt, hvem der er tilknyttet, og hvornår arbejdet forventes udført. Samtidig kan medarbejderne få adgang til relevante informationer om opgaven, eksempelvis adresse, kontaktperson, beskrivelse og dokumentation.

Typiske tegn

• Planlægningen findes flere forskellige steder.
• Medarbejderne ringer ofte til kontoret for at få oplysninger.
• Ændringer skal kommunikeres manuelt til flere personer.
• Der opstår jævnligt misforståelser eller dobbeltbookinger.

4. Faktureringen bliver forsinket

Arbejdet kan være afsluttet hos kunden, uden at opgaven er klar til fakturering. Måske mangler der timer fra en medarbejder. Måske er materialerne ikke blevet registreret. Eller måske ligger arbejdssedlen stadig i bilen. Når oplysningerne skal indsamles manuelt, kan der gå flere dage eller uger, før fakturaen bliver sendt. Det påvirker virksomhedens likviditet, fordi der går længere tid, før betalingen kommer ind.

Forsinket fakturering skaber også mere administration. Oplysninger skal efterspørges, opgaver skal gennemgås, og medarbejdere skal forsøge at huske detaljer fra arbejde, der måske blev udført for flere uger siden. Et ordrestyringssystem kan samle timer, materialer og dokumentation på den enkelte sag. Når arbejdet er færdigt, har administrationen derfor et bedre grundlag for hurtigt at kontrollere opgaven og sende fakturaen.

Typiske tegn

• Afsluttede opgaver ligger længe og venter på fakturering.
• Kontoret mangler ofte oplysninger fra medarbejderne.
• Fakturaerne bliver samlet og sendt én bestemt dag om ugen eller måneden.
• Virksomheden har udført arbejdet, men venter stadig på betalingen.

5. I bruger meget tid på administration

Administration er en nødvendig del af at drive en håndværksvirksomhed. Men den bør ikke fylde mere end nødvendigt. Hvis de samme oplysninger skal indtastes flere steder, dokumenter skal flyttes mellem systemer, eller medarbejderne bruger meget tid på at lede efter information, er det ofte et tegn på, at arbejdsgangene kan optimeres. Det gælder eksempelvis, hvis en kunde først oprettes i et regneark, derefter i et faktureringsprogram og til sidst i en kalender.

Eller hvis timer og materialer først bliver skrevet på papir og bagefter indtastet manuelt på kontoret. Dobbeltarbejde øger ikke kun tidsforbruget, men det øger også risikoen for fejl. Med et ordrestyringssystem kan flere dele af arbejdsprocessen samles. Det kan blandt andet være tilbud, planlægning, arbejdssedler, tidsregistrering, materialer, dokumentation og fakturering.

Dermed bliver oplysningerne registreret tættere på det tidspunkt, hvor arbejdet udføres, og administrationen får et bedre grundlag for at føre sagen videre.

Typiske tegn

• De samme oplysninger bliver indtastet flere gange.
• Dokumenter og information ligger i forskellige systemer.
• Kontoret bruger meget tid på at følge op på medarbejderne.
• Det er svært hurtigt at finde historikken på en kunde eller opgave.

Hvornår er det tid til at digitalisere?

Det er ikke nødvendigvis virksomhedens størrelse, der afgør, om det er tid til at vælge et ordrestyringssystem. Det afgørende er snarere, hvor komplekse jeres arbejdsgange er, og hvor meget tid I bruger på at holde sammen på informationerne. En mindre virksomhed kan have stor gavn af digital ordrestyring, hvis ejeren bruger aftenerne på fakturering og administration. På samme måde kan en større virksomhed opleve udfordringer, hvis medarbejdere, planlægning og dokumentation håndteres i forskellige systemer.

Det kan være tid til at digitalisere, hvis jeres nuværende arbejdsgange:

• Gør virksomheden afhængig af enkelte medarbejderes hukommelse
• Skaber fejl eller mangler i faktureringen
• Forsinker betalingen fra kunderne
• Gør det svært at følge op på igangværende opgaver
• Tager tid fra kunderne og det faglige arbejde

Kan du genkende tegnene?

Hvis du kunne nikke genkendende til flere af punkterne, kan et digitalt ordrestyringssystem være en god investering, der både sparer tid og forbedrer virksomhedens økonomi.

Når timer og materialer bliver registreret løbende, planlægningen er samlet, og informationerne følger opgaven fra tilbud til faktura, bliver det lettere at bevare overblikket. Det betyder mindre tid på papirarbejde, færre glemte registreringer og hurtigere fakturering.

Og vigtigst af alt: Mere tid til kunderne, medarbejderne og det gode håndværk.

Book en snak med os, og lad os sammen finde ud af, om Minuba er den rigtige løsning for dig.
Du kan også prøve Minuba gratis af i 30 dage, hvis du ønsker at få det mellem hænderne med det samme.